STAGIAIRE ASSISTANT DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recrute un(e) Stagiaire Assistant(e) de Direction pour appuyer la gestion quotidienne du secrétariat de direction, la coordination des activités administratives et le suivi des dossiers internes. Rattaché(e) à la Direction, le/la stagiaire participera à l’organisation de l’agenda, à la préparation des réunions, à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs, ainsi qu’au traitement des correspondances professionnelles dans un environnement exigeant et structuré. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat de direction. Le poste requiert de la rigueur, de la discrétion, un bon sens de l’organisation et une excellente présentation, afin d’assurer un support efficace à la hiérarchie et de contribuer à la fluidité des opérations administratives.

• Assister la Direction dans la gestion de l’agenda, la planification des rendez-vous et l’organisation des réunions internes et externes
• Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers de réunion, feuilles de présence et comptes rendus
• Rédiger, saisir, mettre en forme et archiver les courriers, notes de service, rapports et documents administratifs
• Assurer le filtrage, le traitement et le suivi des appels, courriels et correspondances adressés à la Direction
• Gérer le classement physique et numérique des dossiers administratifs et confidentiels
• Assurer le suivi des échéances administratives, des signatures, des parapheurs et des validations internes
• Coordonner les échanges entre la Direction et les différents services administratifs de la structure
• Participer à l’organisation logistique des déplacements, audiences, visites et événements de la Direction
• Veiller à la bonne circulation de l’information et à la transmission des instructions de la hiérarchie
• Apporter un appui dans le suivi des fournitures de bureau, du courrier entrant/sortant et des tâches de secrétariat courant

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, avec une spécialité en Assistanat de Direction
• Niveau d’étude requis : Bac+2 minimum
• Être disponible pour un stage professionnel au sein d’un service administratif ou d’une Direction
• Bonne maîtrise du français écrit et oral, avec une excellente capacité de rédaction administrative
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et messagerie professionnelle
• Sens de la confidentialité, de la discrétion et du respect de la hiérarchie
• Bonne présentation, courtoisie, esprit de service et aptitude à représenter la Direction avec professionnalisme
• Capacité d’organisation, gestion des priorités, polyvalence et réactivité
• Ouvert aux profils féminins et masculins, avec une préférence pour un(e) candidat(e) présentant une excellente aisance relationnelle et une grande maturité professionnelle
• Une première expérience en secrétariat, accueil de direction ou assistanat administratif serait un atout

Connaissances particulières requises

• Techniques de secrétariat de direction et d’assistanat administratif
• Gestion d’agenda, planification de réunions et coordination des rendez-vous
• Rédaction administrative : notes de service, comptes rendus, courriers officiels, rapports et synthèses
• Maîtrise du classement, de l’archivage physique et numérique des documents
• Gestion du courrier entrant et sortant, traitement des appels et suivi des correspondances
• Utilisation avancée des logiciels bureautiques et des outils de communication professionnelle
• Connaissance des procédures administratives internes et du circuit de validation des documents
• Notions en organisation logistique des déplacements et réunions de direction
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec rigueur et professionnalisme
• Bon niveau de communication écrite et orale, notamment dans un contexte administratif en Côte d’Ivoire

Compétences

• Techniques de secrétariat de direction et d’assistanat administratif
• Gestion d’agenda planification de réunions et coordination des rendez-vous. Rédaction administrative : notes de service comptes rendus courriers officiels rapports et synthèses. Maîtrise du classement de l’archivage physique et numérique des documents. Gestion du courrier entrant et sortant traitement des appels et suivi des correspondances. Utilisation avancée des logiciels bureautiques et des outils de communication professionnelle
• Connaissance des procédures administratives internes et du circuit de validation des documents
• Notions en organisation logistique des déplacements et réunions de direction
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec rigueur et professionnalisme
• Bon niveau de communication écrite et orale notamment dans un contexte administratif en Côte d’Ivoire