Stagiaire agent administratif

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Agent Administratif pour renforcer l’équipe administrative d’une structure du secteur de la santé en Côte d’Ivoire. Sous la supervision du responsable administratif et en lien avec les services de soins, le/la stagiaire participera au bon fonctionnement du secrétariat, à l’accueil des patients et visiteurs, ainsi qu’au traitement des dossiers administratifs liés aux consultations, aux rendez-vous et à la gestion documentaire. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire du BAC, idéalement en classe de Terminale ou récemment diplômé(e) d’un BAC, avec une bonne aisance relationnelle, de la rigueur et un réel intérêt pour l’environnement sanitaire. Une bonne maîtrise des tâches de bureau, du classement des documents médicaux et de l’accueil en milieu de santé est attendue afin de contribuer à la qualité du service rendu aux patients et au personnel soignant.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, accompagnants, fournisseurs et visiteurs dans le respect des règles de confidentialité propres au secteur de la santé
• Enregistrer et orienter les patients vers les services concernés : consultation, soins, laboratoire, pharmacie, imagerie ou facturation
• Réceptionner, trier, classer et archiver les dossiers administratifs et documents médicaux selon les procédures internes
• Participer à la saisie et à la mise à jour des informations administratives des patients dans les registres ou logiciels de gestion
• Préparer les convocations, rendez-vous, fiches de consultation et documents administratifs liés au parcours patient
• Effectuer le suivi des courriers, notes de service, bons de commande et documents de liaison entre les services
• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des consommables administratifs
• Appuyer le secrétariat dans la rédaction, la photocopie, le scan et l’édition de documents administratifs et médicaux
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et au respect des procédures d’organisation interne
• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre du stage

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC toutes séries, avec une spécialité ou une orientation en secrétariat, bureautique, gestion administrative ou équivalent
• Niveau d’étude requis : Terminale ou récent(e) diplômé(e) du BAC
• Être disponible pour un stage en milieu de santé et capable de respecter les règles d’hygiène, de discrétion et de confidentialité
• Avoir une bonne présentation, un sens de l’accueil et une attitude courtoise envers les patients et le personnel médical
• Être organisé(e), ponctuel(le), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Être à l’aise dans un environnement exigeant, avec un bon sens du service et de l’écoute
• Maîtriser le français écrit et oral ; la connaissance d’une langue locale est un atout
• Sexe : H/F, poste ouvert à toute personne répondant au profil recherché

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases du secrétariat administratif en structure sanitaire : accueil, orientation, prise de messages et gestion des rendez-vous
• Connaissance des procédures de classement, archivage et conservation des dossiers patients et documents administratifs
• Bonne utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique et éventuellement logiciels de gestion des patients
• Compréhension des notions de confidentialité médicale, secret professionnel et respect des données personnelles
• Capacité à traiter des documents liés aux consultations, à la facturation, aux bons de laboratoire et aux bordereaux administratifs
• Notions de gestion de stock de fournitures administratives et de suivi des consommables
• Capacité à travailler avec méthode dans un environnement de santé nécessitant réactivité, précision et sens des priorités
• Connaissance des règles de base d’hygiène, de circulation et d’accueil en établissement sanitaire

Compétences

• Maîtrise des bases du secrétariat administratif en structure sanitaire : accueil orientation prise de messages et gestion des rendez-vous. Connaissance des procédures de classement archivage et conservation des dossiers patients et documents administratifs. Bonne utilisation des outils bureautiques : Word Excel messagerie électronique et éventuellement logiciels de gestion des patients. Compréhension des notions de confidentialité médicale secret professionnel et respect des données personnelles. Capacité à traiter des documents liés aux consultations à la facturation aux bons de laboratoire et aux bordereaux administratifs. Notions de gestion de stock de fournitures administratives et de suivi des consommables
• Capacité à travailler avec méthode dans un environnement de santé nécessitant réactivité précision et sens des priorités. Connaissance des règles de base d’hygiène de circulation et d’accueil en établissement sanitaire