Stagiaire assistante de direction

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur de l'enseignement-formation, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour appuyer la coordination administrative et organisationnelle de la direction. Le poste s'inscrit dans un environnement éducatif dynamique, impliquant la gestion quotidienne des échanges entre la direction, les formateurs, les apprenants, les parents d'élèves et les partenaires pédagogiques. La stagiaire participera à la bonne circulation de l'information, au suivi des dossiers administratifs et pédagogiques, ainsi qu'à la préparation des réunions, convocations et documents de travail liés aux activités de formation. Ce stage constitue une opportunité d'acquérir une expérience concrète dans un établissement ou centre de formation, en développant des compétences en assistanat de direction, en gestion documentaire et en communication professionnelle dans le domaine de l'enseignement-formation.

• Assister la Direction dans la gestion de l'agenda, l'organisation des rendez-vous et le suivi des priorités administratives et pédagogiques
• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers, notes de service, comptes rendus, convocations et documents officiels liés à la vie de l'établissement ou du centre de formation
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants, parents, formateurs, fournisseurs et partenaires institutionnels
• Participer à la gestion et au classement des dossiers administratifs des apprenants, du personnel pédagogique et des intervenants externes
• Contribuer à la préparation logistique des réunions pédagogiques, conseils de direction, sessions de formation, ateliers et cérémonies académiques
• Suivre les correspondances internes et externes, relancer les interlocuteurs et assurer la transmission des informations à la hiérarchie
• Aider au suivi des tableaux de bord administratifs, des présences, des plannings de cours et des activités de formation
• Appuyer la Direction dans le traitement des demandes liées aux inscriptions, attestations, certificats, convocations et autres documents académiques
• Veiller à la bonne tenue de l'archivage physique et numérique des documents administratifs et pédagogiques
• Participer à la coordination avec les services pédagogiques, financiers et logistiques pour garantir le bon fonctionnement de l'établissement

Profil recherché

• Être titulaire d'un diplôme en Secrétariat de direction, Assistanat de direction, Gestion administrative, Administration des affaires ou tout diplôme équivalent, idéalement de niveau Bac+2 ou Bac+3
• Être une stagiaire de sexe féminin
• Être disponible pour un stage professionnel dans le secteur de l'enseignement-formation
• Faire preuve de discrétion, de rigueur, de courtoisie et d'un sens aigu de l'organisation
• Avoir une bonne présentation et une excellente expression orale et écrite en français
• Être capable de travailler sous supervision, de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais
• Être motivée pour évoluer dans un environnement éducatif et administratif
• Une première expérience de stage ou de bénévolat en secrétariat, accueil ou administration scolaire serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction appliquées à un établissement d'enseignement ou à un centre de formation
• Bonne connaissance de la gestion administrative des apprenants : inscriptions, dossiers, convocations, attestations, certificats et suivi documentaire
• Capacité à rédiger des documents administratifs et pédagogiques : courriers, notes, comptes rendus, PV de réunion et tableaux de suivi
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint et gestion de fichiers numériques
• Connaissance des procédures d'accueil, d'orientation et de relation avec les parents d'élèves, formateurs et partenaires académiques
• Compréhension du fonctionnement d'un établissement de formation : planning des cours, coordination pédagogique, suivi des absences et organisation des activités académiques
• Aisance dans l'utilisation des outils de communication interne et de gestion documentaire
• Capacité à assurer la confidentialité des informations administratives, pédagogiques et personnelles
• Notions en classement, archivage et suivi des correspondances dans un environnement éducatif

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction appliquées à un établissement d'enseignement ou à un centre de formation
• Bonne connaissance de la gestion administrative des apprenants : inscriptions dossiers convocations attestations certificats et suivi documentaire. Capacité à rédiger des documents administratifs et pédagogiques : courriers notes comptes rendus PV de réunion et tableaux de suivi. Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook PowerPoint et gestion de fichiers numériques. Connaissance des procédures d'accueil d'orientation et de relation avec les parents d'élèves formateurs et partenaires académiques. Compréhension du fonctionnement d'un établissement de formation : planning des cours coordination pédagogique suivi des absences et organisation des activités académiques. Aisance dans l'utilisation des outils de communication interne et de gestion documentaire
• Capacité à assurer la confidentialité des informations administratives pédagogiques et personnelles. Notions en classement archivage et suivi des correspondances dans un environnement éducatif