STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Expérience

6 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour accompagner la Direction Générale d’une entreprise opérant dans le secteur du BTP, plus précisément dans le bâtiment et les travaux publics en Côte d’Ivoire. Le poste offre une immersion professionnelle au cœur de la gestion administrative et du suivi opérationnel d’une structure intervenant sur des chantiers, des projets de construction, des travaux d’aménagement et de suivi de marchés. Sous la supervision de l’Assistante de Direction ou du Responsable Administratif, le/la stagiaire participera à la coordination des activités de bureau, au traitement des courriers, à l’organisation des réunions de chantier et à la préparation des documents administratifs liés aux projets BTP. Le poste requiert une bonne capacité d’adaptation à un environnement dynamique, où la rigueur, la confidentialité et la réactivité sont essentielles. Ce stage constitue une opportunité idéale pour un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics, souhaitant développer des compétences en assistance de direction dans un contexte technique, en lien avec les exigences administratives, logistiques et organisationnelles propres au secteur du BTP.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions internes et des réunions de chantier
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs, techniques et contractuels liés aux projets BTP (bons de commande, devis, factures, OS, PV de réunion, rapports de chantier)
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes de service, comptes rendus et documents de suivi destinés aux partenaires, fournisseurs, sous-traitants et équipes de chantier
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, maîtres d’ouvrage, bureaux de contrôle et autres interlocuteurs du secteur
• Participer à la préparation logistique des déplacements, missions de terrain et visites de chantiers de la Direction
• Suivre la circulation des documents entre le siège, les chantiers et les différents services techniques et administratifs
• Contribuer au suivi administratif des dossiers de marchés, appels d’offres, contrats de sous-traitance et dossiers fournisseurs
• Mettre à jour les tableaux de suivi des activités, des échéances administratives, des livrables et des relances liées aux projets de construction
• Assister à la coordination des échanges entre la Direction, les conducteurs de travaux, les chefs de chantier et les services supports
• Veiller à la confidentialité des informations relatives aux projets, aux budgets, aux contrats et aux données internes de l’entreprise
• Effectuer toute autre tâche administrative ou organisationnelle confiée par la hiérarchie dans le cadre du bon fonctionnement du service

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics, avec une spécialité Bâtiment-Travaux Publics clairement indiquée
• Niveau d’étude requis : Bac+2 minimum
• Être disponible pour un stage professionnel dans un environnement BTP exigeant et en constante évolution
• Être de sexe féminin ou masculin, avec une préférence possible pour un profil féminin selon l’organisation interne, sans caractère discriminatoire
• Présenter une bonne présentation, un sens de l’accueil et une excellente expression orale et écrite
• Faire preuve de discrétion, de loyauté, de ponctualité et d’un fort sens de l’organisation
• Être capable de travailler sous pression, de gérer plusieurs priorités et de respecter les délais
• Avoir une forte motivation pour le secteur du BTP et l’assistanat de direction
• Maîtriser les outils bureautiques courants et être à l’aise avec les documents administratifs et techniques

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance de l’environnement BTP : chantier, suivi des travaux, coordination des intervenants, organisation des réunions de chantier
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion électronique de documents
• Connaissance des documents administratifs et techniques du BTP : devis, factures, bons de commande, ordres de service, procès-verbaux, rapports de suivi
• Capacité à assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des dossiers de projets de construction et de travaux publics
• Notions en suivi administratif des marchés, contrats de sous-traitance, fournisseurs et prestations liées au chantier
• Aisance dans la rédaction professionnelle de courriers, comptes rendus et notes internes
• Connaissance des procédures de réception et de circulation des documents entre siège et chantiers
• Capacité à gérer les appels, filtrer les informations et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs techniques ou administratifs
• Sens de la coordination logistique pour les déplacements terrain, réunions et visites de sites
• La connaissance des spécificités du bâtiment et des travaux publics constitue un atout majeur

Compétences

• Bonne connaissance de l’environnement BTP : chantier suivi des travaux coordination des intervenants organisation des réunions de chantier.Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion électronique de documents.Connaissance des documents administratifs et techniques du BTP : devis factures bons de commande ordres de service procès-verbaux rapports de suivi.Capacité à assurer le classement l’archivage et la traçabilité des dossiers de projets de construction et de travaux publics.Notions en suivi administratif des marchés contrats de sous-traitance fournisseurs et prestations liées au chantier.Aisance dans la rédaction professionnelle de courriers comptes rendus et notes internes.Connaissance des procédures de réception et de circulation des documents entre siège et chantiers. Capacité à gérer les appels filtrer les informations et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs techniques ou administratifs.Sens de la coordination logistique pour les déplacements terrain réunions et visites de sites.La connaissance des spécificités du bâtiment et des travaux publics constitue un atout majeur