AGENT DE BUREAU

Expérience

1 an

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses activités administratives et de gestion du personnel, une structure évoluant dans le secteur AUTRES A PRECISER recrute un(e) Agent de bureau. Rattaché(e) au service administratif et des Ressources Humaines, le/la titulaire du poste assure le traitement quotidien des dossiers, la circulation de l’information, l’archivage des documents RH et le soutien administratif aux équipes opérationnelles. Le poste requiert une bonne maîtrise des tâches de bureau, de la discrétion, de la rigueur et un sens de l’organisation permettant de contribuer efficacement à la bonne tenue des dossiers du personnel, au suivi des présences, à la préparation des courriers, ainsi qu’à l’accueil et l’orientation des visiteurs et collaborateurs. Une formation de niveau Terminale, avec un diplôme BAC et une spécialité en Ressources Humaines, est souhaitée pour réussir dans ce poste d’employé(e) polyvalent(e) à forte dimension administrative.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et partenaires, puis orienter les demandes vers les services concernés
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier, les notes de service et les documents administratifs liés au fonctionnement interne
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de gestion RH en vigueur
• Participer à la saisie et à la mise en forme des documents administratifs : courriers, attestations, convocations, bordereaux et comptes rendus
• Assurer le suivi des présences, absences, congés et autres éléments de base nécessaires à l’administration du personnel
• Préparer les dossiers administratifs liés au recrutement, à l’intégration et au suivi des employés selon les instructions du service RH
• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi du stock des consommables administratifs
• Photocopier, scanner, relier et diffuser les documents internes selon les besoins des services
• Appuyer le service Ressources Humaines dans la collecte, la vérification et la transmission des pièces administratives du personnel
• Veiller à la confidentialité des informations traitées, notamment les données individuelles et les documents sensibles du personnel

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme BAC, avec une spécialité en Ressources Humaines
• Avoir un niveau d’étude minimum Terminale, avec une bonne base en administration et gestion documentaire
• Une première expérience en bureau, en secrétariat ou en administration RH est souhaitée
• Maîtriser le français écrit et oral, avec une bonne capacité de rédaction et de communication
• Être organisé(e), discret(ète), ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Faire preuve de courtoisie, de sens du service et d’un bon relationnel avec les collaborateurs et visiteurs
• Être à l’aise avec les outils bureautiques de base : Word, Excel, messagerie électronique et scanner
• Le poste est ouvert aux hommes et aux femmes, avec une préférence pour un profil rigoureux, disponible et professionnel

Connaissances particulières requises

• Connaissance des bases de l’administration du personnel et des procédures RH courantes
• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage physique et numérique des dossiers du personnel
• Bonne pratique des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs, saisie de données et gestion de courriels
• Capacité à établir des documents administratifs RH : attestations, convocations, registres, tableaux de suivi et bordereaux
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des informations relatives aux employés
• Compréhension des notions de présence, absence, congés, pointage et suivi administratif du personnel
• Aisance dans la gestion des appels, de l’accueil et de la circulation de l’information au sein d’une structure
• Notions de gestion des fournitures et du petit matériel de bureau

Compétences

• Connaissance des bases de l’administration du personnel et des procédures RH courantes
• Maîtrise des techniques de classement d’archivage physique et numérique des dossiers du personnel. Bonne pratique des outils bureautiques : traitement de texte tableurs saisie de données et gestion de courriels. Capacité à établir des documents administratifs RH : attestations convocations registres tableaux de suivi et bordereaux. Connaissance des règles de confidentialité et de protection des informations relatives aux employés
• Compréhension des notions de présence absence congés pointage et suivi administratif du personnel. Aisance dans la gestion des appels de l’accueil et de la circulation de l’information au sein d’une structure. Notions de gestion des fournitures et du petit matériel de bureau