ASSISTANT ADMINISTRATIF

Expérience

2 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service administratif, notre structure basée en Côte d’Ivoire recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer le suivi quotidien des opérations de bureau, la gestion documentaire et le support administratif aux différents services. Le poste s’inscrit dans un environnement d’administration générale où la rigueur, la discrétion et le sens de l’organisation sont essentiels pour garantir la fluidité des activités internes. Rattaché(e) à la hiérarchie administrative, l’Assistant(e) Administratif(ve) participe à la réception et à l’orientation des courriers et appels, à la mise en forme des documents administratifs, au classement des dossiers, ainsi qu’au suivi des tâches courantes liées à la gestion de bureau. Le poste requiert un niveau d’étude Terminale avec un BAC, idéalement un BAC en séries littéraires, gestion administrative ou équivalent, et convient à un profil d’employé(e) souhaitant évoluer dans le secteur de l’administration.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et partenaires, et orienter les demandes vers les services concernés
• Réceptionner, enregistrer les courriers
• Rédiger, saisir, mettre en forme et archiver les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs courants
• Gérer le classement physique et numérique des dossiers administratifs selon les procédures internes de l’entreprise
• Préparer les dossiers administratifs nécessaires au suivi des activités du service (pièces justificatives, formulaires, bordereaux, tableaux de suivi)
• Assurer le suivi des fournitures de bureau, des consommables et des besoins logistiques du service administratif
• Participer à la mise à jour des registres, répertoires et bases de données administratives
• Appuyer la coordination des réunions internes : préparation des convocations, réservation de salle, diffusion des documents et prise de notes
• Suivre les échéances administratives simples : signatures, transmissions, relances, classements et archivage
• Veiller à la confidentialité des informations et au respect des procédures administratives en vigueur

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC, idéalement un BAC en Administration, Gestion, Secrétariat, ou toute spécialité équivalente
• Avoir un niveau d’étude minimum Terminale avec une bonne maîtrise des bases de l’administration de bureau
• Justifier d’une première expérience ou d’un stage en environnement administratif serait un atout
• Maîtriser le français écrit et oral, avec une bonne capacité de rédaction administrative
• Être organisé(e), discret(ète), courtois(e) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Avoir une bonne présentation et un sens du service développé
• Être apte à travailler en équipe et à respecter la hiérarchie administrative
• Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une préférence pour un profil rigoureux, disponible et immédiatement opérationnel

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word, Excel, Outlook et saisie de documents administratifs
• Connaissance des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Capacité à traiter le courrier, à établir des bordereaux de transmission et à tenir des registres administratifs
• Connaissance des procédures de secrétariat et de gestion de bureau en administration générale
• Compétences en rédaction de courriers professionnels, notes internes, comptes rendus et formulaires administratifs
• Notions de suivi des fournitures, de gestion des stocks de bureau et de préparation logistique simple
• Maîtrise des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de tenue des dossiers
• Aisance dans l’utilisation d’un ordinateur, d’une imprimante, d’un scanner et d’outils de numérisation documentaire

Compétences

notes internes comptes rendus et formulaires administratifs.Notions de suivi des fournitures de gestion des stocks de bureau et de préparation logistique simple.Maîtrise des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de tenue des dossiers.Aisance dans l’utilisation d’un ordinateur d’une imprimante d’un scanner et d’outils de numérisation documentaire.

• Maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word Excel Outlook et saisie de documents administratifs.Connaissance des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire.Capacité à traiter le courrier à établir des bordereaux de transmission et à tenir des registres administratifs.Connaissance des procédures de secrétariat et de gestion de bureau en administration générale