Stagiaire assistante de direction

Formation et compétences

BAC+4 Catégorie CADRE SUPÉRIEUR

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recrute un(e) Stagiaire Assistante de Direction, rattaché(e) au secteur de l’Administration et plus spécifiquement au sous-secteur de la Secrétariat de Direction. Le poste s’adresse à une candidate titulaire d’un Bac+4 en Secrétariat de Direction ou dans une spécialité équivalente, souhaitant développer une expérience opérationnelle au sein d’un environnement professionnel exigeant, structuré et orienté performance. Sous la supervision de la Direction, le/la stagiaire participera à la gestion quotidienne des activités de secrétariat de direction, à la coordination administrative, au traitement des correspondances et à l’organisation des réunions et agendas. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète pour une personne rigoureuse, discrète et méthodique, désireuse de consolider ses compétences en assistance de direction, en gestion documentaire et en communication professionnelle dans un contexte administratif ivoirien.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions et des priorités administratives
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et documents administratifs de direction
• Gérer le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers confidentiels et des documents de travail de la Direction
• Préparer les dossiers de réunion, assurer le suivi des décisions prises et relancer les différents interlocuteurs internes ou externes
• Accueillir, orienter et filtrer les appels téléphoniques, courriels et visiteurs à destination de la Direction
• Organiser les déplacements professionnels, réservations, convocations et logistique liée aux activités de la Direction
• Participer à la coordination administrative entre la Direction et les différents services de l’entreprise
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants ainsi que des correspondances officielles
• Contribuer à la préparation des tableaux de suivi, des échéanciers et des indicateurs administratifs de base
• Veiller au respect de la confidentialité des informations traitées et à la bonne circulation des documents de direction

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4 en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou toute spécialité équivalente
• Maîtriser les techniques de secrétariat de direction, la rédaction administrative et la mise en forme professionnelle des documents
• Avoir une excellente présentation, une bonne expression orale et écrite en français
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et d’un sens élevé de la confidentialité
• Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément avec méthode et réactivité
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels de traitement de texte, tableur et messagerie électronique
• Avoir un bon sens du relationnel, de l’accueil et de la communication professionnelle
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision dans un environnement administratif exigeant
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, avec une préférence éventuelle pour une assistante de direction selon les besoins organisationnels du service

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, filtrage des interlocuteurs et coordination des priorités
• Connaissance des procédures administratives, du circuit de validation des documents et du traitement du courrier en entreprise
• Bonne pratique de la rédaction de courriers administratifs, notes internes, procès-verbaux, comptes rendus et rapports de synthèse
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou équivalents
• Capacité à gérer un système de classement, d’archivage et de suivi documentaire physique et numérique
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles
• Notions en organisation d’événements internes, réunions de direction, convocations et logistique administrative
• Aisance dans la communication professionnelle avec les partenaires internes et externes, les fournisseurs et les visiteurs
• Capacité à élaborer des tableaux de suivi, des plannings et des outils de reporting administratif
• Une bonne maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral, est indispensable ; la connaissance de l’anglais administratif serait un atout

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous filtrage des interlocuteurs et coordination des priorités. Connaissance des procédures administratives du circuit de validation des documents et du traitement du courrier en entreprise. Bonne pratique de la rédaction de courriers administratifs notes internes procès-verbaux comptes rendus et rapports de synthèse. Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook ou équivalents. Capacité à gérer un système de classement d’archivage et de suivi documentaire physique et numérique. Connaissance des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles. Notions en organisation d’événements internes réunions de direction convocations et logistique administrative. Aisance dans la communication professionnelle avec les partenaires internes et externes les fournisseurs et les visiteurs. Capacité à élaborer des tableaux de suivi des plannings et des outils de reporting administratif. Une bonne maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral est indispensable ; la connaissance de l’anglais administratif serait un atout