Secretaire

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Secrétaire pour renforcer notre équipe administrative et commerciale dans le secteur du commerce en Côte d’Ivoire. Rattaché(e) à la direction ou au service commercial, vous jouerez un rôle clé dans la gestion quotidienne des dossiers clients, le suivi administratif des ventes, la coordination des échanges avec les équipes terrain et le traitement des documents commerciaux. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BAC, de spécialité Commerce, avec un niveau d’étude minimum Terminale, idéalement issu(e) d’une formation orientée vers les services commerciaux (BEP, BT commerciaux ou équivalent). Vous contribuerez à la bonne circulation de l’information, au classement des pièces commerciales, au suivi des commandes et à l’appui administratif des opérations de vente, dans un environnement dynamique, exigeant et orienté satisfaction client.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux
• Recevoir, enregistrer et orienter les demandes liées aux ventes, commandes, livraisons et réclamations clients
• Préparer, saisir et mettre en forme les documents commerciaux : devis, bons de commande, bons de livraison, factures proforma et courriers
• Suivre l’archivage, le classement et la mise à jour des dossiers clients, fournisseurs et commerciaux
• Appuyer l’équipe commerciale dans le suivi des commandes, des relances clients et des confirmations de livraison
• Gérer les agendas, rendez-vous, convocations et réunions du service commercial ou de la direction
• Participer au traitement des courriers entrants et sortants ainsi qu’à la diffusion des informations internes
• Assurer la saisie des informations dans les outils de gestion commerciale ou les tableaux de suivi
• Contribuer au suivi administratif des stocks, des retours marchandises et des bons de réception en lien avec les services concernés
• Veiller à la confidentialité des informations commerciales et au respect des procédures internes

Profil recherché

• Être titulaire au minimum d’un BAC, avec une spécialité Commerce
• Niveau d’étude requis : Terminale minimum, avec une formation ou une expérience en services commerciaux fortement appréciée
• Formation de type BEP, BT commerciaux ou équivalent souhaitée pour renforcer l’adéquation au poste
• Bonne présentation, sens de l’accueil et excellente expression orale et écrite
• Maîtrise des règles de courtoisie professionnelle, de la discrétion et de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement commercial rythmé
• Organisation, rigueur, réactivité et sens du suivi administratif
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes répondant au profil recherché
• Être disponible immédiatement ou dans un délai court serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat commercial : accueil, gestion d’agenda, traitement du courrier et suivi des dossiers
• Bonne connaissance des documents commerciaux : devis, bons de commande, bons de livraison, factures, proforma et avoirs
• Capacité à effectuer la saisie et la mise à jour des données commerciales dans un logiciel de gestion ou sur Excel
• Connaissance des procédures de suivi client, de relance commerciale et de gestion administrative des ventes
• Bonne pratique des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et éventuellement logiciels de gestion commerciale
• Notions en classement, archivage et gestion documentaire appliquées au commerce
• Compréhension des flux commerciaux : commandes, livraisons, retours, réclamations et coordination avec la logistique
• Excellente orthographe et capacité à rédiger des courriers et notes professionnelles
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et respect des délais

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat commercial : accueil gestion d’agenda traitement du courrier et suivi des dossiers. Bonne connaissance des documents commerciaux : devis bons de commande bons de livraison factures proforma et avoirs. Capacité à effectuer la saisie et la mise à jour des données commerciales dans un logiciel de gestion ou sur Excel
• Connaissance des procédures de suivi client de relance commerciale et de gestion administrative des ventes. Bonne pratique des outils bureautiques : Word Excel Outlook et éventuellement logiciels de gestion commerciale. Notions en classement archivage et gestion documentaire appliquées au commerce. Compréhension des flux commerciaux : commandes livraisons retours réclamations et coordination avec la logistique. Excellente orthographe et capacité à rédiger des courriers et notes professionnelles
• Sens de l’organisation gestion des priorités et respect des délais