SECRETARIAT

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recherche un(e) Secrétaire qualifié(e) pour assurer la gestion efficace du secrétariat et le soutien administratif des différents services. Rattaché(e) à la hiérarchie administrative, vous jouerez un rôle central dans le traitement des courriers, l’organisation des rendez-vous, la gestion documentaire et la fluidité de la communication interne et externe. Le poste, de catégorie Agent de maîtrise, requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques, une excellente présentation ainsi qu’un sens élevé de l’organisation et de la discrétion. Le ou la candidat(e) devra être titulaire d’un BTS en Secrétariat, Assistanat de direction, Gestion administrative ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2, avec une expérience probante dans un environnement administratif en Côte d’Ivoire.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs
• Gérer le standard, filtrer les appels et orienter les interlocuteurs vers les services concernés
• Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs
• Assurer l’enregistrement, le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs
• Organiser et gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements de la hiérarchie
• Préparer les convocations, les dossiers de réunion et assurer le suivi des actions décidées
• Suivre le circuit de validation et de transmission des documents internes et externes
• Gérer les fournitures de bureau, les consommables et contribuer au suivi des besoins logistiques du service
• Assurer la réception, l’envoi et le suivi du courrier entrant et sortant
• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi administratif et des bases de données internes
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures internes
• Apporter un appui administratif aux différents services selon les besoins de l’administration

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat, Assistanat de direction, Gestion administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une bonne maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques
• Avoir une excellente expression orale et écrite en français
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de courtoisie et d’un bon sens de l’organisation
• Savoir gérer les priorités, respecter les délais et travailler sous pression
• Présenter une bonne capacité d’adaptation dans un environnement administratif structuré
• Être de bonne moralité, ponctuel(le) et assidu(e)
• Sexe : féminin ou masculin, selon le profil recherché par l’entreprise, avec priorité aux compétences et à l’expérience

Connaissances particulières requises

• Maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Connaissance des techniques de rédaction administrative, de mise en page et de traitement de courrier
• Maîtrise des procédures de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Bonne pratique de la gestion d’agenda, de la planification de réunions et du suivi des échéances
• Capacité à utiliser un standard téléphonique, un photocopieur, un scanner et des outils de numérisation
• Connaissance des règles de confidentialité et de circulation de l’information en milieu administratif
• Notions en gestion des fournitures, suivi des stocks de bureau et appui logistique
• Bonne compréhension des circuits de validation et de transmission des documents administratifs
• Maîtrise des techniques d’accueil et de relation avec les usagers, partenaires et collaborateurs

Compétences

• Maîtrise de Microsoft Office : Word Excel PowerPoint et Outlook. Connaissance des techniques de rédaction administrative de mise en page et de traitement de courrier. Maîtrise des procédures de classement d’archivage et de gestion documentaire. Bonne pratique de la gestion d’agenda de la planification de réunions et du suivi des échéances. Capacité à utiliser un standard téléphonique un photocopieur un scanner et des outils de numérisation. Connaissance des règles de confidentialité et de circulation de l’information en milieu administratif
• Notions en gestion des fournitures suivi des stocks de bureau et appui logistique. Bonne compréhension des circuits de validation et de transmission des documents administratifs
• Maîtrise des techniques d’accueil et de relation avec les usagers partenaires et collaborateurs