Secrétaire Bilingue (H/F) - Dakar

Formation et compétences

Français : Compétence professionnelle Anglais : Compétence professionnelle Secteur d'activité : > Adresse du poste : Dakar - Sénégal

Missions

Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la Direction avec autonomie, rigueur et discrétion, tout en facilitant les échanges avec les interlocuteurs francophones et anglophones. Organisation des départs sur le terrain du personnel international en mission MSF Centralise la gestion des départs du personnel international vers les missions MSF en collaboration avec tous les interlocuteurs impliqués dans le processus (PM, REHUCO, HRCO, Staff International se préparant au départ) ; demande toutes les informations/documents nécessaires ; accompagne le salarié dans la préparation du départ vers le terrain ; fixe la date finale de départ lorsque l'ensemble du processus est terminé : Aide la personne à accéder à toutes les informations pertinentes concernant la mission de destination. Reçoit et classe les documents relatifs aux procédures d'entrée en emploi, aux permis de travail, aux traductions de diplômes, etc. Prépare tous les documents pour obtenir un visa ; demande les visas ou guide la personne sur la façon de faire la demande. Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l'éthique de MSF. Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des séances d’information. Après consultation avec le PM et le REHUCO, des formations techniques sont inscrites à l'ordre du jour. Vérifie, calcule et ordonne le paiement des indemnités journalières correspondant au séjour de l'employé au siège et des autres dépenses liées au départ conformément à la politique de voyage et d'indemnités journalières de MSF OCBA Transmet toutes les informations nécessaires concernant l'arrivée de la personne au HRCO de la mission. A chaque étape du processus, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations liées au départ. Organisation des retours du personnel international travaillant dans les missions MSF Centralise la gestion du retour du personnel international sur le terrain en collaboration avec le HRCO ; garantit que les procédures de voyage et les visas sont corrects ; informe tous les interlocuteurs concernés du retour de la personne. Reçoit les formulaires de fin de mission (FDM) et les met à disposition de l'unité administrative. Demande de visas pour tout le personnel international en cas de besoin. Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l'éthique de MSF. Prépare et envoie les documents de voyage au HRCO. Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des débriefings Vérifie, calcule et paie les indemnités journalières correspondant au séjour de l'employé au siège et aux autres dépenses conformément à la politique de voyage et d'indemnités journalières de MSF OCBA. A chaque étape du processus de retour, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations. Autres tâches liées aux déplacements vers/depuis/entre les missions Facilite les déplacements à l'étranger du personnel du siège de MSF (pour des visites de terrain, des réunions internationales, des formations, etc.) en fournissant toutes les informations nécessaires sur la mission, en informant le HRCO de l'arrivée, en gérant les procédures de visa lorsque cela est pertinent, à l'exception des déplacements (sous la responsabilité du personnel du siège). Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel de terrain de MSF (international, régional, national) de leur pays de mission vers d'autres pays lorsque cela est nécessaire (réunions, questions administratives, détachements) en coordination avec le HRCO. En cas de détachements, recueille la documentation requise en matière de données personnelles auprès du HRCO et la met à la disposition de l'unité administrative. Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel international de MSF rentrant chez lui pour les vacances conformément aux politiques MSF OCBA. Organise les voyages et les visas vers et depuis les missions pour les MIO (Mobile Implementation Officers), les mentors, Évaluateurs, et informez ces mouvements dans SAP. Information, Communication et Gestion des Connaissances Connaît la politique de voyage de MSF, s'engage à respecter l'éthique des dépenses de MSF et applique ces principes dans son travail quotidien. Collecte toutes les informations nécessaires concernant les pays gérés (visas, permis de travail, vols, exigences sanitaires, etc.) et les tient à jour. Maintient le contact et partage des informations avec son homologue dans d’autres sections MSF chaque fois que nécessaire. Fournit des informations et des conseils sur les visas aux personnes en charge de l'organisation d'ateliers, de semaines de coordination ou d'autres événements MSF OCBA. Est la personne référente pour toutes les questions concernant les contraintes de voyage (visas, délais, limites, permis de travail, etc.) dans les pays de mission. Partage et garantit le respect de la politique de voyage de MSF et communique avec tous les interlocuteurs concernés. Autres À la demande du responsable de la préparation et des voyages, prend le relais (temporairement ou à plus long terme) de tout autre PTO (y compris le PTO de l'unité d'urgence et le PTO de l'unité d'apprentissage) pendant les congés de maladie, les vacances, les changements opérationnels ou lorsque la charge de travail l'exige. Critères de sélection Un diplôme en tourisme est un atout. Développement de son vivier en fonction des besoins opérationnels Le gestionnaire de profil est le professionnel chargé de développer un vivier de personnel mobile international (et de personnel recruté localement occupant des postes de coordination sur le terrain) adapté aux besoins opérationnels de MSF-OCBA. Assurer la disponibilité dans l'Organisation de personnes ayant des profils correspondant aux besoins opérationnels, prêtes à être déployées sur le terrain, tout en coordonnant avec le département Opérations pour connaître et anticiper les besoins. Concevoir et mettre en œuvre des stratégies pour renforcer les capacités RH nécessaires à court, moyen et long terme. Assurer le suivi quantitatif et qualitatif de son vivier et l'analyser en conséquence afin d'anticiper les besoins futurs en matière de recrutement, de sélection et de développement. Il/elle sera responsable de concevoir et d'appliquer les stratégies et politiques de rétention définies au sein de l'unité et du service RH et d'en mesurer les résultats en fonction des indicateurs fixés. Assurer le suivi et le développement du personnel mobile international (et du personnel recruté localement occupant des postes de coordination sur le terrain) au sein de l'Organisation avec une vision prospective en termes de missions futures en fonction des besoins opérationnels. Identifier les besoins transversaux de développement du pool en fonction des lacunes actuelles en matière de capacités ou des besoins futurs prévus dans les opérations. Assurer un lien et des synergies appropriés avec le département des opérations pour assurer le développement de stratégies spécifiques pour l'intégration et le développement des FC. Développement des RH et gestion de carrière Le Profile Manager est la personne de référence pour le Staff Mobile International (et le Staff Localement Embauché occupant des postes de coordination terrain) en termes de Développement et de Gestion de Carrière de nos RH au sein de MSF-OCBA. Assurer un suivi avec le REHUCO ​​afin que le personnel mobile international (et le personnel embauché localement occupant des postes de coordination sur le terrain) reçoivent les évaluations et les retours d'information requis. Identifier les besoins de développement de chaque personne du pool en termes de compétences, de langages et d'aptitudes techniques issus des évaluations et du feedback régulier des cellules. Accompagner chaque personne du pool à assimiler les axes d'amélioration détectés et définir avec les personnes du pool des plans pour améliorer ces axes et également renforcer leurs points forts. Suivre et être en contact avec chaque personne de son pool et soutenir leur développement professionnel, en orientant leur cheminement de carrière au sein de l'Organisation en fonction des intérêts individuels et des besoins organisationnels. Soutenir et réviser les formations offertes par l'Unité d'Apprentissage pour vérifier si elles correspondent aux besoins du bassin et des opérations. S'assure que les personnes du pool sont conscientes de l'offre de soutien individuel comme le mentorat ou le coaching. Investir les efforts de développement en fonction de l’engagement envers MSF, de la performance et du potentiel/intérêt pour les postes critiques de chaque personne du pool, en donnant la priorité en termes de développement aux personnes bénéficiant de packages d’engagement à long terme. Assurer une communication adéquate avec les autres gestionnaires de pool afin d'assurer un suivi adéquat des personnes ayant du potentiel dans leur cheminement de carrière, qu'il s'agisse des personnes évoluant vers le poste de FC ou du poste de FC vers celui de HoM. Participer aux BF pour s'assurer que le déploiement se déroule correctement. Débriefing du pool en fin de mission, en insistant sur leurs motivations professionnelles futures et le renforcement de leurs enjeux de développement. Soyez l'agent de liaison avec l'unité de gestion des conflits en matière de comportement et de RH pour vous assurer que les membres du pool sont conscients et adhèrent au cadre de comportement de l'OCBA. Correspondance Le gestionnaire de profils est chargé de rechercher, d'identifier et de nommer les personnes chargées de pourvoir les postes vacants sur le terrain, veillant à son tour au développement d'un cheminement de carrière pour le personnel mobile international (et le personnel recruté localement occupant des postes de coordination sur le terrain) tout au long de leur vie professionnelle au sein de l'Organisation. Sur la base du Plan Annuel élaboré par la Direction des Ressources Humaines, proposer des candidats bien à l'avance aux cellules avec une présentation appropriée des candidats et la raison de la proposition. Suivre le rapprochement fermé avec les agents de référence RH des Cellules Opérationnelles (Rehucos), de l'Unité de Santé du Personnel, de l'

