STAGIAIRE AGENT D'ACCUEIL/RECEPSIONNISTE

Expérience

3 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de notre dispositif d’accueil et d’assistance administrative, nous recherchons un(e) Stagiaire Agent d’Accueil / Réceptionniste pour rejoindre notre structure évoluant dans le secteur Médicale. Rattaché(e) au service administratif, le/la stagiaire participera à la prise en charge des visiteurs, à l’orientation des usagers, à la gestion des appels entrants ainsi qu’au soutien des tâches courantes de réception et d’assistanat. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète pour un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Assistant, souhaitant développer ses compétences en accueil physique et téléphonique, en gestion administrative de base et en relation usagers. Le poste requiert une bonne présentation, un sens aigu du service, de la discrétion et une capacité à travailler dans un environnement administratif structuré, avec des interactions régulières avec les collaborateurs, les partenaires et les visiteurs.

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, usagers, prestataires et partenaires au sein de l’administration
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les services concernés
• Enregistrer les visiteurs, délivrer les badges d’accès et veiller au respect des procédures d’accueil et de sécurité interne
• Fournir les premiers renseignements administratifs de base aux usagers et orienter vers les interlocuteurs compétents
• Gérer le courrier entrant et sortant, les plis, colis et documents administratifs selon les consignes du service
• Tenir à jour les registres d’accueil, les tableaux de suivi des visites et les fichiers de réception
• Appuyer le service administratif dans les tâches de classement, d’archivage et de mise en forme de documents
• Préparer et organiser l’espace d’accueil afin de garantir une présentation soignée et professionnelle
• Participer à la gestion des rendez-vous, réservations de salles et coordination des agendas selon les besoins du service
• Assurer la remontée des informations utiles aux responsables administratifs et signaler toute anomalie ou situation particulière

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistant, avec un niveau d’étude minimum Bac+2
• Formation ou spécialité en assistanat, secrétariat, accueil ou gestion administrative appréciée
• Bonne présentation, élocution claire et sens de l’accueil irréprochable
• Maîtrise du français oral et écrit ; la connaissance d’une langue locale ou de l’anglais serait un atout
• Discrétion, courtoisie, ponctualité et respect de la confidentialité des informations administratives
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs sollicitations simultanément
• Être rigoureux(se), organisé(e) et attentif(ve) aux procédures internes
• Poste ouvert aux femmes et aux hommes, avec une présentation professionnelle adaptée à une fonction d’accueil
• Jeune diplômé(e) ou candidat(e) en recherche de stage pratique dans le domaine administratif souhaité

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Connaissance des règles de traitement du courrier, de tri, d’enregistrement et de circulation des documents
• Utilisation courante des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et messagerie professionnelle
• Capacité à renseigner des tableaux de suivi, registres d’accueil et fiches de présence visiteurs
• Notions de gestion administrative de base : classement, archivage, reproduction et préparation de dossiers
• Compréhension des procédures de sécurité, de contrôle d’accès et de confidentialité en administration
• Gestion des appels entrants, prise de messages et transmission fiable des informations aux services concernés
• Sens du service public ou du service aux usagers, selon l’organisation administrative en place
• Bonne maîtrise des règles de communication professionnelle et du savoir-être en réception

Compétences

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Connaissance des règles de traitement du courrier de tri d’enregistrement et de circulation des documents. Utilisation courante des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et messagerie professionnelle. Capacité à renseigner des tableaux de suivi registres d’accueil et fiches de présence visiteurs. Notions de gestion administrative de base : classement archivage reproduction et préparation de dossiers. Compréhension des procédures de sécurité de contrôle d’accès et de confidentialité en administration. Gestion des appels entrants prise de messages et transmission fiable des informations aux services concernés. Sens du service public ou du service aux usagers selon l’organisation administrative en place. Bonne maîtrise des règles de communication professionnelle et du savoir-être en réception