Stagiaire assistant(e) administratif(ve) et comptable

Expérience

6 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable pour rejoindre une structure évoluant dans le secteur de l’architecture-design en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la Direction Administrative et Financière, le/la stagiaire participera au suivi administratif, à la gestion documentaire des projets, ainsi qu’au traitement des opérations comptables courantes liées à l’activité : facturation clients, suivi des règlements, classement des pièces, rapprochements bancaires et appui à la préparation des dossiers de consultation, de chiffrage et de suivi des chantiers. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, idéalement en Comptabilité et Gestion, Assistant de Gestion PME-PMI, ou domaine équivalent, avec un niveau d’étude BAC+2. Une bonne compréhension de l’environnement architecture-design est un atout, notamment la capacité à suivre les pièces administratives des projets, les bons de commande, les devis, les situations de travaux, ainsi que les documents liés à la relation client, aux fournisseurs et aux prestataires. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans un cadre professionnel structuré, au contact des équipes projet, du bureau d’études, des fournisseurs de matériaux et des partenaires techniques.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique, ainsi que l’orientation des clients, fournisseurs et prestataires du cabinet ou de l’agence
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs, techniques et financiers des projets d’architecture et de design
• Participer à la rédaction, au suivi et à l’enregistrement des devis, bons de commande, factures et reçus liés aux prestations de conception, suivi de chantier et aménagement intérieur
• Effectuer la saisie des opérations comptables courantes : factures fournisseurs, notes de frais, encaissements, décaissements et suivi de caisse
• Contribuer au rapprochement des pièces justificatives avec les dossiers projets et à la préparation des éléments pour la comptabilité mensuelle
• Suivre les règlements clients, relancer les impayés et tenir à jour l’état des créances et des échéanciers
• Appuyer la gestion administrative des appels d’offres, consultations, contrats de prestation et conventions avec les partenaires techniques
• Préparer les dossiers administratifs nécessaires au suivi des chantiers : ordres de service, attachements, situations de travaux et PV de réception si applicable
• Assurer la mise en forme de documents professionnels : courriers, tableaux de suivi, notes internes, comptes rendus et tableaux budgétaires
• Participer au suivi des achats de fournitures de bureau, consommables et petits équipements liés à l’activité de l’agence
• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs et financiers sous Excel ou tout autre outil de gestion utilisé par l’entreprise
• Collaborer avec les équipes projet pour le suivi des délais de livraison, des commandes de matériaux, et des relations avec les fournisseurs et sous-traitants

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS, idéalement en Comptabilité et Gestion, Assistant de Gestion PME-PMI, ou spécialité équivalente de niveau BAC+2
• Avoir un intérêt marqué pour le secteur architecture-design, l’aménagement intérieur, le suivi de projets et la gestion administrative de chantier
• Être rigoureux(se), organisé(e), discret(ète) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement créatif et exigeant
• Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Microsoft Excel, Word et Outlook
• Avoir une bonne expression écrite et orale en français
• Être capable de travailler en équipe avec des architectes, designers, techniciens, fournisseurs et clients
• Avoir le sens du service, de la confidentialité et du respect des délais
• Être disponible pour un stage à temps plein
• Sexe : poste ouvert aux femmes et aux hommes

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases de la comptabilité générale : saisie des pièces comptables, lettrage, suivi des paiements, rapprochement bancaire et classement des justificatifs
• Connaissance du cycle administratif d’un projet en architecture-design : devis, bons de commande, facturation, suivi de livraison, situations de travaux et archivage des dossiers
• Bonne pratique d’Excel pour les tableaux de suivi budgétaire, le suivi des dépenses par projet et le contrôle des échéances
• Connaissance des procédures de gestion des fournisseurs, sous-traitants, artisans et prestataires techniques
• Capacité à préparer et à suivre les documents administratifs liés aux commandes de mobilier, matériaux, finitions et accessoires de décoration
• Notions de gestion de caisse, de facturation et de suivi des encaissements clients
• Maîtrise du classement physique et numérique des dossiers projets, pièces comptables et documents contractuels
• Compréhension des spécificités du secteur architecture-design : coordination entre conception, exécution, achats et suivi financier des projets
• Connaissance appréciée des outils de gestion ou logiciels comptables de base

Compétences

• Maîtrise des bases de la comptabilité générale : saisie des pièces comptables lettrage suivi des paiements rapprochement bancaire et classement des justificatifs. Connaissance du cycle administratif d’un projet en architecture-design : devis bons de commande facturation suivi de livraison situations de travaux et archivage des dossiers. Bonne pratique d’Excel pour les tableaux de suivi budgétaire le suivi des dépenses par projet et le contrôle des échéances. Connaissance des procédures de gestion des fournisseurs sous-traitants artisans et prestataires techniques. Capacité à préparer et à suivre les documents administratifs liés aux commandes de mobilier matériaux finitions et accessoires de décoration. Notions de gestion de caisse de facturation et de suivi des encaissements clients. Maîtrise du classement physique et numérique des dossiers projets pièces comptables et documents contractuels. Compréhension des spécificités du secteur architecture-design : coordination entre conception exécution achats et suivi financier des projets. Connaissance appréciée des outils de gestion ou logiciels comptables de base