Stagiaire agent de bureau

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités de distribution, une entreprise du secteur du commerce recrute un(e) Stagiaire Agent de Bureau pour renforcer son équipe administrative et commerciale. Rattaché(e) à la direction ou au service administratif, le/la stagiaire participera au suivi quotidien des opérations de bureau liées à la gestion des commandes, aux documents de livraison, à l’archivage des dossiers clients et fournisseurs, ainsi qu’au traitement des informations commerciales. Ce poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’une Licence en Commerce, avec un niveau d’étude BAC+3, souhaitant évoluer dans un environnement dynamique de distribution où la rigueur, la rapidité de traitement et le sens du service sont essentiels. Le/la stagiaire contribuera à la fluidité des échanges entre les services administratifs, commerciaux, logistiques et la force de vente, tout en développant des compétences pratiques en gestion documentaire, suivi administratif et support aux opérations de distribution.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, partenaires, livreurs et visiteurs dans le respect des procédures de l’entreprise
• Réceptionner, enregistrer et classer les bons de commande, bons de livraison, factures et autres documents liés aux opérations de distribution
• Participer au suivi administratif des commandes clients et à la mise à jour des tableaux de bord commerciaux et logistiques
• Préparer et transmettre les dossiers nécessaires aux services concernés : commercial, stock, approvisionnement et comptabilité
• Effectuer la saisie des données relatives aux ventes, aux livraisons et aux retours de marchandises dans les outils de gestion
• Assurer l’archivage physique et numérique des documents commerciaux et administratifs selon les normes internes
• Contribuer au traitement des réclamations simples liées aux écarts de livraison, aux erreurs de facturation ou aux retards de traitement
• Appuyer la coordination entre les équipes de bureau, les commerciaux terrain et les équipes de dépôt ou de distribution
• Mettre à jour les fichiers clients, fournisseurs et points de vente en veillant à la fiabilité des informations
• Participer à la préparation de courriers, notes de service, comptes rendus et autres documents administratifs
• Veiller à la bonne circulation de l’information au sein du service et au respect des délais de traitement
• Exécuter toute autre tâche administrative en lien avec le fonctionnement du bureau et les besoins du service distribution

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence en Commerce, avec une spécialité en Commerce
• Avoir un niveau d’étude minimum BAC+3, conformément au profil recherché
• Être disponible pour un stage professionnel dans un environnement de commerce et de distribution
• Avoir une bonne présentation, un sens développé de l’accueil et de la communication professionnelle
• Être rigoureux(se), organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches administratives en parallèle
• Maîtriser les outils bureautiques courants et faire preuve d’aisance dans le traitement de documents commerciaux
• Avoir le sens du service, de la confidentialité et du respect des procédures internes
• Être capable de travailler sous supervision, avec discipline et esprit d’équipe
• Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, dans le respect de l’égalité des chances

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance des opérations administratives liées au commerce de distribution : commandes, livraisons, retours, bons de sortie et facturation
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et logiciels de gestion administrative ou commerciale
• Capacité à effectuer la saisie, la mise à jour et le suivi de données commerciales dans des tableaux de bord
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de circulation des documents en entreprise
• Compréhension des flux de distribution entre clients, entrepôt, commercial et administration
• Notions de gestion de stock, de suivi des livraisons et de traitement des écarts de commande
• Capacité à rédiger des courriers, notes et comptes rendus professionnels
• Bonne maîtrise des techniques de communication professionnelle et de l’accueil en milieu commercial
• Connaissance des principes de confidentialité, de fiabilité de l’information et de respect des délais
• La maîtrise d’un logiciel de gestion commerciale ou ERP constitue un atout

Compétences

• Bonne connaissance des opérations administratives liées au commerce de distribution : commandes livraisons retours bons de sortie et facturation. Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et logiciels de gestion administrative ou commerciale. Capacité à effectuer la saisie la mise à jour et le suivi de données commerciales dans des tableaux de bord. Connaissance des procédures de classement d’archivage et de circulation des documents en entreprise. Compréhension des flux de distribution entre clients entrepôt commercial et administration. Notions de gestion de stock de suivi des livraisons et de traitement des écarts de commande. Capacité à rédiger des courriers notes et comptes rendus professionnels. Bonne maîtrise des techniques de communication professionnelle et de l’accueil en milieu commercial
• Connaissance des principes de confidentialité de fiabilité de l’information et de respect des délais. La maîtrise d’un logiciel de gestion commerciale ou ERP constitue un atout