Assistante de direction

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons une Assistante de Direction pour rejoindre notre service administratif en Côte d’Ivoire. Rattachée à la Direction, la candidate retenue jouera un rôle central dans la gestion de l’agenda, la coordination des rendez-vous, le suivi des courriers et la préparation des dossiers administratifs liés aux activités de l’entreprise. Ce poste requiert une excellente organisation, une grande discrétion et une maîtrise des outils bureautiques afin d’assurer un appui efficace à la Direction dans ses missions quotidiennes. Dans un environnement d’administration, l’Assistante de Direction contribue à fluidifier la circulation de l’information, à préparer les réunions, à rédiger et mettre en forme les documents professionnels, et à assurer le suivi des instructions de la hiérarchie. Le poste est destiné à une candidate titulaire d’un BAC, idéalement en spécialité Assistanat de Direction, avec un niveau d’études Terminale au minimum, et une bonne capacité d’adaptation aux exigences du secrétariat de direction.

• Gérer l’agenda de la Direction, planifier les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et collaborateurs de la Direction
• Rédiger, saisir, mettre en forme et archiver les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs
• Préparer les dossiers de réunion, les supports de présentation et les documents de travail de la Direction
• Assurer le suivi des correspondances entrantes et sortantes, ainsi que la diffusion des informations internes
• Organiser le classement, l’archivage et la conservation des documents administratifs et confidentiels
• Coordonner les échanges entre la Direction et les différents services administratifs de l’entreprise
• Suivre les échéances administratives, les tâches prioritaires et les instructions données par la hiérarchie
• Participer à la préparation logistique des réunions, séminaires et événements internes relevant de l’administration
• Veiller à la bonne circulation de l’information et à la confidentialité des dossiers traités

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC, idéalement en spécialité Assistanat de Direction
• Niveau d’étude requis : Terminale minimum avec diplôme obtenu
• Expérience souhaitée dans un poste d’assistanat de direction, de secrétariat de direction ou d’appui administratif
• Maîtrise du français écrit et oral ; la courtoisie et une bonne présentation sont indispensables
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des techniques de secrétariat
• Grande discrétion, sens de la confidentialité et respect de la hiérarchie
• Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Organisation, rigueur, autonomie et sens du service
• Poste ouvert aux candidates de sexe féminin, conformément aux besoins d’organisation du service

Connaissances particulières requises

• Techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, préparation de réunions et suivi des priorités
• Rédaction administrative : courriers professionnels, notes internes, comptes rendus et rapports simples
• Maîtrise du pack Office, notamment la mise en page de documents, tableaux de suivi et présentations
• Gestion documentaire : classement, archivage, numérisation et traitement des dossiers administratifs
• Connaissance des pratiques de secrétariat : accueil, filtrage des appels, traitement du courrier et gestion des fournitures
• Bonne communication professionnelle et capacité à interagir avec la Direction, les services internes et les partenaires externes
• Notions de base en organisation administrative et en suivi des tâches de direction
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme

Compétences

• Techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous préparation de réunions et suivi des priorités. Rédaction administrative : courriers professionnels notes internes comptes rendus et rapports simples. Maîtrise du pack Office notamment la mise en page de documents tableaux de suivi et présentations. Gestion documentaire : classement archivage numérisation et traitement des dossiers administratifs. Connaissance des pratiques de secrétariat : accueil filtrage des appels traitement du courrier et gestion des fournitures. Bonne communication professionnelle et capacité à interagir avec la Direction les services internes et les partenaires externes. Notions de base en organisation administrative et en suivi des tâches de direction
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme