STAGIAIRE EN ASSISTANAT DE DIRECTION BILINGUE

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en BTP, avec une spécialisation en électricité, notre structure recherche un(e) Stagiaire en Assistanat de Direction Bilingue pour appuyer la Direction Générale et les équipes opérationnelles dans la gestion administrative, la coordination des chantiers et le suivi des dossiers techniques. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, niveau Bac+2, capable d’évoluer dans un environnement dynamique où la rigueur, la réactivité et la confidentialité sont essentielles. Le/la stagiaire interviendra en support à la planification des réunions, à la rédaction de documents professionnels en français et en anglais, au suivi des courriers, à l’organisation des déplacements liés aux chantiers électriques, ainsi qu’à la coordination entre la Direction, le bureau d’études, les chefs de chantier et les fournisseurs. Une bonne compréhension du vocabulaire du BTP, notamment des travaux électriques (câblage, installations, maintenance, approvisionnement en matériel, suivi d’exécution), sera fortement appréciée.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions internes et des visites de chantiers
• Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, comptes rendus, notes de service et documents administratifs en français et en anglais
• Assurer le suivi des dossiers liés aux chantiers électriques : ordres de service, bons de commande, demandes de devis, tableaux de suivi et archivage des pièces
• Coordonner les échanges entre la Direction, les équipes techniques, les fournisseurs de matériel électrique et les sous-traitants
• Préparer les réunions de chantier et de coordination : convocations, supports de présentation, relevés de décisions et plan d’actions
• Participer au suivi administratif des approvisionnements en équipements et consommables électriques (câbles, disjoncteurs, tableaux, gaines, luminaires, accessoires)
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et prestataires, en français et en anglais
• Assurer le suivi des courriels professionnels, la transmission des informations urgentes et la relance des interlocuteurs internes et externes
• Contribuer au classement, à l’archivage et à la mise à jour des documents administratifs et techniques du service
• Appuyer la Direction dans la préparation des déplacements sur site, des missions de contrôle et des visites techniques
• Participer au suivi des tableaux de bord administratifs liés à l’avancement des travaux, aux délais de livraison et aux besoins en matériel
• Exécuter toute autre tâche administrative ou de coordination confiée par la hiérarchie dans le cadre des activités du BTP-électricité

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion Administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, pour les échanges professionnels et la rédaction de documents
• Être capable de travailler dans un environnement BTP, avec une bonne compréhension des contraintes liées aux chantiers électriques et aux délais d’exécution
• Avoir une excellente présentation, un sens élevé de la discrétion, de la confidentialité et de la courtoisie professionnelle
• Faire preuve d’organisation, de polyvalence, de rigueur et d’une grande capacité à gérer les priorités
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et de communication professionnelle
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de s’adapter à un rythme de travail lié aux activités de chantier
• Le poste est ouvert aux candidat(e)s de sexe féminin ou masculin, sans distinction, avec une préférence pour un profil dynamique, méthodique et orienté service
• Une première expérience de stage ou d’appui administratif dans le BTP, l’électricité ou un environnement technique serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion électronique de documents
• Bonne pratique de la rédaction administrative bilingue : courriers professionnels, comptes rendus, notes internes, tableaux de suivi
• Connaissance du vocabulaire technique de base du BTP et de l’électricité bâtiment : installation électrique, câblage, tableau électrique, disjoncteur, gainage, raccordement, maintenance, mise en service
• Capacité à suivre les documents liés aux chantiers : bons de commande, devis, factures, attachements, ordres de service, planning d’exécution
• Notions de coordination logistique des chantiers : gestion des approvisionnements, suivi des livraisons, transmission des besoins matériels
• Maîtrise des techniques d’accueil, de filtrage des appels et de gestion des agendas de direction
• Bonne compréhension des procédures administratives et de classement applicables dans une entreprise de BTP
• Capacité à préparer des tableaux de bord simples pour le suivi des activités, des tâches et des échéances
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés : direction, ingénieurs, chefs de chantier, fournisseurs et clients
• Connaissance appréciée des règles de base de sécurité et de confidentialité en environnement de chantier

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion électronique de documents.Bonne pratique de la rédaction administrative bilingue : courriers professionnels comptes rendus notes internes tableaux de suivi.Connaissance du vocabulaire technique de base du BTP et de l’électricité bâtiment : installation électrique câblage tableau électrique disjoncteur gainage raccordement maintenance mise en service.Capacité à suivre les documents liés aux chantiers : bons de commande devis factures attachements ordres de service planning d’exécution.Notions de coordination logistique des chantiers : gestion des approvisionnements suivi des livraisons transmission des besoins matériels.Maîtrise des techniques d’accueil de filtrage des appels et de gestion des agendas de direction.Bonne compréhension des procédures administratives et de classement applicables dans une entreprise de BTP. Capacité à préparer des tableaux de bord simples pour le suivi des activités des tâches et des échéances.Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés : direction ingénieurs chefs de chantier fournisseurs et clients.Connaissance appréciée des règles de base de sécurité et de confidentialité en environnement de chantier