Stagiaire assistant conseiller

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son administration générale, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistant Conseiller motivé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un bon sens du service, pour accompagner les activités administratives et contribuer à la fluidité des opérations internes. Le poste s’inscrit au sein du secteur de l’administration générale, avec une forte exposition aux tâches de gestion documentaire, de suivi administratif, d’accueil et d’appui à la coordination des services. Ce stage constitue une opportunité de développer des compétences concrètes en administration générale, en appui-conseil et en traitement des dossiers administratifs. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra être titulaire d’un BTS en Administration générale ou d’un diplôme équivalent de niveau Bac+2, et faire preuve d’une bonne maîtrise des outils bureautiques, d’un sens aigu de l’organisation et d’une capacité à travailler dans un environnement structuré, exigeant et orienté qualité de service.

• Assister le conseiller dans le traitement, le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs courants
• Participer à l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et collaborateurs, en assurant une orientation efficace
• Contribuer à la rédaction, la saisie, la mise en forme et l’archivage des courriers, notes de service, rapports et documents administratifs
• Assurer le suivi des correspondances entrantes et sortantes ainsi que la circulation interne des documents
• Appuyer la préparation des réunions administratives, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
• Participer à la gestion et à l’organisation des archives physiques et numériques conformément aux procédures internes
• Contribuer au classement, à la vérification et à la conformité des pièces administratives
• Assister dans le suivi des échéances administratives, des tableaux de bord et des tâches de relance
• Appuyer la coordination entre les différents services pour faciliter la transmission d’informations administratives
• Veiller au respect des procédures internes, de la confidentialité des informations et des règles de bonne gouvernance administrative

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Administration générale ou d’un diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une formation solide en administration générale, gestion documentaire, secrétariat administratif ou assistanat de gestion
• Être à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Microsoft Word, Excel, Outlook et la gestion de fichiers numériques
• Avoir un bon niveau de rédaction administrative et de communication professionnelle en français
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de sens de l’organisation et de respect des délais
• Être capable de travailler en équipe et de s’adapter à un environnement administratif structuré
• Être immédiatement disponible pour un stage professionnel
• Poste ouvert aux candidats des deux sexes, dans un esprit d’égalité des chances
• Une première expérience de stage ou d’appui administratif constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire en administration générale
• Bonne connaissance des procédures administratives courantes : circulation du courrier, suivi des dossiers, tenue des registres et gestion des échéances
• Capacité à rédiger des courriers administratifs, notes internes, comptes rendus et tableaux de suivi
• Bonne pratique des outils bureautiques et de la saisie de données administratives
• Connaissance des principes de confidentialité, de traçabilité et de conformité documentaire
• Aptitude à assurer un appui-conseil de premier niveau dans le traitement des demandes administratives
• Capacité à utiliser des tableaux de bord simples pour le suivi des activités administratives
• Notions en accueil administratif, orientation des interlocuteurs et gestion des flux d’informations
• Compréhension des mécanismes de coordination interne dans une administration générale

Compétences

• Maîtrise des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire en administration générale. Bonne connaissance des procédures administratives courantes : circulation du courrier suivi des dossiers tenue des registres et gestion des échéances. Capacité à rédiger des courriers administratifs notes internes comptes rendus et tableaux de suivi. Bonne pratique des outils bureautiques et de la saisie de données administratives
• Connaissance des principes de confidentialité de traçabilité et de conformité documentaire. Aptitude à assurer un appui-conseil de premier niveau dans le traitement des demandes administratives
• Capacité à utiliser des tableaux de bord simples pour le suivi des activités administratives
• Notions en accueil administratif orientation des interlocuteurs et gestion des flux d’informations. Compréhension des mécanismes de coordination interne dans une administration générale