STAGIAIRE SECRETAIRE

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Secrétaire pour rejoindre une structure évoluant dans le secteur de la communication et des télécommunications en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de l’équipe administrative et en lien avec les services de communication, le/la stagiaire participera à la gestion quotidienne du secrétariat, au suivi documentaire et à la coordination des échanges internes et externes liés aux activités de l’entreprise. Ce stage constitue une excellente opportunité pour un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BT en Journalisme ou en formation équivalente, souhaitant développer ses compétences dans un environnement professionnel dynamique, orienté communication institutionnelle, relation clientèle et traitement de l’information. Le poste requiert rigueur, sens de l’organisation, bonne présentation et aisance dans la rédaction de documents professionnels.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, journalistes et clients, en orientant efficacement les demandes vers les services concernés
• Recevoir, enregistrer, trier et distribuer le courrier, les notes internes, les correspondances électroniques et les documents liés aux activités de communication et de télécommunication
• Rédiger, mettre en forme et archiver des documents administratifs, comptes rendus, convocations, notes de service et courriers professionnels
• Participer à la préparation des réunions, conférences, briefings de communication, points presse et rendez-vous internes
• Assurer le suivi des agendas, des plannings, des rendez-vous et des échéances de transmission d’informations ou de dossiers
• Contribuer à la mise à jour et au classement des dossiers administratifs, des bases de contacts, des répertoires médias et des archives de correspondance
• Assister l’équipe dans le suivi des demandes d’information, des retours clients et des échanges liés aux opérations de communication et de relation publique
• Participer à la circulation des informations entre les différents services, notamment communication, commercial, relation client et administration
• Effectuer des tâches de saisie, de reprographie, de numérisation et de diffusion de documents internes
• Appuyer, selon les besoins, la collecte d’informations pour les supports de communication, les reportings et les activités de veille sectorielle

Profil recherché

• Être de niveau Terminale au minimum
• Être titulaire d’un BT en secrétariat bureautique
• Bonne expression orale et écrite en français ; la maîtrise d’un style rédactionnel professionnel est un atout
• Bonne présentation, sens de l’accueil et discrétion dans le traitement des informations internes et externes
• Être organisé(e), ponctuel(le), dynamique et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle
• Intérêt marqué pour le secteur de la communication et des télécommunications, avec une bonne compréhension des enjeux d’image, de relation client et de diffusion de l’information
• Maîtrise des outils bureautiques de base et aptitude à apprendre rapidement les outils de gestion documentaire et de communication
• Ouvert(e) aux candidatures féminines et masculines ; le poste est accessible à toute personne répondant au profil recherché
• Être disponible pour un stage professionnel à temps plein ou selon les besoins de la structure

Connaissances particulières requises

• Bonne maîtrise du secrétariat administratif appliqué à un environnement de communication et de télécommunications
• Connaissance des techniques de rédaction professionnelle : notes, courriers, comptes rendus, messages institutionnels et diffusion d’informations
• Capacité à gérer l’accueil, le standard, l’orientation des appels et le traitement des demandes d’information avec courtoisie et efficacité
• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et gestion de fichiers numériques
• Connaissance des bases de l’archivage, du classement documentaire et de la gestion des correspondances internes/externe
• Notions de communication institutionnelle, de relation presse et de circulation de l’information dans une entreprise de communication
• Aisance dans la saisie, la mise en forme et la diffusion de documents liés aux activités administratives et éditoriales
• Capacité à suivre un agenda, à préparer des réunions et à assurer la coordination des tâches de secrétariat avec différents interlocuteurs
• Connaissance des bonnes pratiques de confidentialité, de gestion des données et de professionnalisme en environnement de télécommunications

Compétences

• Bonne maîtrise du secrétariat administratif appliqué à un environnement de communication et de télécommunications
• Connaissance des techniques de rédaction professionnelle : notes courriers comptes rendus messages institutionnels et diffusion d’informations.Capacité à gérer l’accueil le standard l’orientation des appels et le traitement des demandes d’information avec courtoisie et efficacité.Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint messagerie électronique et gestion de fichiers numériques.Connaissance des bases de l’archivage du classement documentaire et de la gestion des correspondances internes/externe.Notions de communication institutionnelle de relation presse et de circulation de l’information dans une entreprise de communication.Aisance dans la saisie la mise en forme et la diffusion de documents liés aux activités administratives et éditoriales.Capacité à suivre un agenda à préparer des réunions et à assurer la coordination des tâches de secrétariat avec différents interlocuteurs.Connaissance des bonnes pratiques de confidentialité de gestion des données et de professionnalisme en environnement de télécommunications