STAGIAIRE CLERC

Expérience

6 ans

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses activités de services, notre structure recherche un(e) Stagiaire Clerc motivé(e) et rigoureux(se), titulaire d’une Licence (BAC+3) en Droit, Administration des services, Gestion administrative ou tout autre domaine connexe. Le poste s’inscrit dans un environnement de services où la qualité du traitement documentaire, la fluidité des échanges administratifs et le respect des procédures internes sont essentiels au bon fonctionnement des opérations. Sous la supervision de l’équipe administrative et/ou juridique, le(la) Stagiaire Clerc participera aux activités de classement, de suivi et de mise à jour des dossiers, à la préparation des documents administratifs, ainsi qu’au traitement des correspondances internes et externes. Ce stage constitue une excellente opportunité pour un(e) jeune diplômé(e) souhaitant développer une expérience concrète dans le secteur des services, au sein d’un cadre professionnel exigeant, structuré et orienté vers la qualité de service.

• Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs et/ou contractuels
• Préparer, saisir et mettre en forme les documents administratifs, courriers, notes de service et bordereaux de transmission
• Effectuer le suivi des dossiers clients, fournisseurs ou partenaires selon les procédures internes de l’entreprise de services
• Réceptionner, enregistrer et orienter le courrier entrant et sortant, ainsi que les pièces justificatives associées
• Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers de prestation, de facturation ou de suivi administratif
• Vérifier la conformité des pièces administratives avant transmission aux services concernés
• Appuyer l’équipe dans la préparation des réunions, la rédaction des comptes rendus et la diffusion des informations internes
• Effectuer des relances administratives simples auprès des clients, prestataires ou interlocuteurs internes
• Assurer le suivi des échéances, signatures, validations et circuits de visa des documents
• Contribuer à l’amélioration de l’organisation documentaire et au respect des procédures de gestion administrative

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence (BAC+3) en Droit, Administration, Gestion administrative, Secrétariat de direction ou toute spécialité équivalente
• Être disponible pour un stage professionnel à temps plein ou selon les besoins du service
• Avoir une bonne présentation, un sens élevé de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
• Être rigoureux(se), organisé(e), ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Maîtriser correctement le français écrit et oral ; la capacité à rédiger des documents professionnels est indispensable
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et les environnements numériques de gestion documentaire
• Faire preuve d’un bon esprit d’équipe, d’écoute et de respect de la hiérarchie
• Sexe : Homme/Femme, avec une préférence éventuelle selon la composition de l’équipe et les besoins du service
• Une première expérience de stage ou d’appui administratif dans une entreprise de services serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire en environnement de services
• Bonne connaissance des procédures administratives courantes : enregistrement, circulation du courrier, suivi des visas, traçabilité des documents
• Capacité à utiliser les outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et éventuellement des logiciels de GED (gestion électronique des documents)
• Connaissance des bases de la rédaction administrative, de la correspondance professionnelle et de la mise en forme de documents officiels
• Notions en suivi de dossiers clients, prestataires ou partenaires dans un cadre de prestation de services
• Compréhension des exigences de confidentialité, de conformité documentaire et de respect des délais
• Aisance dans la gestion des agendas, convocations, comptes rendus et tableaux de suivi
• Connaissance des pratiques de service client et de traitement administratif des demandes internes ou externes

Compétences

• Maîtrise des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire en environnement de services. Bonne connaissance des procédures administratives courantes : enregistrement circulation du courrier suivi des visas traçabilité des documents. Capacité à utiliser les outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et éventuellement des logiciels de GED (gestion électronique des documents). Connaissance des bases de la rédaction administrative de la correspondance professionnelle et de la mise en forme de documents officiels. Notions en suivi de dossiers clients prestataires ou partenaires dans un cadre de prestation de services. Compréhension des exigences de confidentialité de conformité documentaire et de respect des délais. Aisance dans la gestion des agendas convocations comptes rendus et tableaux de suivi. Connaissance des pratiques de service client et de traitement administratif des demandes internes ou externes