Agent bureautique

Expérience

2 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son administration, notre structure recherche un(e) Agent Bureautique, rattaché(e) au service de l’Assistanat de Direction. Le poste s’adresse à un(e) professionnel(le) titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, capable d’assurer avec rigueur la gestion administrative, la production de documents, le suivi des dossiers et le soutien opérationnel aux activités de direction. Véritable interface entre la direction, les services internes et les partenaires externes, l’Agent Bureautique contribue à la fluidité de l’organisation administrative, à la qualité du traitement documentaire et au respect des délais. Le poste requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques, un sens élevé de la confidentialité, une excellente présentation ainsi qu’une capacité à gérer les priorités dans un environnement administratif exigeant.

• Assurer la saisie, la mise en forme, la frappe et la reproduction de courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs
• Gérer le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers de direction et des documents administratifs selon les procédures internes
• Réceptionner, enregistrer, diffuser et suivre le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances électroniques
• Préparer les dossiers de réunion, les supports de présentation et les éléments administratifs nécessaires aux activités de la direction
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, dans le respect des consignes de confidentialité et de protocole
• Contribuer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous, déplacements et agendas de la direction
• Effectuer le suivi des fournitures de bureau, consommables et besoins matériels liés au fonctionnement du service
• Mettre à jour les tableaux de suivi administratif, bases de données et outils de reporting bureautique
• Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs, RH ou institutionnels selon les besoins du service d’assistanat de direction
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre la direction et les différents services de l’entreprise

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, ou d’un diplôme équivalent de niveau Bac+2 dans une spécialité compatible
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 1 à 3 ans dans un poste administratif, bureautique ou d’assistanat de direction
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les techniques de rédaction administrative
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’un sens élevé de la réserve professionnelle
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de gestion des priorités et de respect des délais
• Être rigoureux(se), méthodique, réactif(ve) et capable de travailler sous pression
• Avoir une bonne présentation, un excellent relationnel et un sens du service développé
• Être apte à travailler en équipe et à collaborer efficacement avec la hiérarchie et les différents services
• Sexe : Femme ou Homme, selon profil, avec une aisance relationnelle et une posture professionnelle adaptées aux fonctions d’assistanat de direction

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, préparation de réunions et suivi de dossiers
• Excellente connaissance des outils de traitement de texte, tableur, présentation et messagerie électronique
• Capacité à produire des documents administratifs conformes aux normes de correspondance professionnelle en vigueur en Côte d’Ivoire
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de gestion documentaire en environnement administratif
• Bonne maîtrise de la frappe rapide, de la mise en page professionnelle et de la gestion des impressions et photocopies
• Notions en suivi administratif, tenue de tableaux de bord et reporting bureautique
• Capacité à gérer l’accueil, l’orientation des visiteurs et le traitement des appels avec courtoisie et efficacité
• Bonne compréhension de la confidentialité des informations et des règles de circulation des documents internes
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale dans un cadre administratif et institutionnel

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous préparation de réunions et suivi de dossiers. Excellente connaissance des outils de traitement de texte tableur présentation et messagerie électronique. Capacité à produire des documents administratifs conformes aux normes de correspondance professionnelle en vigueur en Côte d’Ivoire
• Connaissance des procédures de classement d’archivage et de gestion documentaire en environnement administratif. Bonne maîtrise de la frappe rapide de la mise en page professionnelle et de la gestion des impressions et photocopies. Notions en suivi administratif tenue de tableaux de bord et reporting bureautique. Capacité à gérer l’accueil l’orientation des visiteurs et le traitement des appels avec courtoisie et efficacité. Bonne compréhension de la confidentialité des informations et des règles de circulation des documents internes
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale dans un cadre administratif et institutionnel