Stagiaire manager

Formation et compétences

BAC+4 Catégorie CADRE SUPÉRIEUR

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif administratif, une structure basée en Côte d’Ivoire recrute un(e) Stagiaire Manager pour appuyer le pilotage opérationnel des activités administratives, la coordination des équipes de support et le suivi des procédures internes. Rattaché(e) à la Direction Administrative ou à la Responsable Administrative, le/la stagiaire manager participera à l’organisation, à l’optimisation et au contrôle des processus de gestion administrative, avec un fort accent sur la rigueur, la confidentialité et la qualité de service. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un Master 1, BAC+4, idéalement en Administration des entreprises, Gestion administrative, Management des organisations, Sciences de gestion ou domaine équivalent. Le poste constitue une opportunité de développer des compétences de cadre supérieur dans un environnement structuré, en contribuant à la planification, au reporting, à la coordination interservices et à l’amélioration continue des outils et pratiques administratives.

• Assister la hiérarchie dans la coordination quotidienne des activités administratives et le suivi des priorités opérationnelles
• Participer à la planification des tâches administratives, à la répartition des activités et au contrôle de leur exécution
• Contribuer à la mise à jour et au suivi des procédures administratives internes, des notes de service et des tableaux de bord
• Préparer les documents de synthèse, rapports d’activité, comptes rendus de réunion et supports de pilotage
• Appuyer le suivi des dossiers administratifs du personnel, des fournisseurs et des partenaires institutionnels
• Participer à l’archivage physique et numérique des documents administratifs dans le respect des règles de classement et de confidentialité
• Contribuer au contrôle de conformité des pièces administratives, courriers, formulaires et dossiers de validation
• Assurer la coordination avec les différents services internes pour faciliter la circulation de l’information et le traitement des demandes
• Participer à l’amélioration des outils de suivi administratif, notamment les tableaux Excel, registres de suivi et indicateurs de performance
• Appuyer l’organisation logistique des réunions, ateliers, missions internes et activités administratives transversales
• Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité des livrables administratifs
• Exécuter toute autre tâche connexe relevant de l’administration générale et du support managérial

Profil recherché

• Être titulaire d’un Master 1 (BAC+4) en Administration des entreprises, Gestion, Management des organisations, Sciences de gestion, Administration publique ou toute spécialité équivalente
• Disposer d’une bonne maîtrise des fondamentaux de l’administration, de l’organisation et du suivi opérationnel
• Avoir une excellente capacité rédactionnelle et une bonne présentation des documents administratifs
• Être rigoureux(se), méthodique, discret(ète) et capable de respecter la confidentialité des informations traitées
• Faire preuve d’un bon sens de l’organisation, d’initiative et d’un esprit d’analyse développé
• Être capable de travailler sous pression, de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais
• Avoir une bonne aisance relationnelle et une capacité à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes
• Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Être disponible pour un stage à temps plein ou selon les besoins de la structure
• Sexe : Homme ou Femme, poste ouvert à toute personne répondant au profil recherché

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de gestion administrative, de classement, d’archivage et de traçabilité documentaire
• Bonne connaissance des circuits de validation, de la gestion des courriers entrants/sortants et du suivi des correspondances administratives
• Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord administratifs et des indicateurs de performance
• Bonne pratique d’Excel pour le suivi de données, la consolidation d’informations et la présentation de statistiques simples
• Connaissance des outils de reporting, de planification et de coordination des activités
• Notions en gestion des ressources administratives, logistique interne et support aux opérations
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative : notes, rapports, comptes rendus, procès-verbaux et synthèses
• Compréhension des exigences de conformité, de confidentialité et de sécurisation des documents administratifs
• Capacité à utiliser des solutions de gestion électronique de documents (GED) serait un atout
• Connaissance du fonctionnement d’une direction administrative, d’un secrétariat de direction ou d’un service support dans un environnement professionnel structuré

Compétences

• Maîtrise des techniques de gestion administrative de classement d’archivage et de traçabilité documentaire. Bonne connaissance des circuits de validation de la gestion des courriers entrants/sortants et du suivi des correspondances administratives. Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord administratifs et des indicateurs de performance
• Bonne pratique d’Excel pour le suivi de données la consolidation d’informations et la présentation de statistiques simples. Connaissance des outils de reporting de planification et de coordination des activités. Notions en gestion des ressources administratives logistique interne et support aux opérations. Maîtrise des techniques de rédaction administrative : notes rapports comptes rendus procès-verbaux et synthèses. Compréhension des exigences de conformité de confidentialité et de sécurisation des documents administratifs. Capacité à utiliser des solutions de gestion électronique de documents (GED) serait un atout
• Connaissance du fonctionnement d’une direction administrative d’un secrétariat de direction ou d’un service support dans un environnement professionnel structuré