STAGIAIRE EN COMMUNICATION DES ORGANISATIONS

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses activités administratives, une structure évoluant dans le secteur de l’Administration générale recherche un(e) Stagiaire en Communication des Organisations pour appuyer la visibilité interne et externe de ses services, ainsi que la circulation efficace de l’information au sein de l’institution. Le poste s’inscrit dans un environnement administratif structuré, où la qualité de la communication institutionnelle, la rédaction de documents officiels et la maîtrise des outils bureautiques sont essentielles au bon fonctionnement des services. Rattaché(e) à la direction ou au service en charge de la communication et de l’administration générale, le/la stagiaire participera à la préparation des supports de communication, au suivi des correspondances administratives, à la valorisation des activités institutionnelles et à l’appui à l’organisation des réunions, événements ou campagnes d’information. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète pour un(e) titulaire d’un BTS en Administration générale souhaitant acquérir une expérience pratique dans la communication institutionnelle et la gestion administrative en Côte d’Ivoire.

• Appuyer la rédaction, la mise en forme et la diffusion des correspondances administratives, notes de service, comptes rendus et courriers officiels
• Participer à la conception et à la mise à jour des supports de communication interne et institutionnelle (affiches, notes d’information, newsletters, communiqués)
• Contribuer à la collecte, à la synthèse et à la diffusion des informations relatives aux activités, projets et événements de la structure
• Assurer l’archivage physique et numérique des documents de communication et des dossiers administratifs liés au service
• Appuyer l’organisation logistique et administrative des réunions, ateliers, conférences et cérémonies officielles
• Participer au suivi des demandes d’information des usagers, partenaires ou collaborateurs, sous la supervision du responsable hiérarchique
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi des activités de communication et des indicateurs de diffusion de l’information
• Veiller au respect des procédures internes de validation des messages, documents et supports destinés à la communication institutionnelle
• Assister dans la gestion des relations avec les prestataires de services liés à l’impression, à la reprographie ou à la production de supports de communication
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de communication en lien avec les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Administration générale, ou d’un diplôme équivalent de niveau Bac+2 dans une filière compatible
• Disposer d’une bonne expression orale et écrite en français, avec une capacité de rédaction administrative correcte et professionnelle
• Avoir un intérêt marqué pour la communication des organisations, la gestion administrative et le fonctionnement des services publics ou parapublics
• Maîtriser les outils bureautiques de base, notamment Microsoft Word, Excel et PowerPoint
• Être organisé(e), rigoureux(se), discret(ète) et capable de respecter la confidentialité des informations traitées
• Avoir un bon sens relationnel, un esprit d’équipe et une attitude professionnelle adaptée à un environnement administratif
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de s’adapter aux exigences d’un service administratif général
• Ce stage est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une préférence pour un profil capable d’évoluer dans un cadre institutionnel exigeant
• Une première expérience de stage ou d’activité associative en communication, administration ou relation publique serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases de la communication institutionnelle et de la communication interne dans une administration générale
• Connaissance des techniques de rédaction administrative : notes, rapports, courriers, procès-verbaux, comptes rendus et communiqués
• Bonne compréhension de l’organisation administrative, de la hiérarchie fonctionnelle et des circuits de validation des documents
• Capacité à utiliser les outils de bureautique pour la mise en page, le suivi documentaire et la production de tableaux de bord simples
• Connaissance des principes d’archivage, de classement et de gestion documentaire en contexte administratif
• Notions de gestion de l’information institutionnelle, de diffusion des messages et de coordination des supports de communication
• Compréhension des règles de courtoisie administrative, de protocole interne et de communication professionnelle
• Aisance dans la préparation de supports de présentation et dans l’appui à l’organisation d’événements institutionnels
• Capacité à traiter des informations sensibles avec confidentialité et à respecter les procédures internes
• Une connaissance des outils numériques de communication ou des plateformes collaboratives constitue un atout

Compétences

• Maîtrise des bases de la communication institutionnelle et de la communication interne dans une administration générale
• Connaissance des techniques de rédaction administrative : notes rapports courriers procès-verbaux comptes rendus et communiqués.Bonne compréhension de l’organisation administrative de la hiérarchie fonctionnelle et des circuits de validation des documents.Capacité à utiliser les outils de bureautique pour la mise en page le suivi documentaire et la production de tableaux de bord simples.Connaissance des principes d’archivage de classement et de gestion documentaire en contexte administratif.Notions de gestion de l’information institutionnelle de diffusion des messages et de coordination des supports de communication.Compréhension des règles de courtoisie administrative de protocole interne et de communication professionnelle.Aisance dans la préparation de supports de présentation et dans l’appui à l’organisation d’événements institutionnels. Capacité à traiter des informations sensibles avec confidentialité et à respecter les procédures internes. Une connaissance des outils numériques de communication ou des plateformes collaboratives constitue un atout