Stagiaire agent de bureau

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, une structure évoluant dans le secteur de l’Administration recrute un(e) Stagiaire Agent de Bureau. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire au minimum d’un niveau Terminale, disposant idéalement d’un Certificat en Employé de bureau, Agent releveur, et souhaitant acquérir une première expérience pratique dans la gestion courante des tâches de bureau, le suivi administratif et les opérations de relève. Sous la supervision de l’équipe administrative, le/la stagiaire participera à l’exécution des tâches de classement, d’accueil, de saisie simple, de distribution du courrier, de tenue de registres et de collecte d’informations sur le terrain ou en interne selon les besoins du service. Ce poste constitue une opportunité d’apprentissage dans un environnement structuré, avec une exposition aux procédures administratives, à la rigueur documentaire et aux méthodes de relevé d’informations propres aux services de bureau. Le poste est ouvert à un(e) candidat(e) motivé(e), organisé(e), discret(ète) et capable de travailler avec méthode, dans le respect de la confidentialité des documents et des consignes de service.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, visiteurs ou interlocuteurs du service administratif
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant selon les procédures internes
• Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs, registres et documents de bureau
• Participer à la saisie simple de données administratives, de fiches de suivi, de tableaux de relève ou de formulaires internes
• Appuyer la tenue des cahiers de transmission, journaux de bord et documents de circulation interne
• Réaliser des opérations de relève d’informations ou de constatation simple selon les instructions du supérieur hiérarchique
• Préparer les documents de travail : photocopie, assemblage, numérotation, mise sous pli et distribution interne
• Veiller à la bonne organisation du poste de travail, au rangement des fournitures et au suivi du matériel de bureau
• Assister l’équipe dans le suivi des courriers, notes de service, convocations et documents administratifs courants
• Respecter les consignes de confidentialité, de ponctualité et de discipline liées au fonctionnement du service

Profil recherché

• Être titulaire au minimum d’un niveau d’étude Terminale
• Être titulaire d’un Certificat en Employé de bureau, Agent releveur ou d’une formation équivalente en secrétariat, bureautique ou administration
• Être disponible pour un stage professionnel à temps plein ou selon les besoins du service
• Être rigoureux(se), organisé(e), discret(ète) et capable de respecter les délais et consignes administratives
• Avoir une bonne présentation et un sens de l’accueil développé
• Maîtriser le français écrit et oral à un niveau satisfaisant
• Savoir travailler en équipe et s’adapter à un environnement administratif structuré
• Être de sexe masculin ou féminin : poste ouvert à toutes les candidatures qualifiées, avec une préférence éventuelle selon l’organisation interne du service

Connaissances particulières requises

• Connaissance des tâches courantes de bureau : accueil, classement, archivage, distribution du courrier, tenue de registres
• Capacité à effectuer des relevés simples d’informations et à renseigner correctement des fiches ou formulaires administratifs
• Notions de bureautique de base : saisie sur ordinateur, traitement simple de texte, utilisation du clavier et gestion de fichiers
• Maîtrise des outils usuels de bureau : photocopieur, imprimante, scanner, téléphone fixe et matériel de classement
• Connaissance des règles élémentaires de confidentialité, de discrétion professionnelle et de conservation des documents administratifs
• Capacité à lire, vérifier et retranscrire des informations avec exactitude
• Notions de circulation interne des documents, de suivi de courrier et de transmission hiérarchique
• Compréhension des procédures administratives de base appliquées dans un service de bureau en Côte d’Ivoire

Compétences

• Connaissance des tâches courantes de bureau : accueil classement archivage distribution du courrier tenue de registres. Capacité à effectuer des relevés simples d’informations et à renseigner correctement des fiches ou formulaires administratifs
• Notions de bureautique de base : saisie sur ordinateur traitement simple de texte utilisation du clavier et gestion de fichiers. Maîtrise des outils usuels de bureau : photocopieur imprimante scanner téléphone fixe et matériel de classement. Connaissance des règles élémentaires de confidentialité de discrétion professionnelle et de conservation des documents administratifs. Capacité à lire vérifier et retranscrire des informations avec exactitude. Notions de circulation interne des documents de suivi de courrier et de transmission hiérarchique. Compréhension des procédures administratives de base appliquées dans un service de bureau en Côte d’Ivoire