Stagiaire assistante administrative et juridique

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante Administrative et Juridique pour accompagner les activités administratives, contractuelles et de suivi documentaire d’une entreprise évoluant dans le BTP, plus précisément dans la charpente métallique et le montage. Sous la supervision de la Direction Administrative et Juridique, la stagiaire participera à la gestion des dossiers liés aux chantiers, aux sous-traitants, aux fournisseurs, aux contrats de prestation, ainsi qu’au classement et à la conformité des documents administratifs et juridiques. Le poste s’adresse à une candidate titulaire d’une Licence (BAC+3), idéalement en Charpente Métallique, Montage ou dans une spécialité connexe, avec une bonne compréhension de l’environnement chantier, des documents techniques et des exigences de conformité propres aux travaux de structure métallique. Ce stage constitue une opportunité d’intégrer un secteur technique et exigeant, en développant des compétences pratiques en gestion administrative, suivi contractuel, appui juridique et coordination avec les équipes projets et les conducteurs de travaux. La stagiaire devra faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et d’une bonne capacité d’adaptation aux contraintes du BTP, notamment le suivi des pièces administratives liées aux marchés, aux ordres de service, aux attestations, aux contrats et aux dossiers de chantier.

• Assurer l’accueil, l’orientation et le traitement des appels, courriers et courriels liés aux activités administratives et juridiques de l’entreprise
• Participer à la constitution, au classement et à l’archivage des dossiers administratifs, contractuels et juridiques des chantiers de charpente métallique et de montage
• Préparer et mettre à jour les dossiers de consultation, contrats de sous-traitance, bons de commande, ordres de service et autres pièces administratives de chantier
• Appuyer le suivi des documents obligatoires liés aux projets BTP : attestations, autorisations, pièces de conformité, assurances, cautions et documents fournisseurs
• Contribuer au suivi administratif des sous-traitants, prestataires et fournisseurs intervenant sur les travaux de montage et de charpente métallique
• Participer à la rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus et tableaux de suivi destinés à la Direction et aux équipes de projet
• Assister dans le suivi des échéances contractuelles, renouvellements, relances et mises à jour des dossiers juridiques et administratifs
• Vérifier la complétude des pièces administratives avant transmission aux services concernés ou aux partenaires externes
• Appuyer la préparation des dossiers de chantier et des documents administratifs nécessaires aux opérations de réception, de contrôle ou de facturation
• Participer à la mise en conformité documentaire des activités en lien avec les exigences légales, réglementaires et contractuelles du secteur BTP
• Contribuer à la gestion des tableaux de bord administratifs : suivi des contrats, des échéances, des pièces manquantes et des validations internes
• Exécuter toute autre tâche administrative ou juridique compatible avec le profil et les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence (BAC+3) en Charpente Métallique, Montage ou dans une spécialité équivalente en lien avec le BTP
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement du bâtiment et travaux publics, en particulier des activités de charpente métallique, montage et suivi de chantier
• Être disponible pour un stage professionnel dans un cadre technique et opérationnel
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et d’un bon sens de la confidentialité dans le traitement des dossiers administratifs et juridiques
• Avoir une bonne capacité de rédaction, de synthèse et de communication professionnelle
• Maîtriser les outils bureautiques courants, notamment Word, Excel et Outlook
• Être capable de travailler sous supervision, de respecter les délais et de gérer plusieurs dossiers simultanément
• Avoir un esprit d’équipe et une bonne aptitude à collaborer avec les services techniques, les conducteurs de travaux et les partenaires externes
• Une expérience de stage ou de pratique académique dans un environnement BTP, chantier ou administration technique serait un atout
• Sexe : Féminin souhaité, conformément au profil recherché par l’entreprise
• Résider idéalement à Abidjan ou dans une zone facilement accessible

Connaissances particulières requises

• Bonne compréhension des processus administratifs dans le secteur BTP, notamment pour les projets de charpente métallique et de montage
• Connaissance des documents de chantier : bons de commande, contrats de sous-traitance, ordres de service, attachements, PV de réception, dossiers de conformité
• Notions en suivi juridique des contrats, gestion des pièces administratives et contrôle de conformité documentaire
• Capacité à organiser et archiver les dossiers techniques et administratifs liés aux ouvrages métalliques et aux opérations de montage
• Maîtrise des outils de suivi administratif et de reporting sous Excel : tableaux de bord, échéanciers, suivi des relances et des validations
• Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP : charpente métallique, assemblage, montage, levage, sous-traitance, réception de travaux, conformité chantier
• Aisance dans la gestion des courriers professionnels, la rédaction de notes et la préparation de documents contractuels
• Compréhension des exigences de sécurité, de conformité et de traçabilité documentaire sur les chantiers
• Capacité à collaborer avec les équipes techniques, les fournisseurs de structures métalliques et les prestataires de montage
• La connaissance des procédures administratives liées aux marchés de travaux et à la gestion des dossiers fournisseurs est un atout

Compétences

• Bonne compréhension des processus administratifs dans le secteur BTP notamment pour les projets de charpente métallique et de montage. Connaissance des documents de chantier : bons de commande contrats de sous-traitance ordres de service attachements PV de réception dossiers de conformité. Notions en suivi juridique des contrats gestion des pièces administratives et contrôle de conformité documentaire. Capacité à organiser et archiver les dossiers techniques et administratifs liés aux ouvrages métalliques et aux opérations de montage
• Maîtrise des outils de suivi administratif et de reporting sous Excel : tableaux de bord échéanciers suivi des relances et des validations. Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP : charpente métallique assemblage montage levage sous-traitance réception de travaux conformité chantier. Aisance dans la gestion des courriers professionnels la rédaction de notes et la préparation de documents contractuels. Compréhension des exigences de sécurité de conformité et de traçabilité documentaire sur les chantiers. Capacité à collaborer avec les équipes techniques les fournisseurs de structures métalliques et les prestataires de montage. La connaissance des procédures administratives liées aux marchés de travaux et à la gestion des dossiers fournisseurs est un atout