Secrétaire de Direction

À propos

Une entreprise de premier plan évoluant dans le secteur du commerce et de la distribution renforce ses équipes et recherche, dans le cadre de son développement, un(e) Secrétaire de Direction. Pour garantir un soutien administratif performant à sa Direction Générale et faciliter la coordination entre ses différents départements (commercial, distribution, services), la société recherche une personne organisée, méthodique et disponible pour occuper ce poste.

Informations clés

• Intitulé du poste : Secrétaire de Direction
• Département / Service : Direction Générale
• Rattachement hiérarchique : Directeur Général
• Lieu de travail : Bamako, Mali
• Type de contrat : CDD, précédé d'une période d'essai

Missions

Le ou la Secrétaire de Direction apporte son appui à la Direction Générale dans la gestion quotidienne de ses activités. Il ou elle prend en charge l'administration du secrétariat de direction et joue un rôle de liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes de l'entreprise.

• Organiser l'agenda du Directeur Général, planifier les rendez-vous et gérer les déplacements
• Accueillir physiquement et au téléphone les visiteurs, clients et partenaires de la direction
• Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers, comptes rendus, notes de service et présentations
• Préparer les réunions de direction (convocations, organisation logistique, rédaction des comptes rendus, suivi des décisions prises)
• Gérer, classer et archiver les documents administratifs, y compris les dossiers confidentiels
• Assurer le suivi administratif des dossiers courants et veiller au respect des échéances importantes
• Favoriser la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents départements (commercial, financier, logistique)
• Traiter les correspondances avec les partenaires internationaux et, si nécessaire, en assurer la traduction ou la relecture

Formation et compétences

• Bac+2/3 ou BT2 en Secrétariat de Direction, Assistanat Voir une traduction anglaise (aide à la lecture) Traduction automatique, fournie comme aide de compréhension : l'offre fait foi dans sa langue d'origine et la candidature se fait dans cette langue

Job Overview

A leading company operating in the retail and distribution sector is strengthening its teams and, as part of its development, is looking for an Executive Secretary.

Key Information

• Job Title: Executive Secretary
• Department / Service: General Management
• Reporting Line: Managing Director
• Work Location: Bamako, Mali
• Contract Type: CDD, preceded by a probationary period

Context

To guarantee effective administrative support to its General Management and facilitate coordination between its various departments (sales, distribution, services), the company is looking for an organized, methodical and available person to fill this position.

Main Mission

The Executive Secretary provides support to General Management in the daily management of its activities. He or she handles the administration of the executive secretariat and acts as a liaison between management, internal departments and the company's external partners.

Activities and Responsibilities

• Organize the Managing Director's schedule, plan appointments and manage travel
• Welcome in person and by telephone visitors, clients and management partners
• Draft, format and send letters, minutes, service notes and presentations
• Prepare management meetings (invitations, logistical organization, drafting of minutes, follow-up on decisions taken)
• Manage, classify and archive administrative documents, including confidential files
• Ensure administrative follow-up of routine files and monitor compliance with important deadlines
• Promote the flow of information between General Management and the various departments (sales, financial, logistics)
• Handle correspondence with international partners and, if necessary, provide translation or proofreading

Education

• Bac+2/3 or BT2 in Executive Secretariat, Assistance