Assistant(e) Administration de Site – Projet Industriel

Missions

• Rattaché(e) à l’équipe projet/site, vous aurez notamment pour missions de :
• Assurer le support administratif quotidien du site
• Organiser, classer et mettre à jour les documents administratifs du projet
• Assurer le suivi et l’archivage des documents et correspondances
• Préparer et mettre en forme les comptes rendus, tableaux de suivi et rapports
• Assurer le suivi des présences, mouvements et informations relatives aux équipes intervenant sur le site
• Participer à la coordination des demandes administratives et logistiques du site
• Assurer le suivi des fournitures, équipements et besoins administratifs du bureau/site
• Faciliter la circulation des informations entre l’équipe projet, les différents intervenants et les fonctions support
• Assurer le suivi des courriers, emails et documents entrants/sortants
• Participer à l’organisation des réunions et à la préparation des supports nécessaires
• Effectuer diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du site
• Les fonctions de site administration sur les grands projets industriels comprennent généralement la gestion documentaire, le support aux équipes de site, la coordination avec les sous-traitants et le suivi de données/reportings

Formation et compétences

Bac+2/3 en Administration, Gestion, Assistanat, Logistique, Gestion de projet ou formation équivalente.

Expérience

• 1 à 2 ans d’expérience professionnelle
• Une première expérience dans un environnement chantier, BTP, industriel, énergie, logistique, portuaire ou Oil & Gas serait un réel atout
• Une expérience en administration de projet ou en support d’équipe opérationnelle est appréciée

Compétences

• Bonne maîtrise de Word et Excel
• Bonne capacité de classement et de gestion documentaire
• Aisance dans la rédaction de mails et documents professionnels
• Sens de l’organisation et rigueur
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément
• Bon relationnel et capacité à travailler avec différents interlocuteurs
• Anglais professionnel, notamment à l’écrit, fortement souhaité compte tenu de l’environnement international du projet. Qualités personnelles
• Organisé(e) et méthodique
• Rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails
• Réactif(ve)
• Autonome dans la gestion des tâches quotidiennes
• Bon esprit d’équipe
• Discret(e) et professionnel(le)
• À l’aise dans un environnement de chantier/projet évolutif et international