Assistante de direction

Expérience

3 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure du secteur de la santé recrute une Assistante de Direction chargée d’appuyer la Direction Générale dans la gestion quotidienne des activités administratives, organisationnelles et de coordination. Le poste requiert une bonne compréhension de l’environnement sanitaire, de la confidentialité des données médicales et administratives, ainsi qu’une capacité à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes : médecins, personnel paramédical, patients, fournisseurs, partenaires institutionnels et organismes de santé. Rattachée à la Direction, l’Assistante de Direction assurera un rôle central dans la planification des rendez-vous, le suivi des correspondances, la préparation des réunions et la mise en forme des documents administratifs et rapports liés aux activités de santé. Le profil recherché est de niveau Bac+2, avec un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion Administrative ou équivalent, et une expérience souhaitée dans un établissement de santé, une clinique, un centre médical ou toute structure sanitaire assimilée. Le poste est classé en catégorie Agent de maîtrise.

• Assurer l’assistanat administratif et organisationnel de la Direction dans un environnement de soins ou de services de santé
• Gérer l’agenda de la Direction, organiser les rendez-vous avec les médecins, partenaires, fournisseurs de dispositifs médicaux et institutions sanitaires
• Préparer, saisir, mettre en forme et archiver les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports d’activité et documents administratifs liés au fonctionnement de la structure de santé
• Filtrer, orienter et traiter les appels, courriels et correspondances en veillant à la confidentialité des informations médicales et administratives
• Organiser les réunions de direction, comités de pilotage, réunions médicales ou administratives, et assurer la rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions
• Suivre les dossiers administratifs en lien avec les ressources humaines, les fournisseurs, les patients, les assurances santé et les partenaires techniques
• Contribuer à la préparation des conventions, autorisations, documents de conformité et pièces administratives nécessaires au fonctionnement du service de santé
• Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données
• Coordonner la circulation de l’information entre la Direction, les services médicaux, le secrétariat, la comptabilité et les autres services support
• Participer au suivi des commandes de fournitures de bureau, consommables médicaux non cliniques et besoins logistiques de la Direction
• Préparer les tableaux de suivi simples, statistiques administratives et états récapitulatifs demandés par la hiérarchie
• Veiller à la bonne image de la Direction et de l’établissement à travers un accueil professionnel, courtois et discret des visiteurs et interlocuteurs externes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, BTS Secrétariat de Direction, BTS Gestion Administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 1 à 3 ans à un poste similaire, idéalement dans une clinique, un hôpital, un centre de santé, une pharmacie ou une structure sanitaire
• Maîtriser le français oral et écrit, avec une excellente capacité de rédaction professionnelle
• Faire preuve de discrétion, de réserve et de respect absolu de la confidentialité des informations sensibles, notamment celles liées aux dossiers patients et aux activités médicales
• Avoir le sens de l’accueil, de la diplomatie et du service dans un environnement de santé exigeant
• Être rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
• Présenter une bonne aisance relationnelle et une excellente présentation professionnelle
• Maîtriser les outils bureautiques courants et les logiciels de gestion administrative
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de travailler sous pression en respectant les délais
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes répondant au profil recherché

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées au secteur de la santé
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement sanitaire : direction, service médical, accueil patients, administration, facturation, ressources humaines et logistique
• Capacité à gérer des plannings de consultation, de réunion et de rendez-vous avec des interlocuteurs médicaux et administratifs
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion sécurisée des dossiers sensibles
• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, et idéalement d’un logiciel de gestion administrative ou médicale
• Compétences en rédaction de courriers administratifs, comptes rendus, notes internes, tableaux de bord et rapports d’activité
• Connaissance des procédures de classement, archivage et traçabilité documentaire dans une structure de santé
• Capacité à suivre les circuits de validation des documents et à coordonner les échanges entre services médicaux et administratifs
• Notions en gestion des fournitures de bureau, consommables administratifs et suivi des besoins logistiques de la Direction
• Connaissance des termes usuels du secteur sanitaire : consultation, dossier patient, confidentialité, protocole, convention, prestation de soins, coordination interne

Compétences

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées au secteur de la santé
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement sanitaire : direction service médical accueil patients administration facturation ressources humaines et logistique. Capacité à gérer des plannings de consultation de réunion et de rendez-vous avec des interlocuteurs médicaux et administratifs. Connaissance des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de gestion sécurisée des dossiers sensibles. Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word Excel PowerPoint Outlook et idéalement d’un logiciel de gestion administrative ou médicale. Compétences en rédaction de courriers administratifs comptes rendus notes internes tableaux de bord et rapports d’activité. Connaissance des procédures de classement archivage et traçabilité documentaire dans une structure de santé. Capacité à suivre les circuits de validation des documents et à coordonner les échanges entre services médicaux et administratifs
• Notions en gestion des fournitures de bureau consommables administratifs et suivi des besoins logistiques de la Direction. Connaissance des termes usuels du secteur sanitaire : consultation dossier patient confidentialité protocole convention prestation de soins coordination interne