Stagiaire ACCM de la base

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de nos activités administratives, nous recherchons un(e) Stagiaire ACCM de la base pour appuyer la gestion opérationnelle et documentaire de la base administrative. Rattaché(e) à l’équipe Administration, le/la stagiaire participera au suivi des dossiers, à la mise à jour des registres, au classement des pièces et à la coordination des flux d’informations entre les différents services de la base. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Secrétariat ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans un environnement structuré, au contact des pratiques de gestion administrative, de traitement documentaire et de support aux opérations de base.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et collaborateurs de la base administrative
• Participer à la gestion du courrier entrant et sortant, au tri, à l’enregistrement et à la diffusion des documents administratifs
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs, contrats, correspondances et pièces justificatives
• Appuyer la saisie et la mise à jour des tableaux de suivi administratif (présences, mouvements de dossiers, suivi des demandes internes)
• Contribuer à la préparation des réunions, à la rédaction de notes simples, comptes rendus et documents de service
• Assister dans le suivi des fournitures de bureau, des consommables et des besoins logistiques de la base
• Participer à la circulation des informations entre les services opérationnels, la hiérarchie et les interlocuteurs externes
• Veiller à la bonne tenue des archives physiques et numériques selon les procédures internes de l’administration
• Appuyer le traitement des demandes administratives courantes et le suivi des validations internes
• Respecter la confidentialité des informations traitées et appliquer les consignes administratives en vigueur

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat, Gestion Administrative ou spécialité équivalente de niveau Bac+2
• Justifier d’une bonne présentation, d’un sens de l’accueil et d’une excellente expression orale et écrite en français
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de rigueur et de gestion des priorités dans un environnement administratif
• Maîtriser les outils bureautiques de base : Word, Excel, Outlook et la saisie de documents administratifs
• Être discret(ète), disponible, ponctuel(le) et capable de travailler en équipe avec différents services
• Avoir un intérêt marqué pour les fonctions d’assistanat, de gestion documentaire et de support administratif
• Sexe : indifférent, avec priorité aux candidatures répondant le mieux aux exigences du poste
• Être disponible pour un stage à temps plein dans la base administrative

Connaissances particulières requises

• Techniques de classement, archivage et gestion documentaire en administration
• Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie professionnelle et mise en forme de documents
• Connaissance des circuits de validation administrative et du suivi des courriers et notes internes
• Notions de gestion des fournitures, du stock de bureau et du suivi des besoins logistiques
• Capacité à tenir des tableaux de bord simples et à assurer un reporting administratif régulier
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de circulation de l’information
• Bonne compréhension des procédures d’accueil, de réception et d’orientation des interlocuteurs en milieu administratif
• Maîtrise du français professionnel, à l’écrit comme à l’oral

Compétences

• Techniques de classement archivage et gestion documentaire en administration. Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte tableur messagerie professionnelle et mise en forme de documents. Connaissance des circuits de validation administrative et du suivi des courriers et notes internes
• Notions de gestion des fournitures du stock de bureau et du suivi des besoins logistiques. Capacité à tenir des tableaux de bord simples et à assurer un reporting administratif régulier
• Connaissance des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de circulation de l’information. Bonne compréhension des procédures d’accueil de réception et d’orientation des interlocuteurs en milieu administratif. Maîtrise du français professionnel à l’écrit comme à l’oral