Stagiaire secretaire administrative

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en enseignement-formation, notre structure recherche un(e) Stagiaire Secrétaire Administrative motivé(e) et rigoureux(se), pour appuyer le secrétariat pédagogique et administratif au quotidien. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BAC G1 en Secrétariat bureautique, Secrétariat de direction ou équivalent, souhaitant acquérir une première expérience dans un environnement éducatif structuré. Sous la supervision de l’administration, le/la stagiaire participera à la gestion courante du courrier, à l’accueil des apprenants, parents et visiteurs, au suivi des dossiers administratifs et à l’organisation des documents liés aux activités de formation. Il/elle contribuera également à la préparation des convocations, attestations, feuilles d’émargement, tableaux de suivi et autres supports administratifs indispensables au bon fonctionnement d’un centre de formation, d’un établissement scolaire ou d’un organisme de formation professionnelle. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage au sein d’un secteur exigeant, où la discrétion, le sens de l’organisation, la maîtrise des outils bureautiques et la qualité du service rendu sont essentiels. Le/la candidat(e) devra faire preuve de professionnalisme, d’aisance relationnelle et d’une bonne capacité d’adaptation aux exigences du secteur enseignement-formation.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, parents, formateurs, enseignants et visiteurs
• Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier, les notes de service et les documents administratifs
• Participer à la gestion des dossiers des apprenants : inscriptions, réinscriptions, pièces administratives, suivi des absences et archivage
• Préparer les convocations, attestations de présence, certificats, feuilles d’émargement et autres documents pédagogiques et administratifs
• Saisir et mettre à jour les données administratives dans les tableaux de suivi, registres et bases de données internes
• Appuyer la direction ou le secrétariat pédagogique dans l’organisation des réunions, conseils, sessions de formation et examens
• Classer, archiver et sécuriser les dossiers administratifs, pédagogiques et financiers selon les procédures internes
• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des besoins logistiques du service administratif
• Rédiger, mettre en forme et relire des courriers, rapports simples, notes et comptes rendus liés aux activités de formation
• Participer au suivi des relations avec les apprenants, les parents et les partenaires institutionnels dans le respect de la confidentialité

Profil recherché

• Niveau d’étude requis : Terminale
• Être titulaire d’un BT en Secrétariat bureautique, Secrétariat de direction, Gestion administrative ou spécialité équivalente
• Intérêt marqué pour le secteur de l’enseignement-formation et le travail en environnement éducatif
• Bonne présentation, sens de l’accueil et attitude professionnelle
• Rigueur, discrétion, sens de l’organisation et capacité à respecter les délais
• Maîtrise des règles de base du secrétariat administratif et du classement documentaire
• Bonne expression orale et écrite en français
• Aisance relationnelle avec les apprenants, les parents, les enseignants et l’équipe administrative
• Être immédiatement disponible pour un stage
• Sexe : Femme ou Homme, selon le profil le plus apte, avec priorité à la compétence et à la motivation

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et messagerie électronique
• Connaissance des techniques de secrétariat administratif appliquées à un établissement scolaire ou à un centre de formation
• Capacité à tenir un registre de courrier, un tableau de suivi des apprenants et un fichier de classement
• Connaissance des procédures de gestion des dossiers d’inscription, de présence et d’archivage pédagogique
• Bonne pratique de la rédaction administrative : lettres, convocations, attestations, notes et comptes rendus
• Notions de gestion documentaire et de classement physique et numérique des pièces administratives
• Capacité à utiliser un photocopieur, scanner, imprimante et outils de reproduction de documents
• Connaissance des codes de confidentialité et de discrétion propres au milieu éducatif
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement rythmé par le calendrier scolaire et les échéances de formation
• Notions de suivi administratif des examens, évaluations, présences et documents pédagogiques

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et messagerie électronique. Connaissance des techniques de secrétariat administratif appliquées à un établissement scolaire ou à un centre de formation
• Capacité à tenir un registre de courrier un tableau de suivi des apprenants et un fichier de classement. Connaissance des procédures de gestion des dossiers d’inscription de présence et d’archivage pédagogique. Bonne pratique de la rédaction administrative : lettres convocations attestations notes et comptes rendus. Notions de gestion documentaire et de classement physique et numérique des pièces administratives
• Capacité à utiliser un photocopieur scanner imprimante et outils de reproduction de documents. Connaissance des codes de confidentialité et de discrétion propres au milieu éducatif
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement rythmé par le calendrier scolaire et les échéances de formation
• Notions de suivi administratif des examens évaluations présences et documents pédagogiques