ASSISTANAT DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le secteur de l’Éducation en Côte d’Ivoire, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction de niveau BAC+2, titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, pour accompagner la Direction Générale et/ou la Direction Pédagogique dans la coordination quotidienne des activités administratives, académiques et organisationnelles. Véritable interface entre la direction, les équipes pédagogiques, les parents d’élèves, les partenaires institutionnels et les prestataires, vous contribuerez à fluidifier la circulation de l’information et à garantir un suivi rigoureux des dossiers. Le poste, classé en catégorie Agent de maîtrise, requiert une excellente maîtrise des outils bureautiques, un sens élevé de la confidentialité et une bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement ou d’une structure éducative. Vous participerez à la préparation des réunions, au suivi des correspondances officielles, à la gestion de l’agenda de la direction, ainsi qu’au traitement des dossiers liés à la vie scolaire, à la pédagogie et à l’administration générale.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions pédagogiques et administratives
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, convocations et correspondances officielles
• Assurer le suivi des dossiers administratifs, pédagogiques et institutionnels en lien avec les enseignants, les élèves, les parents et les partenaires
• Préparer les réunions de direction, conseils de classe, réunions de coordination et rencontres avec les parents d’élèves
• Organiser l’archivage physique et numérique des documents administratifs, scolaires et confidentiels
• Accueillir et orienter les visiteurs, les parents d’élèves, les prestataires et les partenaires de l’établissement
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels professionnels et la transmission des informations internes
• Suivre les échéances liées aux inscriptions, réinscriptions, examens, remises de bulletins et activités pédagogiques
• Contribuer à la préparation logistique des événements scolaires, cérémonies, réunions institutionnelles et visites officielles
• Assurer la liaison entre la Direction et les différents services : scolarité, secrétariat pédagogique, comptabilité, surveillance et corps enseignant
• Mettre à jour les tableaux de suivi, bases de données et outils de reporting liés à l’activité de l’établissement
• Veiller au respect de la confidentialité des informations administratives, disciplinaires et pédagogiques

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction ou diplôme équivalent de niveau BAC+2
• Justifier d’une première expérience réussie dans un établissement scolaire, universitaire, centre de formation ou structure éducative
• Maîtriser parfaitement le français écrit et oral ; la connaissance d’un niveau d’anglais professionnel est un atout
• Être rigoureux(se), organisé(e), discret(ète) et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement éducatif dynamique
• Faire preuve d’un excellent sens de l’accueil, du relationnel et de la diplomatie avec les élèves, parents, enseignants et partenaires
• Maîtriser les outils bureautiques et de communication : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, messagerie professionnelle et archivage numérique
• Être capable de travailler sous pression, avec méthode, autonomie et sens de l’initiative
• Une bonne présentation professionnelle et une attitude exemplaire sont exigées
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, avec une forte exigence de professionnalisme, de confidentialité et de disponibilité

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées au secteur de l’éducation
• Connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement scolaire, d’un centre de formation ou d’une institution éducative
• Bonne pratique de la rédaction administrative : courrier officiel, note interne, procès-verbal, compte rendu, convocation et note de service
• Gestion d’agenda, planification de réunions, coordination des rendez-vous et suivi des échéances académiques
• Utilisation avancée d’Excel pour les tableaux de suivi, listes d’élèves, planning des activités et reporting
• Maîtrise des outils de bureautique et de gestion documentaire : classement, archivage, numérisation et sécurisation des dossiers
• Notions en gestion de la vie scolaire, suivi des inscriptions/réinscriptions, communication avec les parents d’élèves et appui aux équipes pédagogiques
• Capacité à préparer des supports de présentation pour les réunions de direction, conseils pédagogiques et bilans d’activité
• Connaissance des règles de confidentialité et de traitement des informations sensibles dans le milieu éducatif
• Bonne capacité de coordination avec les services internes : scolarité, pédagogie, comptabilité, surveillance et administration générale

Compétences

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées au secteur de l’éducation
• Connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement scolaire d’un centre de formation ou d’une institution éducative.Bonne pratique de la rédaction administrative : courrier officiel note interne procès-verbal compte rendu convocation et note de service.Gestion d’agenda planification de réunions coordination des rendez-vous et suivi des échéances académiques.Utilisation avancée d’Excel pour les tableaux de suivi listes d’élèves planning des activités et reporting.Maîtrise des outils de bureautique et de gestion documentaire : classement archivage numérisation et sécurisation des dossiers.Notions en gestion de la vie scolaire suivi des inscriptions/réinscriptions communication avec les parents d’élèves et appui aux équipes pédagogiques.Capacité à préparer des supports de présentation pour les réunions de direction conseils pédagogiques et bilans d’activité.Connaissance des règles de confidentialité et de traitement des informations sensibles dans le milieu éducatif. Bonne capacité de coordination avec les services internes : scolarité pédagogie comptabilité surveillance et administration générale