OFFICE MANAGER

Missions

• Assurer la gestion administrative et organisationnelle quotidienne de la structure
• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et agendas de la Direction
• Assurer la gestion des courriers, documents, dossiers administratifs et archives
• Gérer les achats courants, rechercher les fournisseurs, demander les devis et assurer le suivi des commandes
• Assurer le suivi des livraisons et veiller à la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires aux activités
• Appuyer les équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques liés aux événements
• Assurer la circulation des informations entre la Direction et les différents collaborateurs
• Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des espaces et moyens de travail
• Assurer le suivi administratif de base du personnel : constitution et mise à jour des dossiers individuels, classement des documents RH et suivi des pièces administratives
• Tenir à jour les informations relatives aux congés, absences, permissions et présences
• Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs et au suivi des documents d’entrée et de sortie
• Préparer et transmettre, sous supervision, les éléments administratifs nécessaires à la gestion de la paie
• Tenir et suivre la caisse pour les dépenses courantes, effectuer les décaissements autorisés et conserver les justificatifs
• Préparer les états de caisse et assurer le rapprochement des mouvements avec les pièces justificatives
• Assurer le suivi simple des dépenses, factures fournisseurs et règlements, puis transmettre les pièces nécessaires à la comptabilité
• Contribuer à la préparation des tableaux de suivi administratif, RH et financier et des reportings courants à destination de la Direction

Compétences

• Maîtrise de la gestion administrative et du secrétariat
• Connaissances de base en administration des ressources humaines : dossiers du personnel, congés, absences, contrats et éléments variables de paie
• Connaissances de base en comptabilité : gestion de caisse, suivi des dépenses, factures, pièces justificatives, rapprochements simples et suivi des règlements
• Capacité à tenir des tableaux de suivi administratifs, RH et financiers
• Maîtrise des procédures d’achat et du suivi des fournisseurs
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
• Capacité à organiser, classer et suivre les dossiers et archives, dans le respect de la confidentialité
• Bonne connaissance des outils de suivi budgétaire et de reporting
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Réactivité et sens des priorités
• Autonomie et esprit d’initiative
• Fiabilité et sens des responsabilités
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Capacité à gérer les imprévus et les situations urgentes
• Sens du service et disponibilité
• Maîtrise de la communication professionnelle
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Gestion du temps et des priorités
• Maîtrise des outils numériques et bureautiques
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs
• Capacité à résoudre les problèmes courants
• Qualités rédactionnelles et capacité à assurer un reporting clair

Profil recherché

Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience en gestion administrative, office management, assistanat de direction ou coordination administrative. Une expérience incluant le suivi administratif RH et/ou la comptabilité courante constitue un atout, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des services. Diplôme et formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion des entreprises, ressources humaines, comptabilité-gestion ou domaine équivalent. POSTULER VIA LE SITE hrfpartners.com