Stagiaire agent administratif

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Agent Administratif(ve) pour rejoindre une entreprise du secteur automobile en Côte d’Ivoire. Rattaché(e) à l’équipe administrative et en lien avec les services atelier, pièces de rechange, réception et facturation, vous participerez au suivi administratif quotidien des activités liées à l’exploitation d’un garage, d’une concession ou d’un service après-vente automobile. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire du BAC, idéalement en Terminale ou récemment diplômé(e) d’un BAC en série adaptée à l’administration, à la gestion ou au commerce. Il/elle contribuera à la bonne tenue des dossiers clients et véhicules, au classement des documents liés aux ordres de réparation, devis, factures, bons de livraison et à la circulation des informations entre les différents services. Une bonne présentation, le sens de l’organisation et l’intérêt pour l’environnement automobile sont essentiels pour réussir dans ce poste. L’objectif du stage est de permettre au/à la candidat(e) de développer des compétences concrètes en gestion administrative dans un contexte automobile, en découvrant les exigences de rigueur, de réactivité et de confidentialité propres au secteur.

• Assurer l’accueil administratif des clients, fournisseurs et visiteurs au sein de la concession, du garage ou du service après-vente
• Recevoir, enregistrer et classer les documents liés aux véhicules : ordres de réparation, devis, bons de commande, bons de livraison, factures et fiches de suivi
• Participer à la saisie et à la mise à jour des dossiers clients, véhicules et interventions dans les outils de gestion interne
• Préparer les dossiers administratifs pour la facturation des prestations atelier, entretien, vidange, diagnostic ou vente de pièces de rechange
• Suivre la circulation des bons entre les services réception, atelier mécanique, magasin pièces détachées et comptabilité
• Vérifier la conformité des pièces administratives avant transmission : signatures, références véhicules, immatriculations, dates et montants
• Effectuer le classement physique et numérique des documents administratifs selon les procédures internes
• Assister l’équipe dans la rédaction de courriers, rapports simples, notes internes et tableaux de suivi
• Participer au suivi des stocks documentaires liés aux pièces de rechange, accessoires ou consommables administratifs
• Appuyer le service dans les tâches de photocopie, scan, archivage et diffusion des documents aux personnes concernées
• Contribuer à la bonne organisation du bureau administratif et au respect des délais de traitement des dossiers
• Exécuter toute autre tâche administrative compatible avec le profil de stagiaire et les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC, idéalement en secrétariat, gestion, administration, commerce ou série équivalente
• Être au niveau Terminale ou récemment diplômé(e) du BAC, avec une bonne disponibilité pour un stage d’apprentissage
• Intérêt marqué pour le secteur automobile et compréhension de base de l’environnement d’une concession, d’un atelier ou d’un service après-vente
• Bonne présentation, politesse, discrétion et sens du service client
• Capacité à travailler en équipe avec les services atelier, magasin pièces détachées, accueil et comptabilité
• Être rigoureux(se), organisé(e) et capable de respecter les procédures administratives et les délais
• Maîtrise correcte du français écrit et oral
• Sexe : Homme ou Femme, poste ouvert à tous les profils répondant aux critères

Connaissances particulières requises

• Connaissance de base des documents administratifs utilisés dans l’automobile : ordre de réparation, devis, facture, bon de commande, bon de livraison, fiche véhicule
• Maîtrise élémentaire de l’outil informatique : saisie de données, traitement de texte, tableur, classement de fichiers et archivage numérique
• Capacité à suivre les dossiers clients et véhicules avec rigueur et confidentialité
• Notions de gestion de flux administratifs entre réception, atelier mécanique, magasin de pièces de rechange et facturation
• Compréhension des étapes administratives liées à l’entretien, la réparation, la vente de pièces détachées et le suivi après-vente
• Bonne capacité de classement, d’archivage et de recherche documentaire
• Aisance dans la rédaction de courriers simples, notes de service et tableaux de suivi
• Connaissance appréciée des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie professionnelle)
• Sens de l’organisation, de la ponctualité et du respect des procédures internes propres au secteur automobile

Compétences

• Connaissance de base des documents administratifs utilisés dans l’automobile : ordre de réparation devis facture bon de commande bon de livraison fiche véhicule. Maîtrise élémentaire de l’outil informatique : saisie de données traitement de texte tableur classement de fichiers et archivage numérique. Capacité à suivre les dossiers clients et véhicules avec rigueur et confidentialité
• Notions de gestion de flux administratifs entre réception atelier mécanique magasin de pièces de rechange et facturation. Compréhension des étapes administratives liées à l’entretien la réparation la vente de pièces détachées et le suivi après-vente. Bonne capacité de classement d’archivage et de recherche documentaire. Aisance dans la rédaction de courriers simples notes de service et tableaux de suivi. Connaissance appréciée des outils bureautiques courants (Word Excel messagerie professionnelle). Sens de l’organisation de la ponctualité et du respect des procédures internes propres au secteur automobile