DIRECTION DES INFRASTRUCTURES, DE L'EQUIPEMENT, DE LA MAINTENANCE ET DU PATRIMOINE
Plateau, Côte d'Ivoire · Publiée le 4 novembre
Stagiaire assistanat de direction
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DIRECTION DES INFRASTRUCTURES, DE L'EQUIPEMENT, DE LA MAINTENANCE ET DU PATRIMOINE STAGE DE VALIDATION BTP-CONSTRUCTION Urgent - Expire dans 6 jours
Missions
Nous recherchons un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour accompagner la Direction Générale et/ou les Responsables de service dans la gestion administrative, l’organisation quotidienne et la coordination des activités internes. Le poste s’inscrit dans un environnement professionnel exigeant, où la rigueur, la discrétion et le sens du service sont essentiels afin de faciliter le suivi des dossiers, la planification des rendez-vous et la circulation efficace de l’information. Ce stage constitue une excellente opportunité pour une candidate souhaitant développer ses compétences en assistanat de direction, secrétariat de direction et gestion administrative dans un contexte ivoirien dynamique. La personne retenue participera à l’accueil, au traitement des courriers, à la préparation des réunions, au suivi des comptes rendus et à la gestion documentaire, tout en contribuant à l’image professionnelle de l’entreprise auprès des visiteurs, partenaires et collaborateurs.
- Assister la Direction dans la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous et l’organisation des réunions internes et externes
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriers, e-mails et demandes diverses
- Préparer les dossiers administratifs, les documents de travail, les notes de service et les supports de réunion
- Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, comptes rendus, rapports et tableaux de suivi
- Assurer le suivi des signatures, validations et transmissions de documents entre les différents services
- Participer à l’organisation logistique des réunions, déplacements professionnels et événements internes
- Gérer l’archivage physique et numérique des documents de direction dans le respect des procédures internes
- Accueillir les visiteurs et partenaires avec professionnalisme et assurer une bonne première image de l’entreprise
- Contribuer au suivi des tâches administratives courantes et à la mise à jour des bases de données internes
- Appuyer la Direction dans le traitement confidentiel des informations et la coordination avec les services supports
Profil recherché
- Être titulaire d’un diplôme en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Administration des Affaires ou équivalent
- Niveau d’étude souhaité : Bac+2 au minimum, avec une spécialisation en assistanat ou secrétariat de direction
- Être disponible pour un stage professionnel à temps plein ou selon les besoins du service
- Être une femme de préférence, présentable, courtoise et dotée d’une excellente expression orale et écrite
- Avoir un bon sens de l’organisation, de la discrétion et de la confidentialité
- Être rigoureuse, proactive, ponctuelle et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
- Maîtriser les outils bureautiques et faire preuve d’aisance dans la communication professionnelle
- Une première expérience en stage ou en environnement administratif serait un atout
Connaissances particulières requises
- Maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat de direction et de gestion administrative
- Capacité à rédiger des courriers, notes internes, procès-verbaux et comptes rendus professionnels
- Connaissance des techniques d’accueil, de filtrage d’appels et de gestion de l’information
- Maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et de gestion documentaire papier et numérique
- Bonne compréhension des circuits de validation et de circulation des documents en entreprise
- Aisance dans la planification d’agendas, la coordination de réunions et le suivi des échéances
- Notions de base en communication professionnelle, relation client et gestion de la confidentialité
- Capacité à utiliser un scanner, une imprimante multifonction et éventuellement un logiciel de gestion documentaire
Compétences
- Maîtrise de Microsoft Office : Word Excel PowerPoint et Outlook. Bonne connaissance des techniques de secrétariat de direction et de gestion administrative
- Capacité à rédiger des courriers notes internes procès-verbaux et comptes rendus professionnels. Connaissance des techniques d’accueil de filtrage d’appels et de gestion de l’information. Maîtrise des méthodes de classement d’archivage et de gestion documentaire papier et numérique. Bonne compréhension des circuits de validation et de circulation des documents en entreprise
- Aisance dans la planification d’agendas la coordination de réunions et le suivi des échéances. Notions de base en communication professionnelle relation client et gestion de la confidentialité. Capacité à utiliser un scanner une imprimante multifonction et éventuellement un logiciel de gestion documentaire
Source : Agenceemploijeunes. Annonce nettoyée et résumée par CandidAI.