Stagiaire sauvegarde

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif administratif et de la sécurisation de ses données, notre structure recrute un(e) Stagiaire Sauvegarde pour appuyer l’équipe en charge de la gestion documentaire, de l’archivage et de la conservation des informations administratives. Le poste s’inscrit dans un environnement de travail organisé, exigeant rigueur, discrétion et sens du détail, afin de garantir la disponibilité, l’intégrité et la traçabilité des dossiers physiques et numériques. Le/la stagiaire participera aux opérations de sauvegarde, de classement, de numérisation et de mise à jour des archives administratives. Il/elle contribuera à l’optimisation des procédures de conservation des documents, au suivi des bases de données internes et à la sécurisation des supports de stockage, dans le respect des règles de confidentialité et des procédures internes propres au secteur de l’administration en Côte d’Ivoire. Ce stage constitue une opportunité pour un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, idéalement en Secrétariat, Gestion administrative, Assistanat de direction, Archivistique ou domaine connexe, souhaitant développer une première expérience professionnelle dans la gestion documentaire et la sauvegarde administrative.

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs physiques et numériques
• Participer aux opérations de sauvegarde quotidienne et périodique des documents et fichiers administratifs sur les supports internes dédiés
• Numériser, indexer et renseigner les documents dans les outils de gestion documentaire ou bases de données internes
• Contrôler la conformité, l’exhaustivité et la lisibilité des pièces administratives avant archivage ou sauvegarde
• Contribuer à la gestion des mouvements de dossiers, aux recherches documentaires et à la restitution des archives sur demande
• Appliquer les procédures de confidentialité, de conservation et de sécurisation des informations administratives
• Identifier les doublons, classer les pièces justificatives et signaler les anomalies ou documents manquants
• Appuyer l’équipe administrative dans la préparation des dossiers de suivi, de contrôle interne ou d’audit documentaire
• Veiller à l’organisation des espaces d’archivage et au respect des normes internes de rangement et de traçabilité
• Participer à l’amélioration continue des méthodes de sauvegarde et de gestion des archives administratives

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat, Gestion administrative, Assistanat de direction, Archivistique ou toute spécialité équivalente
• Niveau d’étude requis : Bac+2
• Être disponible pour un stage professionnel en administration
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion dans le traitement des dossiers
• Avoir une bonne capacité de concentration et un sens élevé de la confidentialité
• Être à l’aise avec le classement, la gestion documentaire et les tâches administratives de base
• Maîtriser les outils bureautiques courants, notamment Word, Excel et la messagerie électronique
• Être capable de travailler en équipe et de respecter les délais de traitement
• Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une aptitude à occuper un environnement administratif structuré

Connaissances particulières requises

• Techniques de classement, d’archivage et de conservation des documents administratifs
• Procédures de sauvegarde de fichiers numériques et de gestion des supports de stockage
• Notions de numérisation, indexation et référencement documentaire
• Utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et éventuellement un logiciel de gestion électronique des documents (GED)
• Gestion des dossiers administratifs, suivi des pièces justificatives et contrôle de conformité documentaire
• Application des règles de confidentialité, de traçabilité et de sécurisation des informations
• Connaissance des pratiques administratives courantes en entreprise ou en institution en Côte d’Ivoire
• Capacité à manipuler et organiser des archives physiques et numériques selon les procédures internes

Compétences

• Techniques de classement d’archivage et de conservation des documents administratifs. Procédures de sauvegarde de fichiers numériques et de gestion des supports de stockage
• Notions de numérisation indexation et référencement documentaire. Utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et éventuellement un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Gestion des dossiers administratifs suivi des pièces justificatives et contrôle de conformité documentaire. Application des règles de confidentialité de traçabilité et de sécurisation des informations. Connaissance des pratiques administratives courantes en entreprise ou en institution en Côte d’Ivoire
• Capacité à manipuler et organiser des archives physiques et numériques selon les procédures internes