• Gérer les agendas, réunions, rendez-vous et déplacements de la Direction
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, rapports, présentations et documents administratifs
• Gérer les appels, e-mails et correspondances en français et en anglais
• Assurer la communication avec les clients, fournisseurs, partenaires et interlocuteurs internationaux
• Traduire et reformuler des documents français ↔ anglais
• Préparer les réunions et assurer le suivi des décisions et actions
• Organiser le classement et l’archivage des documents
• Assurer le suivi des dossiers administratifs et opérationnels
• Effectuer les relances et veiller au respect des échéances
• Coordonner certaines démarches avec les administrations, fournisseurs et prestataires
• Préparer des tableaux de suivi et rapports administratifs
• Garantir la confidentialité des informations traitées
• Anticiper les besoins de la Direction et proposer des solutions

Profil recherché

• Bac+3 minimum en Secrétariat de Direction, Administration, Gestion, Commerce International, Communication ou domaine similaire
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste de secrétaire, assistante de direction, assistante administrative ou fonction similaire
• Excellent niveau de français oral et écrit
• Très bon niveau d’anglais professionnel oral et écrit
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Excellentes capacités rédactionnelles et bonne présentation professionnelle
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion
• Rigueur, ponctualité, réactivité et respect des délais
• Excellent relationnel et sens du professionnalisme. Atouts
• Expérience dans une entreprise internationale ou un environnement multiculturel
• Expérience auprès d’une Direction Générale ou d’un dirigeant
• Expérience avec des clients ou partenaires internationaux
• Très bonne maîtrise d’Excel et des outils collaboratifs
• Connaissance des procédures administratives au Sénégal
• Esprit d’initiative, capacité d’anticipation et résistance au stress. Important Le poste s’adresse à un profil expérimenté et autonome. Il ne convient pas aux débutants

