Stagiaire Etat Civil

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service d’état civil, notre structure recherche un(e) Stagiaire État Civil, titulaire d’un BTS, niveau Bac+2, pour appuyer les activités de gestion administrative liées aux actes d’état civil. Le poste s’inscrit dans un environnement administratif exigeant, orienté vers l’accueil du public, le traitement rigoureux des dossiers et la mise à jour des registres conformément aux procédures en vigueur. Le/la stagiaire participera aux opérations courantes de réception, d’enregistrement, de vérification et d’archivage des documents d’état civil, tout en veillant au respect de la confidentialité, de la traçabilité des actes et de la qualité du service rendu aux usagers. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience pratique au sein d’une structure administrative, en développant des compétences en gestion documentaire, en relation usagers et en traitement administratif des actes de naissance, mariage, décès et autres pièces afférentes.

• Accueillir, orienter et renseigner les usagers sur les procédures liées aux actes d’état civil
• Réceptionner et vérifier la conformité des pièces justificatives nécessaires à l’établissement, la rectification ou la délivrance des actes
• Participer à la saisie, à l’enregistrement et à la mise à jour des données dans les registres et/ou applications de gestion d’état civil
• Assister à la préparation, au classement et à l’archivage des dossiers administratifs et des copies d’actes
• Veiller à la bonne tenue des archives physiques et numériques selon les procédures internes
• Signaler toute anomalie, incohérence ou pièce manquante dans les dossiers soumis au service
• Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de sécurité documentaire
• Participer à toute tâche administrative connexe liée au fonctionnement du bureau d’état civil

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Ressources Humaines et Communication, Gestion Commerciale, ou toute spécialité équivalente adaptée à l’administration
• Niveau d’étude requis : Bac+2 minimum
• Être disponible pour un stage professionnel au sein d’un service administratif d’état civil
• Avoir une bonne présentation et un sens développé de l’accueil et du service public
• Être rigoureux(se), organisé(e) et capable de traiter des informations confidentielles avec discrétion
• Maîtriser le français écrit et oral ; la maîtrise d’un outil bureautique est fortement souhaitée
• Être capable de travailler sous supervision, en équipe, et de respecter les délais administratifs
• Le poste est ouvert aux hommes et aux femmes.

Connaissances particulières requises

• Capacité à utiliser les outils bureautiques courants : Word, Excel, messagerie professionnelle et saisie de données
• Connaissance des principes de tenue des registres d’état civil et de la traçabilité des documents administratifs
• Aisance dans la rédaction de courriers administratifs simples, bordereaux et fiches de suivi
• Capacité à gérer l’accueil physique et téléphonique dans un service public

Compétences

• Capacité à utiliser les outils bureautiques courants : Word Excel messagerie professionnelle et saisie de données. Connaissance des principes de tenue des registres d’état civil et de la traçabilité des documents administratifs
• Aisance dans la rédaction de courriers administratifs simples bordereaux et fiches de suivi. Capacité à gérer l’accueil physique et téléphonique dans un service public