Assistanat de direction

Expérience

2 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recherche un(e) Assistant(e) de Direction, de niveau Bac+2, titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction. Rattaché(e) à la Direction Générale ou à un membre du comité de direction, le/la titulaire du poste assure un appui administratif, organisationnel et logistique indispensable au bon fonctionnement de la direction et à la fluidité des activités de l’entreprise. Ce poste d’agent de maîtrise requiert une excellente capacité d’organisation, de discrétion et de gestion des priorités dans un environnement administratif exigeant. L’Assistant(e) de Direction intervient dans la coordination des agendas, la préparation des réunions, la rédaction de documents administratifs, le suivi des correspondances et la gestion des dossiers confidentiels, en lien avec les différents services internes et les partenaires externes. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, du français professionnel et des techniques d’assistanat de direction est indispensable.

• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda de la Direction : rendez-vous, réunions, déplacements et échéances prioritaires
• Organiser les réunions de direction : convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, accueil des participants et rédaction des comptes rendus
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, rapports, tableaux de suivi et documents administratifs de la Direction
• Assurer le suivi des correspondances internes et externes, ainsi que le classement et l’archivage des documents physiques et numériques
• Préparer les dossiers administratifs et contribuer au suivi des projets, des engagements et des décisions de la Direction
• Gérer les appels téléphoniques, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs vers les services concernés
• Coordonner les demandes administratives entre la Direction et les différents départements de l’entreprise
• Suivre les échéances administratives, les signatures, les validations et les circuits de traitement des documents
• Participer à l’organisation logistique des déplacements professionnels, missions et événements institutionnels de la Direction
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures administratives internes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, avec un niveau d’étude minimum Bac+2
• Justifier d’une expérience professionnelle de 1 à 3 ans dans un poste similaire en administration, secrétariat de direction ou assistanat de direction
• Maîtriser parfaitement le français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais professionnel constitue un atout
• Avoir une excellente présentation, un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
• Être capable de travailler sous pression, de gérer plusieurs priorités simultanément et de respecter les délais
• Faire preuve de rigueur, d’autonomie, de courtoisie et d’un bon sens relationnel
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les techniques de gestion documentaire
• Être de sexe féminin ou masculin, sans distinction, selon les exigences du poste et la politique de non-discrimination de l’entreprise
• Avoir une bonne capacité d’adaptation à un environnement administratif structuré et exigeant

Connaissances particulières requises

• Techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda, préparation de réunions, prise de notes, rédaction de comptes rendus et suivi d’actions
• Maîtrise des outils bureautiques et de communication : Microsoft Office, messagerie professionnelle, gestion d’agendas partagés et archivage numérique
• Connaissance des procédures administratives, de la circulation des documents et des circuits de validation en entreprise
• Capacité à produire des documents administratifs conformes : courriers officiels, notes internes, tableaux de bord et rapports de suivi
• Bonne connaissance des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Notions en organisation logistique des déplacements professionnels, réunions de direction et événements institutionnels
• Excellente maîtrise du français administratif et professionnel, avec une orthographe irréprochable
• Connaissance des règles de confidentialité, de réserve professionnelle et de traitement des informations sensibles
• Capacité à utiliser des outils de suivi administratif et de reporting pour appuyer la Direction
• La connaissance de l’environnement administratif ivoirien et des pratiques de gestion de bureau constitue un atout

Compétences

• Techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda préparation de réunions prise de notes rédaction de comptes rendus et suivi d’actions. Maîtrise des outils bureautiques et de communication : Microsoft Office messagerie professionnelle gestion d’agendas partagés et archivage numérique. Connaissance des procédures administratives de la circulation des documents et des circuits de validation en entreprise. Capacité à produire des documents administratifs conformes : courriers officiels notes internes tableaux de bord et rapports de suivi. Bonne connaissance des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire. Notions en organisation logistique des déplacements professionnels réunions de direction et événements institutionnels. Excellente maîtrise du français administratif et professionnel avec une orthographe irréprochable. Connaissance des règles de confidentialité de réserve professionnelle et de traitement des informations sensibles. Capacité à utiliser des outils de suivi administratif et de reporting pour appuyer la Direction
• La connaissance de l’environnement administratif ivoirien et des pratiques de gestion de bureau constitue un atout