Assistante de direction

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités , notre structure recherche une Assistante de Direction dynamique, rigoureuse et organisée, titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction ou équivalent, niveau Bac+2. Rattachée à la Direction Générale ou à une Direction opérationnelle, elle aura pour rôle d’assurer un appui administratif, organisationnel et logistique de haut niveau, en garantissant la fluidité des échanges internes et externes, la bonne tenue des documents de direction ainsi que le suivi des échéances sensibles liées à l’activité financière et bancaire. Le poste requiert une excellente maîtrise des outils bureautiques, une bonne compréhension des procédures administratives et une réelle capacité à travailler dans un environnement exigeant, confidentiel et orienté résultats. L’Assistante de Direction devra contribuer à la préparation des réunions, à la rédaction et au suivi des correspondances officielles, à la gestion de l’agenda de la hiérarchie et au traitement des dossiers liés aux opérations, aux reportings, à la conformité documentaire et au suivi des engagements avec les partenaires, clients ou autorités de régulation selon le contexte de l’entreprise.

• Gérer l’agenda de la Direction, planifier les rendez-vous, réunions, comités et déplacements professionnels en tenant compte des priorités opérationnelles du secteur financier
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes : clients, partenaires, auditeurs, banquiers, assureurs, cabinets de conseil et administrations
• Rédiger, mettre en forme, enregistrer et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, procès-verbaux et correspondances officielles de la Direction
• Préparer les dossiers de réunion, les supports de présentation et les éléments de synthèse nécessaires aux décisions de direction, aux comités de gestion ou de pilotage
• Assurer le suivi des dossiers sensibles : contrats, conventions, engagements, échéances administratives, relances, validations et circuit de signatures
• Classer, archiver et sécuriser la documentation de direction dans le respect des exigences de confidentialité propres aux activités financières, bancaires ou assurantielles
• Coordonner la circulation de l’information entre la Direction et les différents services : comptabilité, trésorerie, contrôle de gestion, conformité, opérations, ressources humaines ou audit interne
• Suivre l’exécution des instructions de la Direction et relancer les responsables concernés pour garantir le respect des délais
• Participer à l’organisation logistique des séminaires, ateliers, réunions de travail, missions et événements institutionnels
• Contribuer à la préparation de tableaux de suivi simples : échéanciers, tableaux de reporting, suivi de courrier, suivi des demandes internes et externes
• Veiller à la bonne tenue des outils de travail de la Direction : fournitures, documentation, archives, supports de présentation et matériel bureautique
• Assurer un appui administratif dans le traitement des dossiers liés aux opérations financières, aux souscriptions, aux sinistres, aux réclamations, aux dossiers clients ou aux relations avec les partenaires institutionnels selon la structure

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion Administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une expérience réussie d’au moins 2 ans à un poste similaire, idéalement dans une banque, une société d’assurance, une institution financière, un cabinet d’expertise ou une entreprise du secteur économique
• Maîtriser parfaitement le français à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance de l’anglais professionnel constitue un atout
• Être capable de travailler dans un environnement exigeant, soumis à des impératifs de confidentialité, de conformité et de respect des délais
• Avoir une présentation soignée, un excellent sens de l’accueil, de la discrétion et de la courtoisie professionnelle
• Être immédiatement disponible ou disponible dans un délai court
• Sexe : féminin ou masculin, avec une préférence possible selon les besoins d’organisation de l’entreprise, dans le respect de l’égalité des chances
• Être âgé(e) de 22 à 35 ans environ

Connaissances particulières requises

• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook, avec capacité à produire des tableaux de suivi, des courriers formels et des présentations de direction
• Bonne connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, prise de notes rapide, rédaction administrative, classement et archivage
• Compréhension des environnements Finance/Banque/Assurance : terminologie professionnelle, circuit de validation, confidentialité des informations et sens du risque documentaire
• Aisance dans le suivi des dossiers administratifs et financiers : facturation, relances, pièces justificatives, rapprochement documentaire simple, suivi des engagements et échéances
• Capacité à préparer des tableaux de bord simples et des outils de reporting de direction sous Excel
• Connaissance des procédures de circulation du courrier, de gestion documentaire et de traçabilité des documents sensibles
• Bonne maîtrise des outils de communication professionnelle : e-mails, comptes rendus, notes internes, convocations et correspondances officielles
• Notions en organisation d’événements institutionnels, réunions de comité, ateliers de travail et déplacements professionnels
• Excellentes qualités rédactionnelles, sens de la synthèse, rigueur orthographique et capacité à prioriser les urgences
• Discrétion absolue, sens de la confidentialité et respect strict des instructions de la hiérarchie

Compétences

• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word Excel PowerPoint et Outlook avec capacité à produire des tableaux de suivi des courriers formels et des présentations de direction.Bonne connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda prise de notes rapide rédaction administrative classement et archivage.Compréhension des environnements Finance/Banque/Assurance : terminologie professionnelle circuit de validation confidentialité des informations et sens du risque documentaire.Aisance dans le suivi des dossiers administratifs et financiers : facturation relances pièces justificatives rapprochement documentaire simple suivi des engagements et échéances.Capacité à préparer des tableaux de bord simples et des outils de reporting de direction sous Excel. Connaissance des procédures de circulation du courrier de gestion documentaire et de traçabilité des documents sensibles.Bonne maîtrise des outils de communication professionnelle : e-mails comptes rendus notes internes convocations et correspondances officielles.Notions en organisation d’événements institutionnels réunions de comité ateliers de travail et déplacements professionnels.Excellentes qualités rédactionnelles sens de la synthèse rigueur orthographique et capacité à prioriser les urgences.Discrétion absolue sens de la confidentialité et respect strict des instructions de la hiérarchie