STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur du BTP, plus précisément en bâtiment et travaux publics, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction dynamique, rigoureux(se) et motivé(e), titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics. Ce poste s’adresse à un profil d’agent de maîtrise capable d’accompagner la direction dans le suivi administratif, documentaire et opérationnel des projets de chantier, des appels d’offres et des dossiers techniques liés aux travaux. Le ou la stagiaire participera à la coordination quotidienne entre la direction, les équipes techniques, les fournisseurs, les sous-traitants et les partenaires externes. Une bonne compréhension de l’environnement BTP, des documents techniques de chantier, des situations de travaux, des bons de commande et du suivi des délais d’exécution est indispensable pour assurer un appui efficace à la direction. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète dans un environnement exigeant, structuré et orienté résultats, avec une exposition aux réalités administratives et organisationnelles d’une entreprise de bâtiment-travaux publics en Côte d’Ivoire.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne des activités administratives et organisationnelles liées aux projets BTP
• Préparer, classer et archiver les dossiers techniques de chantier, les contrats, les bons de commande et les documents de suivi d’exécution
• Assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion et tableaux de suivi
• Participer au suivi des appels d’offres, demandes de cotation, consultations fournisseurs et dossiers de soumission
• Contribuer à la coordination des échanges entre la Direction, les conducteurs de travaux, les chefs de chantier, les fournisseurs et les sous-traitants
• Suivre les plannings de chantier, les échéances administratives, les rendez-vous et les livrables liés aux projets de construction ou de travaux publics
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des projets, des approvisionnements, des commandes de matériaux et des situations de travaux
• Appuyer la Direction dans la préparation des réunions de chantier, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre les services administratifs et les équipes techniques sur site
• Participer au traitement et au suivi des factures, bordereaux, décomptes et pièces justificatives liés aux opérations BTP
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires, clients et prestataires
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination en lien avec les besoins de la Direction et des activités BTP

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Bâtiment-Travaux Publics
• Niveau d’étude requis : BAC+2
• Être disponible pour un stage en environnement BTP, avec une forte capacité d’adaptation aux réalités du terrain et de l’administration de chantier
• Être de sexe féminin ou masculin selon les besoins du poste, avec une présentation soignée et un sens élevé de la discrétion professionnelle
• Être organisé(e), méthodique, ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
• Avoir un bon sens de la communication, de la réserve et du relationnel avec des interlocuteurs internes et externes
• Être capable de travailler sous pression et de respecter les délais propres aux projets de construction et de travaux publics
• Avoir une bonne maîtrise du français écrit et oral
• Une première expérience de stage ou d’immersion en entreprise BTP serait un atout
• Être immédiatement disponible serait un plus

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance de l’environnement BTP, du fonctionnement d’une entreprise de bâtiment-travaux publics et des principaux acteurs du chantier
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie professionnelle et gestion électronique de documents
• Capacité à suivre et classer les documents techniques liés aux chantiers : plans, devis, bons de commande, situations de travaux, attachements et décomptes
• Connaissance des notions de base en administration de chantier, suivi des approvisionnements et coordination des équipes techniques
• Compréhension des procédures de traitement des courriers, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et tableaux de bord
• Notions sur les appels d’offres, consultations fournisseurs, sous-traitance et suivi des prestations dans le secteur BTP
• Aisance dans le suivi des échéances, la planification des réunions et l’organisation documentaire des projets
• Capacité à utiliser des outils de suivi administratif pour les commandes, livraisons et facturations liées aux travaux
• Connaissance des exigences de confidentialité, de rigueur et de traçabilité dans le traitement des dossiers de chantier
• Une bonne compréhension du vocabulaire technique du BTP et des échanges avec les équipes terrain est fortement souhaitée

Compétences

• Bonne connaissance de l’environnement BTP du fonctionnement d’une entreprise de bâtiment-travaux publics et des principaux acteurs du chantier.Maîtrise des outils bureautiques : Word Excel PowerPoint messagerie professionnelle et gestion électronique de documents.Capacité à suivre et classer les documents techniques liés aux chantiers : plans devis bons de commande situations de travaux attachements et décomptes.Connaissance des notions de base en administration de chantier suivi des approvisionnements et coordination des équipes techniques.Compréhension des procédures de traitement des courriers comptes rendus procès-verbaux de réunion et tableaux de bord.Notions sur les appels d’offres consultations fournisseurs sous-traitance et suivi des prestations dans le secteur BTP.Aisance dans le suivi des échéances la planification des réunions et l’organisation documentaire des projets.Capacité à utiliser des outils de suivi administratif pour les commandes livraisons et facturations liées aux travaux.Connaissance des exigences de confidentialité de rigueur et de traçabilité dans le traitement des dossiers de chantier.Une bonne compréhension du vocabulaire technique du BTP et des échanges avec les équipes terrain est fortement souhaitée