Dossier · D150C7
Assistant administratif
LieuAfrique Francophone / Centrale
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LieuAfrique Francophone / Centrale
Expérience3 ans min.
NiveauDiplôme requis
L’offre en détail
Assistant administratif Assistant administratif 163626
Missions
- Les principales tâches et responsabilités de ce poste sont : Gestion Administrative du bureau
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Assurer une bonne gestion du courrier interne et externe pour faciliter un échange rapide d’informations (préparation, transmission, réception, archivage)
- Participer à la gestion efficace de la communication organisationnelle
- Participer activement au classement des documents et maintenir les dossiers à jour
- S’assurer que le bureau est correctement ravitaillé et superviser le stock de fournitures de bureau
- Assurer la liaison avec les prestataires de services de l’entreprise
- Assurer la saisie informatique des correspondances en français et / ou en anglais dans un minimum de temps et avec le maximum de qualité
- Scanner les documents importants mis à sa disposition
- Appuyer les services de maintenance et de nettoiement du bureau
- Gérer les véhicules (Rechargement cartes carburant, assurances, réparations visite technique…) et remplir les fiches de présence du chauffeur intérimaire
- Assurer la mise à jour des répertoires téléphoniques (internes, bailleurs, partenaires)
- Répondre aux demandes d’informations
- Répondre au téléphone et transférer au besoin les appels reçus Appui aux missions et à l’organisation d’évènements
- Etablir les ordres de mission
- Réservation hôtel du personnel (réservation et suivi de paiement)
- Préparer la salle de formation, les pauses café pendant les formations
- Aider à l’organisation d’événements Appui aux autres fonctions
- Mettre à jour et suivre les factures dans SharePoint, enregistrement et envoi par mail/courrier
- Recevoir, archiver et procéder au règlement des factures selon les échéances. S’assurer du suivi des paiements
- Gérer les demandes de pro forma-, d’achat –suivre la livraison des articles à mettre en ligne
- Préparer les livraisons des articles commandés
- Faire le suivi de FIRST (caisse et bons d’achats)
- Assurer toutes autres tâches en rapport avec sa fonction
- Accueillir les clients pour informations ou dépôts de documents
- Recevoir les documents nécessaires à l’ouverture d’une agence
- Fournir les documents « Bon de commande et fiche d’engagement » et assister les clients à compléter
- Effectuer la demande de création de l’office ID via JIRA et l’assigner à l’équipe Delivery
- Suivre les demandes faites dans JIRA et effectuer des relances auprès de l’équipe Delivery au besoin, en utilisant tous les moyens de communication disponibles (téléphone, teams, whatsapp, etc.)
- Effectuer la demande d’ajout de OID nouvellement créée via l’application « Request a signatures »
- Ouvrir un ticket JIRA pour la demande de création de signatures du compte nouvellement créé et l’assigner à l’équipe Delivery, avec relance au besoin
- Partager avec les utilisateurs (signatures) créés ainsi que le document d’information sur Amadeus appelé « Pack de bienvenue »
- Assister le client à activer les signatures ainsi créées
- Ouvrir un ticket JIRA pour implémenter les nouveaux produits
- Effectuer toute autre tâche en relation avec le poste
Profil recherché
- Diplôme en secrétariat de direction ou dans un domaine similaire
- Expérience professionnelle de minimum trois (3) années
- Bonne capacité d’organisation et de planification
- Connaissance éprouvée des logiciels de traitement de texte
- Bonne maîtrise des tableurs
- Excellente locution française
- Très dynamique et ayant un sens développé de l’objectif fixé
- Sens de l’initiative, d’honnêteté et de sincérité
- Parler et écrire couramment le Français
- Connaissance de l’Anglais est un atout
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