Stagiaire agent d'accueil

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en enseignement-formation, notre structure recherche un(e) Stagiaire Agent d'Accueil dynamique et rigoureux(se), titulaire d'un BTS, idéalement en Secrétariat de Direction, Gestion Commerciale, Communication d'entreprise ou toute spécialité équivalente de niveau Bac+2. Véritable premier point de contact des apprenants, parents, formateurs, visiteurs et partenaires, vous contribuerez à offrir une expérience d'accueil professionnelle, chaleureuse et conforme aux standards d'un établissement de formation. Rattaché(e) à l'administration, vous participerez à la gestion quotidienne de l'accueil physique et téléphonique, à l'orientation des publics, à la circulation de l'information interne et à la bonne organisation des activités administratives liées au fonctionnement pédagogique. Ce stage constitue une opportunité d'acquérir une expérience concrète dans un environnement éducatif exigeant, où le sens du service, la discrétion et la maîtrise des outils bureautiques sont essentiels.

• Assurer l'accueil physique des apprenants, parents, candidats, formateurs, visiteurs et partenaires au sein de l'établissement
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les services concernés (scolarité, direction, coordination pédagogique, comptabilité)
• Renseigner les usagers sur les offres de formation, les horaires de cours, les procédures d'inscription, les calendriers académiques et les modalités administratives
• Enregistrer et orienter les demandes d'information, réclamations et requêtes vers les interlocuteurs appropriés
• Participer à la gestion des rendez-vous, des plannings de réception et de l'agenda des responsables administratifs ou pédagogiques
• Assurer la tenue du registre des visiteurs, la distribution du courrier et la gestion de la documentation d'accueil
• Contribuer à la préparation des salles de réunion, des sessions d'information, des inscriptions et des journées portes ouvertes
• Mettre à jour les tableaux de suivi liés à l'accueil, aux inscriptions et aux contacts entrants
• Veiller à la bonne présentation de l'espace d'accueil, au respect des procédures internes et à la qualité de l'image de l'établissement
• Appuyer l'équipe administrative dans certaines tâches de secrétariat courant et de classement de documents
• Participer à l'orientation des apprenants vers les services académiques et les informations relatives à leur parcours de formation
• Exécuter toute autre tâche connexe confiée par la hiérarchie dans le cadre du bon fonctionnement du service d'accueil

Profil recherché

• Être titulaire d'un BTS, de préférence en Secrétariat de Direction, Gestion Commerciale, Communication d'entreprise, Assistanat de Direction ou spécialité équivalente
• Avoir un niveau d'étude minimum Bac+2 conforme au profil recherché
• Être disponible pour un stage professionnel dans un établissement du secteur enseignement-formation
• Avoir une excellente présentation, une bonne élocution et un sens développé de l'accueil et du service
• Maîtriser les règles de politesse professionnelle, de confidentialité et de discrétion
• Être capable de travailler en équipe et de communiquer aisément avec des publics variés : apprenants, parents, enseignants et visiteurs
• Être organisé(e), ponctuel(le), réactif(ve) et capable de gérer plusieurs sollicitations simultanément
• Maîtriser les outils bureautiques de base, notamment Word, Excel, Outlook et la messagerie électronique
• Être à l'aise avec les procédures d'accueil, d'orientation et de suivi administratif dans un cadre scolaire ou de formation
• Sexe : féminin ou masculin, selon les aptitudes et la présentation professionnelle requises pour le poste

Connaissances particulières requises

• Techniques d'accueil physique et téléphonique en milieu éducatif
• Gestion de la relation usager dans un établissement d'enseignement ou de formation
• Maîtrise des outils de secrétariat et de bureautique : traitement de texte, tableurs, messagerie professionnelle, archivage numérique
• Connaissance des procédures d'inscription, de préinscription, d'orientation et de suivi administratif des apprenants
• Capacité à gérer un standard téléphonique, un registre de visiteurs et des tableaux de suivi
• Notions de classement, d'archivage, de gestion documentaire et de circulation de l'information
• Connaissance des règles de confidentialité liées aux données des apprenants et aux documents administratifs
• Bonne maîtrise du français écrit et oral, avec un vocabulaire professionnel adapté au secteur enseignement-formation
• Capacité à informer sur les services pédagogiques, les calendriers de formation et les procédures internes
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et aptitude à maintenir un accueil de qualité en période d'affluence

Compétences

• Techniques d'accueil physique et téléphonique en milieu éducatif
• Gestion de la relation usager dans un établissement d'enseignement ou de formation
• Maîtrise des outils de secrétariat et de bureautique : traitement de texte tableurs messagerie professionnelle archivage numérique. Connaissance des procédures d'inscription de préinscription d'orientation et de suivi administratif des apprenants. Capacité à gérer un standard téléphonique un registre de visiteurs et des tableaux de suivi. Notions de classement d'archivage de gestion documentaire et de circulation de l'information. Connaissance des règles de confidentialité liées aux données des apprenants et aux documents administratifs
• Bonne maîtrise du français écrit et oral avec un vocabulaire professionnel adapté au secteur enseignement-formation. Capacité à informer sur les services pédagogiques les calendriers de formation et les procédures internes. Sens de l'organisation gestion des priorités et aptitude à maintenir un accueil de qualité en période d'affluence