Agent bureautique

Expérience

3 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif administratif, notre structure recherche un(e) Agent Bureautique, de catégorie Agent de maîtrise, rattaché(e) au secteur de l’Administration et plus particulièrement à l’Assistanat de direction. Le poste s’adresse à un(e) professionnel(le) titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, capable d’assurer avec rigueur le traitement, la mise en forme et la circulation des documents administratifs et de direction. Véritable appui opérationnel de l’équipe de direction, l’Agent Bureautique contribue à la bonne organisation du secrétariat, à la gestion documentaire, à la préparation des réunions et au suivi des correspondances internes et externes. Dans un environnement exigeant et structuré, il/elle veille à la qualité, à la confidentialité et à la rapidité d’exécution des tâches bureautiques, tout en garantissant une communication professionnelle et un accueil de qualité.

• Assurer la saisie, la mise en forme, la correction et la diffusion des courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs de direction
• Gérer l’enregistrement, le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs et des documents de direction
• Préparer les réunions de direction : convocations, ordres du jour, dossiers de séance, feuilles de présence, procès-verbaux et suivi des décisions
• Assurer la gestion et le suivi des correspondances entrantes et sortantes, en veillant aux délais de traitement et à la traçabilité des documents
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents professionnels selon les standards de présentation administrative
• Tenir à jour les tableaux de suivi, bases de données, registres administratifs et outils de reporting bureautique
• Appuyer l’assistanat de direction dans la gestion de l’agenda, la planification des rendez-vous et l’organisation des déplacements et réunions
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriels et visiteurs selon les consignes de la hiérarchie
• Assurer le traitement des demandes internes liées au secrétariat et à la bureautique dans le respect des procédures
• Veiller à la confidentialité des informations et à la bonne circulation des documents sensibles ou stratégiques

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, obligatoirement
• Avoir un niveau d’étude minimum Bac+2, conforme au poste d’Agent de maîtrise
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un service administratif, un secrétariat de direction ou un environnement bureautique similaire
• Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat de direction
• Avoir une excellente présentation, une bonne expression orale et écrite, et un sens élevé de la discrétion
• Être capable de travailler sous pression, de gérer les priorités et de respecter les délais
• Faire preuve d’organisation, de méthode, de rigueur et d’un bon sens du service
• Être apte à collaborer avec différents services et à assurer un relais efficace avec la hiérarchie
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, avec une exigence de professionnalisme, de disponibilité et de présentation soignée

Connaissances particulières requises

• Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook pour la production et le suivi des documents administratifs
• Connaissance des techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda, préparation de réunions, rédaction de comptes rendus, suivi des actions
• Bonne pratique de la gestion documentaire, du classement, de l’archivage et de la traçabilité administrative
• Capacité à rédiger des courriers administratifs, notes internes, rapports et procès-verbaux dans un style professionnel
• Connaissance des procédures de circulation du courrier, de traitement des correspondances et de gestion des dossiers de direction
• Maîtrise des outils de bureautique appliqués à l’administration : tableaux de bord, tableaux de suivi, publipostage, mise en page professionnelle
• Notions en communication professionnelle, accueil physique et téléphonique, et relation avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à manipuler des informations confidentielles avec discrétion et sens de la confidentialité
• La connaissance des pratiques administratives en entreprise, institution ou organisation en Côte d’Ivoire constitue un atout

Compétences

• Maîtrise avancée de Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook pour la production et le suivi des documents administratifs. Connaissance des techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda préparation de réunions rédaction de comptes rendus suivi des actions. Bonne pratique de la gestion documentaire du classement de l’archivage et de la traçabilité administrative. Capacité à rédiger des courriers administratifs notes internes rapports et procès-verbaux dans un style professionnel. Connaissance des procédures de circulation du courrier de traitement des correspondances et de gestion des dossiers de direction. Maîtrise des outils de bureautique appliqués à l’administration : tableaux de bord tableaux de suivi publipostage mise en page professionnelle. Notions en communication professionnelle accueil physique et téléphonique et relation avec les interlocuteurs internes et externes. Capacité à manipuler des informations confidentielles avec discrétion et sens de la confidentialité
• La connaissance des pratiques administratives en entreprise institution ou organisation en Côte d’Ivoire constitue un atout