Stagiaire assistant programmes multisectoriel

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses activités administratives et de coordination, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistant Programmes Multisectoriel pour appuyer la mise en œuvre, le suivi et la capitalisation des actions menées dans plusieurs domaines d’intervention. Le poste s’inscrit au sein d’un environnement administratif structuré, où le/la stagiaire contribuera à la gestion opérationnelle des programmes, à la préparation des documents de suivi, ainsi qu’à la coordination des échanges entre les différentes parties prenantes internes et externes. Rattaché(e) à l’équipe programmes, le/la stagiaire participera à l’organisation administrative des activités, au classement et à la consolidation des données de suivi, à la rédaction de comptes rendus et à l’appui logistique des missions. Ce poste est particulièrement adapté à un profil titulaire d’un BTS, idéalement en Assistanat de direction, Gestion commerciale, Administration des organisations, Secrétariat ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2, souhaitant acquérir une expérience concrète dans la gestion de programmes multisectoriels en Côte d’Ivoire.

• Appuyer la planification et le suivi administratif des activités des programmes multisectoriels
• Contribuer à la préparation des réunions de coordination, ateliers, missions de terrain et séances de travail
• Assurer la rédaction, la mise en forme et l’archivage des comptes rendus, notes, courriers et rapports de suivi
• Participer à la collecte, la consolidation et la mise à jour des données de suivi des activités programmatiques
• Appuyer la gestion documentaire des programmes : classement, numérisation, archivage physique et électronique des dossiers
• Contribuer au suivi des échéances administratives, des livrables et des pièces justificatives liées aux activités
• Assister l’équipe dans la préparation des tableaux de bord de suivi et des outils de reporting interne
• Participer à la coordination logistique des missions : convocations, réservations, présence, matériel et supports de travail
• Appuyer la communication interne avec les services administratifs, techniques et opérationnels impliqués dans les programmes
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents volets d’intervention et les parties prenantes concernées
• Contribuer à la mise à jour des bases de données et répertoires de contacts des partenaires et bénéficiaires
• Exécuter toute autre tâche administrative ou de support confiée par la hiérarchie dans le cadre du bon fonctionnement des programmes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS (Bac+2) en Assistanat de direction, Gestion commerciale, Secrétariat, Administration des organisations, Gestion administrative ou toute spécialité équivalente
• Justifier d’un bon niveau de rigueur, d’organisation et de discrétion dans le traitement des informations administratives
• Avoir une bonne capacité de rédaction administrative et de présentation professionnelle des documents
• Être à l’aise avec le travail en équipe et la coordination avec plusieurs interlocuteurs
• Faire preuve de réactivité, de disponibilité et d’un bon sens du service
• Maîtriser les outils bureautiques de base, notamment Word, Excel et PowerPoint
• Avoir un esprit d’initiative et une capacité d’adaptation à un environnement multisectoriel
• Être de sexe masculin ou féminin ; le poste est ouvert à toutes les candidatures répondant au profil recherché, dans le respect de l’égalité des chances
• Être disponible pour un stage à temps plein selon les besoins du service

Connaissances particulières requises

• Connaissance des principes de gestion administrative appliqués au suivi de programmes et projets multisectoriels
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative : notes, comptes rendus, courriers, tableaux de suivi et rapports d’activité
• Bonne utilisation d’Excel pour la saisie, la consolidation et l’analyse simple de données de suivi
• Connaissance des outils de classement, d’archivage et de gestion documentaire physique et numérique
• Compréhension des mécanismes de coordination interservices et de reporting opérationnel
• Capacité à préparer et organiser des réunions, ateliers et missions de terrain sur le plan administratif et logistique
• Notions en suivi budgétaire simple, traitement de pièces justificatives et contrôle de conformité documentaire
• Maîtrise du français écrit et oral, avec une bonne qualité de communication professionnelle
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un contexte de priorités multiples
• Connaissance appréciée des environnements institutionnels, associatifs, ONG ou projets de développement multisectoriels en Côte d’Ivoire

Compétences

• Connaissance des principes de gestion administrative appliqués au suivi de programmes et projets multisectoriels
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative : notes comptes rendus courriers tableaux de suivi et rapports d’activité. Bonne utilisation d’Excel pour la saisie la consolidation et l’analyse simple de données de suivi. Connaissance des outils de classement d’archivage et de gestion documentaire physique et numérique. Compréhension des mécanismes de coordination interservices et de reporting opérationnel
• Capacité à préparer et organiser des réunions ateliers et missions de terrain sur le plan administratif et logistique. Notions en suivi budgétaire simple traitement de pièces justificatives et contrôle de conformité documentaire. Maîtrise du français écrit et oral avec une bonne qualité de communication professionnelle. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un contexte de priorités multiples
• Connaissance appréciée des environnements institutionnels associatifs ONG ou projets de développement multisectoriels en Côte d’Ivoire