SECRETARIAT MEDICAL

Expérience

1 an

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en analyses médicales, notre structure recherche un(e) Secrétaire Médical(e) pour assurer la gestion administrative et l’accueil au sein du laboratoire. Véritable interface entre les patients, les biologistes, les préleveurs et l’équipe technique, le/la titulaire du poste contribue à la fluidité du parcours patient, à la qualité de la relation client et à la bonne organisation des dossiers d’analyses médicales. Le poste s’adresse à un(e) professionnel(le) de niveau Bac+3, titulaire d’une Licence en Analyses médicales, disposant d’une bonne maîtrise des procédures de secrétariat médical appliquées au secteur des laboratoires d’analyses. La personne retenue devra faire preuve de rigueur, de discrétion, d’un sens aigu de l’organisation et d’une excellente capacité à gérer simultanément l’accueil, la saisie des résultats, le suivi des dossiers patients et la coordination avec les équipes de prélèvement et de validation biologique.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, prescripteurs et partenaires, avec une orientation claire selon les examens demandés
• Enregistrer les patients dans le système informatique du laboratoire et vérifier l’exhaustivité des informations administratives et médicales nécessaires à la prise en charge des analyses
• Créer, classer et mettre à jour les dossiers patients, demandes d’examens et documents de transmission, dans le respect de la confidentialité médicale
• Réceptionner, trier et transmettre les échantillons biologiques et les demandes d’analyses aux services concernés selon les procédures internes
• Assurer la saisie, la mise en forme et l’édition des résultats d’analyses médicales sous la supervision des biologistes et selon les règles de validation en vigueur
• Gérer la remise des comptes rendus d’analyses aux patients, aux structures de santé ou aux prescripteurs autorisés, dans le respect du secret professionnel
• Organiser les rendez-vous de prélèvement, les dépôts d’échantillons et le suivi des examens nécessitant une préparation particulière (jeûne, horaires spécifiques, etc.)
• Contrôler la conformité des pièces administratives liées à la facturation, aux prises en charge, aux assurances ou aux conventions avec les organismes partenaires
• Participer à la gestion des appels de relance pour les résultats disponibles, les dossiers incomplets ou les examens complémentaires demandés
• Veiller à la bonne tenue du secrétariat, à l’archivage des dossiers et à l’application des procédures qualité du laboratoire d’analyses médicales
• Collaborer avec les techniciens de laboratoire, les agents de prélèvement et le biologiste responsable pour garantir un circuit de traitement des dossiers fluide et fiable
• Contribuer au respect des normes d’hygiène, de traçabilité et de confidentialité propres à l’environnement des analyses médicales

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence en Analyses médicales, conformément au niveau d’étude requis Bac+3
• Disposer d’une formation ou d’une expérience en secrétariat médical, idéalement en laboratoire d’analyses médicales ou en milieu biomédical
• Maîtriser les règles de confidentialité, du secret médical et de la gestion documentaire dans un environnement de santé
• Avoir une excellente présentation, un sens de l’accueil développé et une communication professionnelle avec les patients et les prescripteurs
• Être rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement à forte activité
• Maîtriser les outils bureautiques et, si possible, les logiciels de gestion de laboratoire et de saisie des résultats
• Faire preuve de courtoisie, de patience et d’empathie dans la relation avec les patients
• Être capable de travailler en équipe pluridisciplinaire avec les biologistes, techniciens de laboratoire et agents de prélèvement
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes ; une bonne disponibilité et une grande discrétion sont indispensables
• Une expérience préalable d’au moins 1 à 2 ans dans un laboratoire d’analyses médicales constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance de l’organisation d’un laboratoire d’analyses médicales : accueil, enregistrement, circuit des échantillons, édition et remise des résultats
• Maîtrise des terminologies de base en analyses médicales : hématologie, biochimie, sérologie, parasitologie, microbiologie, immunologie
• Connaissance des règles de traçabilité des prélèvements, de l’identification patient et de la gestion des demandes d’examens
• Capacité à utiliser un logiciel de gestion de laboratoire (LIS) ou un outil de saisie et d’édition des comptes rendus biologiques
• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie professionnelle et archivage numérique
• Connaissance des procédures de préparation des patients avant analyses : jeûne, horaires de prélèvement, conservation et acheminement des échantillons
• Compréhension des exigences liées à l’hygiène, à la biosécurité et à la confidentialité dans un environnement d’analyses biologiques
• Capacité à vérifier les concordances entre ordonnance, demande d’examen, identité du patient et prise en charge administrative
• Connaissance des notions de facturation des actes de laboratoire, de prise en charge assurance ou convention, et de suivi des impayés
• Excellente expression orale et écrite en français ; la maîtrise d’une langue locale ou de l’anglais est un atout selon le contexte du laboratoire

Compétences

• Bonne connaissance de l’organisation d’un laboratoire d’analyses médicales : accueil enregistrement circuit des échantillons édition et remise des résultats. Maîtrise des terminologies de base en analyses médicales : hématologie biochimie sérologie parasitologie microbiologie immunologie. Connaissance des règles de traçabilité des prélèvements de l’identification patient et de la gestion des demandes d’examens. Capacité à utiliser un logiciel de gestion de laboratoire (LIS) ou un outil de saisie et d’édition des comptes rendus biologiques
• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word Excel messagerie professionnelle et archivage numérique. Connaissance des procédures de préparation des patients avant analyses : jeûne horaires de prélèvement conservation et acheminement des échantillons. Compréhension des exigences liées à l’hygiène à la biosécurité et à la confidentialité dans un environnement d’analyses biologiques. Capacité à vérifier les concordances entre ordonnance demande d’examen identité du patient et prise en charge administrative. Connaissance des notions de facturation des actes de laboratoire de prise en charge assurance ou convention et de suivi des impayés. Excellente expression orale et écrite en français ; la maîtrise d’une langue locale ou de l’anglais est un atout selon le contexte du laboratoire