Stagiaire assistante de direction

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour intégrer une structure évoluant dans le secteur de l’Éducation Permanente en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la Direction, la stagiaire apportera un appui administratif et organisationnel dans la gestion quotidienne des activités pédagogiques, des relations avec les apprenants, des formateurs et des partenaires, ainsi que dans le suivi des documents et courriers liés aux programmes de formation continue. Le poste s’adresse à une candidate titulaire au minimum du niveau Terminale, avec un BT en Éducation permanente. Une bonne compréhension du fonctionnement d’un centre ou d’un organisme d’éducation permanente, de l’accueil administratif, du classement des dossiers pédagogiques et de la coordination des activités de formation est essentielle. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans l’assistanat de direction au sein d’un environnement éducatif dynamique, orienté vers l’accompagnement des apprenants et la gestion efficace des activités de formation.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, formateurs, parents et partenaires de l’établissement ou du centre de formation
• Gérer la réception, l’enregistrement, la diffusion et l’archivage des courriers, notes de service, convocations et documents administratifs liés aux activités d’éducation permanente
• Appuyer la Direction dans la préparation des réunions pédagogiques, des conseils de coordination et des sessions de planification des formations
• Rédiger des comptes rendus, notes internes, tableaux de suivi et correspondances administratives simples
• Participer au suivi des inscriptions, des présences, des dossiers des apprenants et des pièces administratives des formateurs
• Mettre à jour les registres, tableaux de bord et fichiers de suivi des activités de formation continue
• Contribuer à l’organisation logistique des sessions de formation, ateliers, séminaires, examens ou évaluations internes
• Classer et conserver les documents pédagogiques et administratifs selon les procédures de l’établissement
• Assister la Direction dans le traitement des demandes d’informations relatives aux programmes d’éducation permanente
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre la Direction, le personnel administratif, les formateurs et les apprenants

Profil recherché

• Être titulaire d’un BT en Éducation permanente, avec un niveau d’étude minimum Terminale
• Avoir une bonne présentation, un sens de l’accueil et une attitude professionnelle adaptée à un environnement éducatif
• Être de sexe féminin de préférence, compte tenu de l’organisation du poste et de l’environnement de travail
• Maîtriser les bases de l’assistanat administratif et de la communication de bureau
• Être rigoureuse, discrète, organisée et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Avoir une bonne capacité d’écoute et un sens du service envers les apprenants, les formateurs et la hiérarchie
• Savoir travailler sous supervision, respecter les consignes et faire preuve de ponctualité
• Une première expérience de stage ou de bénévolat dans un établissement scolaire, centre de formation ou structure d’éducation permanente serait un atout
• Être disponible pour un stage et motivée par le secteur de l’éducation et de la formation continue

Connaissances particulières requises

• Connaissance de base du fonctionnement d’un centre d’éducation permanente, d’un établissement de formation continue ou d’un service pédagogique
• Maîtrise des techniques de secrétariat : accueil, prise de messages, classement, archivage, saisie de documents et suivi administratif
• Bonne compréhension des outils bureautiques de base : Microsoft Word, Excel, Outlook et gestion simple de fichiers numériques
• Capacité à préparer des convocations, tableaux de présence, listes d’émargement et documents de suivi pédagogique
• Notions en gestion administrative des apprenants : inscriptions, dossiers, attestations, suivi des présences et des pièces justificatives
• Connaissance des procédures de communication interne dans un environnement éducatif
• Capacité à assurer la confidentialité des informations liées aux apprenants, aux formateurs et à la Direction
• Notions de planification et de coordination logistique des activités de formation, ateliers et réunions pédagogiques
• Maîtrise du français écrit et oral, avec une expression claire et professionnelle

Compétences

• Connaissance de base du fonctionnement d’un centre d’éducation permanente d’un établissement de formation continue ou d’un service pédagogique. Maîtrise des techniques de secrétariat : accueil prise de messages classement archivage saisie de documents et suivi administratif. Bonne compréhension des outils bureautiques de base : Microsoft Word Excel Outlook et gestion simple de fichiers numériques. Capacité à préparer des convocations tableaux de présence listes d’émargement et documents de suivi pédagogique. Notions en gestion administrative des apprenants : inscriptions dossiers attestations suivi des présences et des pièces justificatives. Connaissance des procédures de communication interne dans un environnement éducatif
• Capacité à assurer la confidentialité des informations liées aux apprenants aux formateurs et à la Direction. Notions de planification et de coordination logistique des activités de formation ateliers et réunions pédagogiques. Maîtrise du français écrit et oral avec une expression claire et professionnelle