Stagiaire secretaire

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Nous recrutons une stagiaire secrétaire de direction, de sexe féminin, pour renforcer le service administratif d’une entreprise évoluant dans le secteur des BTP à Daoukro. Rattachée à la direction, la stagiaire participera à la gestion quotidienne du secrétariat, au traitement des courriers, à l’organisation des rendez-vous et au suivi administratif des dossiers, dans un environnement professionnel exigeant en matière de rigueur, de discrétion et de sens du service. Le poste s’adresse à une candidate titulaire d’un BTS, idéalement en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou domaine équivalent de niveau Bac+2. Cette opportunité de stage constitue un cadre d’apprentissage concret pour développer des compétences en gestion administrative, en communication professionnelle et en appui à la coordination des activités de direction, tout en s’initiant aux pratiques et outils couramment utilisés dans les services administratifs et de secrétariat en entreprise ou en institution.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs avec courtoisie et professionnalisme
• Gérer le courrier entrant et sortant : réception, enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage des documents administratifs
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs : notes de service, comptes rendus, convocations, correspondances et rapports simples
• Organiser l’agenda de la direction : planification des rendez-vous, gestion des réunions, coordination des déplacements et rappel des échéances
• Préparer les salles de réunion, les dossiers de séance et assurer le suivi logistique des rencontres internes et externes
• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la direction et veiller à leur mise à jour régulière
• Effectuer la saisie, la mise en page et la reprographie des documents administratifs à l’aide des outils bureautiques
• Participer au classement physique et numérique des archives selon les procédures internes de conservation des documents
• Contribuer à la circulation fluide de l’information entre la direction, les services internes et les interlocuteurs externes
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des consignes administratives de la structure

Profil recherché

• Être de sexe féminin, conformément au profil recherché pour ce poste
• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Maîtriser les bases du secrétariat de direction et de l’assistanat administratif
• Présenter une bonne expression orale et écrite en français
• Avoir une présentation soignée, un sens de l’accueil et une bonne aisance relationnelle
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de respect de la hiérarchie
• Être organisée, méthodique, réactive et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Être disponible pour un stage à temps plein selon les besoins du service administratif
• Une première expérience en stage ou en environnement administratif constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, préparation de réunions et rédaction de courriers
• Bonne pratique de la saisie, de la mise en forme et du classement de documents administratifs
• Connaissance des procédures de traitement du courrier, d’archivage et de gestion documentaire
• Capacité à rédiger des notes administratives, comptes rendus et correspondances professionnelles
• Compréhension des règles de confidentialité et de réserve propres à un service de direction
• Notions en accueil administratif, filtrage des appels et orientation des interlocuteurs
• Maîtrise du français professionnel et des codes de communication en milieu administratif
• La connaissance d’un logiciel de gestion documentaire ou d’un outil de planification est un atout

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook. Connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous préparation de réunions et rédaction de courriers. Bonne pratique de la saisie de la mise en forme et du classement de documents administratifs. Connaissance des procédures de traitement du courrier d’archivage et de gestion documentaire. Capacité à rédiger des notes administratives comptes rendus et correspondances professionnelles. Compréhension des règles de confidentialité et de réserve propres à un service de direction
• Notions en accueil administratif filtrage des appels et orientation des interlocuteurs. Maîtrise du français professionnel et des codes de communication en milieu administratif
• La connaissance d’un logiciel de gestion documentaire ou d’un outil de planification est un atout