STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction, de niveau BAC+2, titulaire d’un BTS en Adjoint administratif. Le poste s’inscrit au sein du département Administration et vise à accompagner la Direction dans la gestion quotidienne des activités de bureau, le suivi des dossiers administratifs, la coordination des agendas et la préparation des documents de travail. Sous la supervision de l’Assistante de Direction ou du Responsable Administratif, le/la stagiaire participera à l’organisation des tâches de secrétariat, au traitement du courrier, à la mise en forme des correspondances, à l’archivage des documents et au suivi des échanges internes et externes. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète dans un environnement administratif structuré, avec une exposition aux pratiques professionnelles de l’assistanat de direction en Côte d’Ivoire.

• Assister la Direction dans la gestion de l’agenda, la planification des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels
• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs
• Recevoir, enregistrer, trier et orienter le courrier physique et électronique selon les procédures internes
• Assurer le suivi des dossiers administratifs et contribuer à la mise à jour des tableaux de bord de l’administration
• Préparer les dossiers de réunion, les convocations, les supports de travail et les éléments de synthèse à l’attention de la Direction
• Participer à l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et collaborateurs avec professionnalisme et discrétion
• Effectuer le classement, l’archivage et la conservation des documents administratifs selon les règles de gestion documentaire
• Appuyer la saisie et le suivi des courriers, formulaires, registres et autres documents de secrétariat administratif
• Contribuer au suivi des fournitures de bureau et à la gestion courante des besoins administratifs du service
• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre du stage

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Adjoint administratif ou d’un diplôme équivalent de niveau BAC+2
• Être disponible pour un stage en environnement administratif et de direction
• Bonne présentation, sens de l’accueil et de la confidentialité
• Maîtrise du français écrit et oral, avec une bonne expression professionnelle
• Rigueur, organisation, ponctualité et capacité à respecter les délais
• Discrétion absolue dans le traitement des informations internes et des dossiers de direction
• Maîtrise des outils bureautiques courants
• Être de sexe féminin ou masculin selon les besoins du service, avec une préférence possible pour un profil féminin dans un contexte d’assistanat de direction, si cela est souhaité par l’employeur et conforme à la réglementation en vigueur
• Esprit d’équipe, sens du service et capacité d’adaptation à un environnement administratif exigeant

Connaissances particulières requises

• Techniques de secrétariat et d’assistanat de direction en milieu administratif
• Gestion de l’agenda, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus et suivi des actions
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Gestion du courrier entrant et sortant, classement, archivage et tenue de dossiers administratifs
• Rédaction administrative : notes, lettres, procès-verbaux, bordereaux et correspondances professionnelles
• Connaissance des procédures administratives internes et des circuits de validation documentaire
• Notions de gestion documentaire et de traçabilité des documents
• Accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Capacité à préparer des supports de réunion et à suivre des tableaux de bord simples
• Connaissance de base des règles de confidentialité, de déontologie administrative et de communication professionnelle

Compétences

• Techniques de secrétariat et d’assistanat de direction en milieu administratif
• Gestion de l’agenda organisation des réunions rédaction de comptes rendus et suivi des actions. Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook. Gestion du courrier entrant et sortant classement archivage et tenue de dossiers administratifs. Rédaction administrative : notes lettres procès-verbaux bordereaux et correspondances professionnelles. Connaissance des procédures administratives internes et des circuits de validation documentaire
• Notions de gestion documentaire et de traçabilité des documents
• Accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Capacité à préparer des supports de réunion et à suivre des tableaux de bord simples
• Connaissance de base des règles de confidentialité de déontologie administrative et de communication professionnelle