Stagiaire assistante administrative

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante Administrative pour appuyer la gestion quotidienne des activités de bureau et le suivi administratif des dossiers. Le poste est basé en Côte d’Ivoire et s’adresse à une candidate titulaire d’un BAC, idéalement en série administrative ou équivalent, avec un niveau d’étude Terminale au minimum. Sous la supervision de l’Assistante de Direction ou du Responsable Administratif, la stagiaire participera à l’accueil, au classement, à la saisie de documents, à la gestion du courrier et au suivi des tâches administratives courantes. Ce stage constitue une opportunité de développer des compétences pratiques en administration, en organisation de bureau et en traitement documentaire dans un environnement professionnel structuré. Le poste requiert de la rigueur, une bonne présentation, le sens de l’organisation et une réelle volonté d’apprendre les méthodes de travail administratives conformes aux standards en vigueur en entreprise.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et interlocuteurs internes
• Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant
• Effectuer la saisie, la mise en forme et la reproduction de documents administratifs (courriers, notes, rapports, tableaux simples)
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs selon les procédures internes
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des besoins courants du service
• Appuyer le suivi des agendas, rendez-vous et réunions de l’équipe administrative
• Préparer les dossiers administratifs à transmettre à la hiérarchie ou aux services concernés
• Mettre à jour les tableaux de suivi simples liés aux activités administratives
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre les différents services
• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre du stage

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC, idéalement en série administrative, secrétariat, gestion ou équivalent
• Avoir un niveau d’étude minimum Terminale avec une bonne base en gestion administrative
• Être disponible pour un stage en entreprise dans le domaine de l’administration
• Être une candidate de sexe féminin souhaitée pour ce poste, afin de répondre à l’organisation interne du service
• Avoir une bonne présentation, une attitude professionnelle et un sens du service
• Être ponctuelle, discrète, organisée et capable de respecter la confidentialité des informations traitées
• Faire preuve de motivation, d’esprit d’équipe et d’une forte capacité d’adaptation
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Résider de préférence à proximité du lieu de travail ou être en mesure de s’y rendre facilement

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases du secrétariat administratif et des tâches de bureau courantes
• Connaissance des techniques de classement, archivage et gestion documentaire
• Capacité à rédiger, saisir et mettre en forme des documents administratifs sous Word et Excel
• Bonne utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et navigation internet
• Compréhension des circuits de validation, de transmission et de suivi des courriers et notes internes
• Notions en accueil physique et téléphonique dans un environnement administratif
• Capacité à tenir des tableaux de suivi simples et à faire des relances administratives de base
• Respect strict de la confidentialité et des règles de traitement des documents internes
• Maîtrise du français écrit et oral dans un contexte professionnel
• La connaissance des procédures administratives en entreprise ou en cabinet est un atout

Compétences

• Maîtrise des bases du secrétariat administratif et des tâches de bureau courantes
• Connaissance des techniques de classement archivage et gestion documentaire. Capacité à rédiger saisir et mettre en forme des documents administratifs sous Word et Excel. Bonne utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et navigation internet. Compréhension des circuits de validation de transmission et de suivi des courriers et notes internes. Notions en accueil physique et téléphonique dans un environnement administratif
• Capacité à tenir des tableaux de suivi simples et à faire des relances administratives de base
• Respect strict de la confidentialité et des règles de traitement des documents internes
• Maîtrise du français écrit et oral dans un contexte professionnel
• La connaissance des procédures administratives en entreprise ou en cabinet est un atout