Stagiaire assistante de direction

Expérience

3 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur du BTP, plus précisément en Bâtiment et Urbanisme, notre entreprise recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction dynamique et rigoureux(se), titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics. Rattaché(e) à la Direction Générale et en appui aux équipes techniques et administratives, le/la stagiaire participera à la gestion quotidienne du secrétariat de direction, au suivi administratif des chantiers et à la coordination des échanges entre les différents intervenants des projets. Ce poste constitue une excellente opportunité pour un(e) jeune diplômé(e) souhaitant acquérir une première expérience dans l’environnement exigeant du BTP. Le/la candidat(e) sera amené(e) à travailler dans un contexte où la maîtrise de l’organisation, la confidentialité, la rédaction professionnelle et la connaissance du vocabulaire technique du bâtiment, des travaux publics et de l’urbanisme sont essentielles pour assurer un appui efficace à la direction et contribuer au bon suivi des opérations.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, fournisseurs et clients liés aux projets de construction et d’aménagement urbain
• Gérer l’agenda de la Direction, planifier les rendez-vous, réunions de chantier, visites techniques et séances de coordination avec les maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et sous-traitants
• Rédiger, mettre en forme, classer et archiver les courriers, notes de service, comptes rendus de réunions, rapports de chantier et documents administratifs liés aux opérations BTP
• Assurer le suivi administratif des dossiers de projets : marchés, bons de commande, devis, factures, attestations, dossiers de consultation et pièces justificatives
• Préparer les supports de réunion pour la Direction : tableaux de suivi, synthèses d’avancement, listes d’actions, relances et échéanciers
• Contribuer à la coordination entre la Direction, les conducteurs de travaux, chefs de chantier, fournisseurs et prestataires pour fluidifier la circulation de l’information
• Participer au suivi des courriers entrants et sortants, y compris les échanges avec les administrations, collectivités locales et services techniques en lien avec l’urbanisme et les travaux publics
• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs relatifs aux projets : suivi des délais, des livraisons, des demandes de validation et des pièces contractuelles
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et du petit matériel administratif nécessaires au fonctionnement du service
• Appuyer la Direction dans la préparation logistique des déplacements, visites de sites, réunions de chantier et missions de terrain
• Veiller à la confidentialité des informations techniques, financières et contractuelles relatives aux projets de bâtiment et d’urbanisme
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination confiée par la hiérarchie dans le cadre du suivi des activités BTP

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics, avec une bonne compréhension de l’environnement du BTP
• Avoir un niveau d’étude minimum BAC+2, cohérent avec le diplôme requis
• Être disponible pour un stage professionnel en entreprise dans le secteur du bâtiment et de l’urbanisme
• Maîtriser les techniques de secrétariat de direction, la rédaction administrative et l’organisation des priorités
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de sens de l’écoute et d’un excellent relationnel
• Avoir une bonne présentation et une attitude professionnelle adaptée à un environnement de chantier et de bureau
• Être capable de travailler sous pression, de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter les délais
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les outils de suivi administratif
• Avoir une bonne capacité d’adaptation aux exigences du secteur BTP et aux interactions avec les équipes techniques
• Sexe : Femme de préférence, compte tenu de la nature du poste d’assistance de direction, tout en restant ouvert à toute candidature répondant au profil recherché

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP : chantier, métrés, devis, attachements, situations de travaux, PV de réception, ordres de service, sous-traitance
• Compréhension des bases du bâtiment et de l’urbanisme : suivi d’exécution, coordination des intervenants, consultation des entreprises, respect des délais et des procédures
• Maîtrise de la gestion documentaire liée aux projets de construction : classement des plans, rapports techniques, courriers contractuels, dossiers d’exécution et pièces administratives
• Capacité à suivre les échéances administratives des marchés de travaux, des livraisons de matériaux et des validations internes
• Bonne pratique des outils bureautiques et de la saisie de tableaux de suivi sur Excel pour le reporting administratif
• Connaissance des procédures de base relatives aux échanges avec les administrations, collectivités et services techniques dans le cadre de projets d’aménagement urbain
• Notions en organisation de réunions de chantier, rédaction de comptes rendus et suivi des actions correctives
• Capacité à gérer les appels, courriels et correspondances en lien avec les fournisseurs de matériaux, prestataires et partenaires techniques
• Sens de l’archivage, du classement physique et numérique des dossiers techniques et administratifs
• Discrétion absolue sur les informations sensibles liées aux coûts des projets, aux contrats, aux délais et aux documents internes

Compétences

• Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP : chantier métrés devis attachements situations de travaux PV de réception ordres de service sous-traitance. Compréhension des bases du bâtiment et de l’urbanisme : suivi d’exécution coordination des intervenants consultation des entreprises respect des délais et des procédures. Maîtrise de la gestion documentaire liée aux projets de construction : classement des plans rapports techniques courriers contractuels dossiers d’exécution et pièces administratives. Capacité à suivre les échéances administratives des marchés de travaux des livraisons de matériaux et des validations internes. Bonne pratique des outils bureautiques et de la saisie de tableaux de suivi sur Excel pour le reporting administratif
• Connaissance des procédures de base relatives aux échanges avec les administrations collectivités et services techniques dans le cadre de projets d’aménagement urbain. Notions en organisation de réunions de chantier rédaction de comptes rendus et suivi des actions correctives. Capacité à gérer les appels courriels et correspondances en lien avec les fournisseurs de matériaux prestataires et partenaires techniques. Sens de l’archivage du classement physique et numérique des dossiers techniques et administratifs. Discrétion absolue sur les informations sensibles liées aux coûts des projets aux contrats aux délais et aux documents internes