STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour appuyer la Direction dans la gestion quotidienne des activités administratives et organisationnelles. Rattaché(e) directement à la hiérarchie, le/la stagiaire participera à la fluidité de la communication interne, à la préparation des dossiers de direction et au suivi des échéances administratives, dans un environnement professionnel structuré et exigeant. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, avec un niveau d’étude BAC+2, souhaitant développer ses compétences en administration, gestion documentaire, rédaction professionnelle et coordination d’agenda. Le poste requiert discrétion, rigueur, sens de l’organisation et capacité à traiter des informations confidentielles dans le respect des procédures internes propres au secteur de l’administration.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions et des échéances administratives
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, courriers et courriels selon les priorités de la Direction
• Préparer, mettre en forme et archiver les documents administratifs, notes de service, comptes rendus et correspondances officielles
• Assurer le suivi des dossiers administratifs, des demandes internes et des instructions transmises par la Direction
• Organiser les réunions de travail : convocation des participants, préparation des salles, diffusion des supports et rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus
• Participer à la gestion documentaire et au classement physique et numérique des archives de direction
• Contribuer au suivi des courriers entrants et sortants, ainsi qu’à la circulation de l’information entre les différents services
• Appuyer la Direction dans la préparation logistique des déplacements professionnels, des visites et des rendez-vous externes
• Mettre à jour les tableaux de suivi, bases de données et outils de reporting administratif
• Veiller au respect de la confidentialité des informations traitées et à la bonne application des procédures administratives internes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, avec un niveau d’étude BAC+2
• Formation ou spécialité impérative en Assistanat de Direction
• Être disponible pour un stage professionnel en milieu administratif
• Bonne présentation, aisance relationnelle et sens du service
• Excellente expression orale et écrite en français
• Maîtrise des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle
• Capacité à travailler sous supervision, avec méthode et sens des priorités
• Organisation, ponctualité, réactivité et esprit d’initiative
• Sexe : Femme ou Homme, selon le profil recherché et sans discrimination, avec préférence possible pour un profil féminin si cela est justifié par l’organisation interne

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, accueil téléphonique et physique, traitement du courrier
• Bonne pratique de la rédaction administrative : notes, lettres, comptes rendus, rapports simples et correspondances professionnelles
• Connaissance des outils bureautiques indispensables en administration : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion électronique de documents
• Capacité à classer, archiver et sécuriser les documents administratifs et confidentiels
• Connaissance des procédures de suivi administratif, de circulation interne de l’information et de préparation des réunions
• Maîtrise des techniques de prise de notes, de synthèse et de restitution d’informations
• Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs tâches avec respect des délais et des priorités
• Notions de protocole administratif, de communication professionnelle et de relation avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à utiliser les outils de suivi et de reporting administratif propres à un service de direction

Compétences

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous accueil téléphonique et physique traitement du courrier.Bonne pratique de la rédaction administrative : notes lettres comptes rendus rapports simples et correspondances professionnelles.Connaissance des outils bureautiques indispensables en administration : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion électronique de documents.Capacité à classer archiver et sécuriser les documents administratifs et confidentiels.Connaissance des procédures de suivi administratif de circulation interne de l’information et de préparation des réunions.Maîtrise des techniques de prise de notes de synthèse et de restitution d’informations.Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs tâches avec respect des délais et des priorités. Notions de protocole administratif de communication professionnelle et de relation avec les interlocuteurs internes et externes.Capacité à utiliser les outils de suivi et de reporting administratif propres à un service de direction