Bamako · Publiée le 11 novembre
Assistante de Direction
Avant de postuler : ce qu'il faut savoir
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Missions
- Accueil et standard Accueillir et orienter les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme, gérer les visites non programmées avec tact et discrétion
- Recevoir, filtrer et transférer les appels destinés à la Direction, prendre et transmettre les messages
- Tenir à jour les coordonnées des principaux interlocuteurs Courrier et secrétariat Enregistrer, présenter, distribuer et expédier le courrier physique et électronique, assurer le suivi des réponses
- Rédiger et mettre en forme les courriers et notes administratives simples
- Préparer les parapheurs, suivre les documents à signer, classer et archiver (physique et numérique) Agenda, rendez-vous et réunions
- Tenir l’agenda du Directeur Général, organiser et confirmer les rendez-vous et les audiences, éviter les conflits d’agenda
- Organiser les réunions de la Direction : salle, convocations, documents, accueil des participants Prendre des notes, rédiger des comptes rendus simples et suivre les décisions prises Bureau de la Direction et interface
- Veiller à l’ordre et à la présentation du bureau, de l’espace d’accueil et de la salle de réunion
- Suivre les fournitures et signaler les besoins en équipements ou en maintenance Transmettre les instructions de la Direction aux services, rappeler les échéances et assurer la liaison avec les partenaires extérieurs Confidentialité Respecter une stricte confidentialité sur les courriers, contrats, informations du personnel, rendez-vous et échanges de la Direction
Profil recherché
Bac+2 minimum, de préférence en assistance de direction, secrétariat, administration ou gestion Première expérience dans une fonction similaire souhaitable Une expérience en compagnie aérienne, agence de voyages, aéroport, transport, logistique ou services est un atout
Compétences
Bonnes capacités rédactionnelles en français Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et PowerPoint Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion d’agenda Bonnes aptitudes téléphoniques, organisation des documents et archives Maîtrise professionnelle de l’anglais : atout Qualités personnelles Excellente présentation, sens de l’accueil et du service, courtoisie, diplomatie Discrétion, confidentialité, ponctualité, disponibilité Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, esprit d’initiative Capacité à gérer plusieurs sollicitations et à travailler sous pression
Source : Umo-interim. Annonce nettoyée et résumée par CandidAI.