Stagiaire secretaire

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), notre structure recherche un(e) Stagiaire Secrétaire dynamique, rigoureux(se) et organisé(e), capable d’accompagner efficacement les équipes administratives et techniques sur les projets de construction, de réhabilitation et de travaux publics. Le poste s’inscrit dans un environnement opérationnel où la gestion documentaire, le suivi administratif des chantiers et la coordination des échanges entre le siège, les conducteurs de travaux, les chefs de chantier et les partenaires externes sont essentiels. Le/la stagiaire secrétaire participera à la bonne tenue du secrétariat général, au traitement des courriers, à l’archivage des dossiers techniques et administratifs, ainsi qu’au suivi des pièces liées aux marchés, situations de travaux, bons de commande, attestations et comptes rendus de chantier. Ce poste, de catégorie cadre moyen, est destiné à un(e) titulaire d’une Licence Professionnelle en Bâtiment-Travaux Publics, ou d’un diplôme équivalent de niveau BAC+3 dans la spécialité Bâtiment-Travaux Publics, souhaitant acquérir une expérience concrète dans un environnement BTP structuré en Côte d’Ivoire.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs, sous-traitants et partenaires intervenant sur les projets BTP
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier, les mails et les documents liés aux opérations de chantier et aux activités administratives
• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers administratifs, notes de service, comptes rendus de réunion de chantier et rapports de suivi
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs, techniques et contractuels des projets de bâtiment et travaux publics
• Préparer les dossiers de consultation, de commande, de facturation et les pièces administratives relatives aux marchés et sous-traitances
• Suivre les plannings de réunions, rendez-vous, visites de chantier et échéances administratives en coordination avec les équipes techniques
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des besoins administratifs du service et des équipes de projet
• Contribuer au suivi des documents de chantier tels que bons de livraison, bons de commande, attestations, feuilles de présence et bordereaux de transmission
• Appuyer la préparation des dossiers de paiement, situations de travaux, décomptes et pièces justificatives à transmettre aux clients ou partenaires
• Veiller à la confidentialité, à la conformité et à la traçabilité des documents administratifs et techniques
• Assurer la liaison administrative entre le siège, les chantiers, les fournisseurs, les sous-traitants et les administrations concernées
• Effectuer toute autre tâche administrative compatible avec le profil de stagiaire secrétaire dans un environnement BTP

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence Professionnelle en Bâtiment-Travaux Publics, ou d’un diplôme équivalent de niveau BAC+3 dans la spécialité Bâtiment-Travaux Publics
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion documentaire
• Être capable de travailler dans un environnement BTP impliquant plusieurs interlocuteurs : ingénieurs, conducteurs de travaux, chefs de chantier, fournisseurs et clients
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et de sens de la confidentialité
• Avoir une bonne présentation, un esprit d’équipe et une communication professionnelle
• Être disponible, réactif(ve) et capable de gérer les priorités dans un contexte de suivi de chantiers
• Sexe : sans distinction, poste ouvert aux candidats et candidates répondant au profil
• Une première expérience de stage ou de pratique administrative dans le secteur BTP serait un atout

Connaissances particulières requises

• Bonne connaissance de l’environnement BTP, du vocabulaire technique du bâtiment et des travaux publics
• Maîtrise des documents administratifs et techniques liés aux chantiers : bons de commande, bons de livraison, situations de travaux, décomptes, rapports et comptes rendus
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de suivi documentaire d’un projet de construction
• Capacité à gérer les agendas, convocations, réunions de chantier et transmissions de documents entre le siège et les sites d’exécution
• Maîtrise des tableaux de suivi sous Excel pour le suivi des courriers, des échéances, des commandes et des dossiers administratifs
• Connaissance des bases de la correspondance professionnelle et de la rédaction administrative appliquée au BTP
• Notions sur la gestion des marchés de travaux, de la sous-traitance et du suivi des pièces justificatives
• La connaissance des procédures de réception de documents de chantier, de circulation interne des informations et de suivi des approvisionnements est un atout

Compétences

• Bonne connaissance de l’environnement BTP du vocabulaire technique du bâtiment et des travaux publics. Maîtrise des documents administratifs et techniques liés aux chantiers : bons de commande bons de livraison situations de travaux décomptes rapports et comptes rendus. Connaissance des procédures de classement d’archivage et de suivi documentaire d’un projet de construction. Capacité à gérer les agendas convocations réunions de chantier et transmissions de documents entre le siège et les sites d’exécution. Maîtrise des tableaux de suivi sous Excel pour le suivi des courriers des échéances des commandes et des dossiers administratifs. Connaissance des bases de la correspondance professionnelle et de la rédaction administrative appliquée au BTP
• Notions sur la gestion des marchés de travaux de la sous-traitance et du suivi des pièces justificatives. La connaissance des procédures de réception de documents de chantier de circulation interne des informations et de suivi des approvisionnements est un atout