Comment postuler

Postuler Postuler Postuler Ajouter à mes favoris Partager l'annonce

• Pour postuler, veuillez soumettre votre CV et votre lettre de motivation. Date limite de candidature : 28 janvier 2025, 23h59 CET (heure d'Europe centrale). MSF s'engage à assurer la diversité de ses effectifs en termes de genre, de race, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à postuler. Nous nous engageons à assurer une répartition équilibrée des sexes et encourageons donc les femmes à postuler.outes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité. MSF offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de travail en équipe, d’intégrité et d’équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. MSF ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification des références. Médecins Sans Frontières, en tant qu'employeur responsable, en vertu de la Loi Générale de la Discapacidad de 2013 (LGD), invite les personnes ayant un handicap reconnu et intéressées par le domaine humanitaire à postuler pour le poste mentionné ci-dessus. Temps complet Sans télétravail
• de 2 ans d’expérience Posté le 21 janv. 2025 MSF SARL SENEGAL Santé, Equipements médicaux Dakar Description du poste :Contexte général Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d'origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d'appartenance politique. Objectif général et contexte du poste Le Responsable de Profil est hiérarchiquement responsable devant le Coordinateur des Postes Stratégiques du Service de Gestion des Réserves et a pour objectif de contribuer à garantir la présence dans les missions MSF OCBA des professionnels nécessaires en fonction des besoins qualitatifs et quantitatifs à court, moyen et long terme. Ceci sera réalisé en gérant une réserve de professionnels correspondant aux exigences de l'Organisation

À propos

PREMIUM Santé > Equipements médicaux Dakar BAWERS accompagne les établissements de santé de la conception à la maintenance d'équipements médicaux innovants, avec pour ambition d'élever durablement les standards de soin. Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d'origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d'appartenance politique. Hiérarchiquement responsable devant le Responsable Préparation & Voyage, le Responsable Préparation & Voyage (PTO) agit comme interlocuteur principal du personnel MSF à partir du moment où la personne est sélectionnée pour un nouveau poste vacant, jusqu'à ce que cette personne atteigne la mission, puis jusqu'à son retour chez elle. Le PTO est chargé de veiller à ce que le personnel MSF soit correctement intégré et reçoive les informations et le soutien appropriés lors de la préparation du départ sur le terrain. Le PTO gère les voyages, les visas, les permis de travail. Le PTO organise des briefings et des débriefings en face à face ou en ligne, à tout moment et en tout lieu, conformément aux procédures en vigueur. Le PTO apporte également un soutien à l'organisation de formations techniques avant le départ, telles qu'identifiées par le responsable du pool (PM) et par le REHUCO ​​(responsable RH de la cellule opérationnelle) avant le départ.

Ces offres pourraient également vous intéresser

Précédent Suivant Posté le 21 janv. 2025 MSF SARL SENEGAL Santé, Equipements médicaux Dakar Description du poste :Agent de préparation et de voyage -pto 6- (basé dans n'importe quel hub ocba). Vos compétences et votre expérience ne correspondent pas exactement aux exigences ? MSF-OCBA est une organisation qui s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en offrant un accès égal aux opportunités professionnelles. Nous comprenons que les femmes, les personnes de couleur, les autochtones, les membres de la communauté LGTB+ et d'autres groupes sous-représentés hésitent souvent à postuler à un emploi s'ils ne répondent pas à toutes les exigences. Chez MSF-OCBA, nous nous efforçons de créer un milieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Par conséquent, si ce poste vous intéresse mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement aux critères de sélection, nous vous encourageons à postuler quand même. Vous pourriez être le candidat idéal pour ce poste ou d'autres.

Expérience

Expérience dans le secteur touristique (Agence de voyages, Compagnie aérienne, Coordination d'événements, Gestion de visas). Une expérience MSF dans un poste RH (HRCO, admin, etc.) est un plus. Une expérience dans la gestion des voyages/visas/permis de travail dans un environnement d'ONG est un atout. La maîtrise de l'espagnol, de l'anglais et du français est indispensable. Excellentes connaissances informatiques (environnement Microsoft Office). La connaissance de SAP sera un plus.

Ce que l'entreprise offre

Poste basé dans n'importe quel hub MSF OCBA (Barcelone, délégations du bureau MSF-Espagne, Amman, Bogota, Dakar ou Nairobi). Le lieu final sera soumis à l'employabilité du candidat présélectionné (résidence, permis de travail, etc.). Durée : Contrat à durée indéterminée avec un engagement minimum de 3 ans. Travail à temps plein. Salaire brut annuel : niveau 2C du siège + avantages annexes basés sur la politique de rémunération OCBA de MSF. Sous réserve des conditions locales. Date de début : mi-février.